Ablagestruktur als Vorlage
Von der schlanken Projektablage bis zum Ablageplan mit über 90 Bibliotheken. Je Projekttyp gibt es eine Vorlage, auf Wunsch mit Ordnern aus einem Referenzprojekt.
Projektportal für Microsoft 365
Smarter Project Portal
Für jedes Projekt ein fertiger Projektraum: mit Struktur, Rollen und Daten.
Smarter Project Portal legt für jedes Projekt automatisch einen Arbeitsbereich in SharePoint oder Teams an, mit Ihrer Ablagestruktur, Ihren Rollen und den Daten aus Ihren Systemen. Der Kern ist in Kundenprojekten erprobt, vom Anlagenbau bis zum Bahn-Großprojekt. Vorlagen, Rollenmodell und Anbindungen richten wir an Ihrer Projektorganisation aus.
- Bau, Anlagenbau, Infrastruktur
- 3 Praxisbeispiele
- bei einem einzelnen Kunden
- 1.000+ Projekträume
Das Problem
Warum Vorlagen allein nicht reichen
Jedes neue Projekt beginnt mit derselben Handarbeit: Team anlegen, Ordner kopieren, Berechtigungen setzen, Stammdaten eintragen. Nach fünfzig Projekten sehen keine zwei Projekträume gleich aus, und niemand weiß, wer worauf Zugriff hat.
Die Vorlagen von Microsoft legen Kanäle, Bibliotheken und Apps an. Sie kennen aber weder Ihre Projektnummer noch Ihr Rollenmodell und holen keine Daten aus ERP oder CRM. Bricht die Anlage mittendrin ab, bleibt ein halber Projektraum zurück.
- Der Projektraum entsteht aus den Stammdaten des Projekts
- Rollen und Berechtigungen bis auf Bibliotheks- und Ordnerebene
- Status und Fehler sind sichtbar, ein Neustart braucht kein Aufräumen von Hand
Ablauf
Vom Antrag zum fertigen Projektraum
Fünf Schritte, die bei jedem Projekt gleich ablaufen. Was dabei entsteht, bestimmt die Vorlage für den Projekttyp.
- 1
Anforderung
Ein Projekt wird im Formular beantragt oder kommt direkt aus CRM oder ERP. Auf Wunsch gibt eine zentrale Stelle den Antrag frei, bevor etwas angelegt wird.
Ergebnis
Eintrag in der Projektliste - 2
Arbeitsbereich
Der Dienst legt Site oder Team an, mit Namen und Adresse nach Ihrer Konvention, und ordnet sie Ihrem Projekt-Hub zu.
Ergebnis
Site oder Team mit fester Adresse - 3
Struktur
Bibliotheken, Ordner, Metadaten, Seiten und Navigation kommen aus der Vorlage. Bei Bedarf ergänzt ein Planner-Plan mit Ihren Standardaufgaben.
Ergebnis
Ablage laut Vorlage - 4
Rollen
Je Rolle entsteht eine Gruppe, berechtigt bis auf Bibliotheks- und Ordnerebene. Projektleitung und Team kommen aus dem Antrag.
Ergebnis
Berechtigungen je Rolle - 5
Übergabe
Die Stammdaten stehen am Projektraum, die Fachsysteme sind verknüpft, das Team erhält eine Nachricht.
Ergebnis
Benachrichtigung und Status
Schlägt ein Schritt fehl, wiederholt ihn der Dienst. Bleibt die Anlage hängen, steht der Fehler am Listeneintrag, und der Lauf lässt sich von dort neu starten.
Bausteine
Was Smarter Project Portal mitbringt
Jeder Baustein läuft bei mindestens einem Kunden produktiv. Welche Sie brauchen, hängt von Ihren Projekten ab.
Rollen und Berechtigungen
Projektrollen als Gruppen, berechtigt je Bibliothek und Ordner. Für Bauabschnitte oder Baulose kommen eigene Bereiche und Rollen dazu.
Teams und Planner
Ein Team je Projekt mit festen Registerkarten und einem Planner-Plan, der aus Ihrem Vorlagenplan kopiert wird, samt Buckets, Aufgaben und Checklisten.
Anbindung an Fachsysteme
Stammdaten aus ERP oder CRM, Belege aus SAP, Fotos und Berichte von der Baustelle, Übergabe an eine zentrale BIM-Ablage oder einen Signaturdienst.
Metadaten ohne Handarbeit
Projektnummer, Phase und Ablageebene stehen automatisch an jedem Dokument. Dokumentarten lassen sich je Bibliothek vorgeben.
Durchsuchbare PDFs
Gescannte PDFs ohne Textebene werden nach dem Hochladen erkannt und durch eine durchsuchbare Fassung ersetzt. Aus abgelegten E-Mails werden Absender, Empfänger und Datum gelesen.
Projektübersicht und Dashboard
Alle eigenen Projekte in einer Liste, gefiltert nach Phase, Bereich oder Projektleitung. Im Projekt zeigen Kacheln die Daten aus den Fachsystemen.
Phasen und Projektende
Projektphasen steuern Navigation und Rechte. In der Gewährleistung bleibt nur beschreibbar, was noch gebraucht wird. Nach dem Abschluss werden Daten reduziert.
Rollen, die zum Projekt passen
In einem Projektraum arbeiten Projektleitung, Bauleitung, Einkauf, Planer und externe Firmen. Nicht alle sollen alles sehen. Das Rollenmodell wird einmal in der Vorlage festgelegt und bei jedem Projekt gleich umgesetzt.
- Gruppen je Rolle, berechtigt je Bibliothek oder Ordner
- Eigene Bereiche für Auftraggeber, Planer und externe Firmen
- Rollen je Baulos, wenn ein Projekt in Lose geteilt ist
- Die Projektleitung pflegt Mitglieder selbst, ohne Administrator
- Einzelne Dateien lassen sich über einen befristeten, protokollierten Link teilen
In der größten Vorlage: 26 Rollengruppen und über 800 Berechtigungszuweisungen je Projekt, bei jedem Projekt gleich gesetzt.
Daten aus den Systemen, die das Projekt führen
Ein Projektraum ist so gut wie seine Verbindung zum Rest. Projektnummer, Auftraggeber und Projektleitung sollen nicht abgetippt werden, und Bestellungen oder Baustellenberichte gehören zum Projekt und nicht in ein zweites System.
- Projekte und Angebote aus ERP oder CRM lösen die Anlage des Projektraums aus
- Bestellungen und SAP-Belege landen als PDF mit Metadaten in der Projektablage
- Kennzahlen aus dem Controlling stehen auf der Projektstartseite
- Fotos, Bautagesberichte und Checklisten kommen aus den Baustellen-Apps
- Modelle gehen an die zentrale BIM-Ablage, Unterlagen lassen sich qualifiziert signieren
Jede Anbindung ist Projektarbeit
Schnittstellen hängen von Ihren Systemen ab. Der Kern bringt die Muster mit: zeitgesteuerter Abgleich, Wiederholung nach Fehlern und ein sichtbarer Status je Lauf.
Vom Angebot bis zur Gewährleistung
Ein Projekt ändert sich über seine Laufzeit. Aus dem Angebot wird ein Auftrag, nach der Übergabe beginnt die Gewährleistung. Der Projektraum geht diese Phasen mit.
- Die Projektphase ist eine Eigenschaft des Projektraums, sichtbar in Übersicht und Navigation
- Aus dem Angebotsraum wird bei Auftrag der Projektraum, die Unterlagen bleiben erhalten
- Ein Phasenwechsel passt Struktur und Berechtigungen an
- In der Gewährleistung bleiben nur ausgewählte Bereiche beschreibbar
- Nach dem Abschluss werden Freigaben entfernt und verknüpfte Systeme bereinigt
Projektarchiv im eigenen Azure
Eine Archivkopie abgeschlossener Projekte im Azure-Abonnement des Kunden ist in Erprobung. Den Stand beschreibt unsere Blogserie zur SharePoint-Archivierung.
Eine Ablage, die mitarbeitet
Je größer die Ablage, desto wichtiger ist, was beim Hochladen von selbst geschieht. Ein Dienst im Hintergrund reagiert auf neue Dateien und ergänzt, was Menschen nicht eintragen.
- Ablageebene und Projektphase werden aus dem Speicherort übernommen
- PDFs ohne Textebene werden per OCR durchsuchbar, Bilder erhalten ihren erkannten Text als Metadatum
- Planverwaltung: Der Plancode im Dateinamen füllt die Metadaten, jeder Index wird eine neue Version desselben Plans
- Ein niedrigerer Index als der vorhandene wird abgewiesen
- Pläne lassen sich gesammelt herunterladen, mit Index und Status im Dateinamen
Bei einem Kunden prüft der Dienst rund zwei Millionen Dateien im Monat. Über 90 Prozent brauchen keine Texterkennung und werden übersprungen.
Kern und Anpassung
Der Kern ist gleich. Die Projektorganisation ist es nie.
Ein Anlagenbauer mit tausenden kleinen und mittleren Projekten braucht etwas anderes als ein Infrastrukturprojekt, das über viele Jahre läuft. Deshalb ist das Projektportal kein Produkt von der Stange. Der Kern steht. Vorlagen, Rollen und Anbindungen entstehen mit Ihnen.
Das bringt der Kern mit
- Projektliste mit Status, Fehlertext und Neustart
- Anlage von Site oder Team, Hub-Zuordnung und Namenskonvention
- Vorlagen für Struktur, Seiten und Navigation
- Rollen und Berechtigungen aus der Vorlage
- Projekteigenschaften für Suche und Übersicht
- Projektübersicht „Meine Projekte“
Das legen wir mit Ihnen fest
- Ablagestruktur und Projekttypen
- Rollenmodell, auch je Baulos oder Phase
- Auslöser: Formular, Freigabe oder Fachsystem
- Anbindungen an ERP, CRM und Baustellen-Apps
- Phasen, Gewährleistung und Projektende
- Zusatzfunktionen wie Planverwaltung, OCR oder Signatur
Drei Beispiele aus der Praxis
Alle drei beruhen auf demselben Ablauf. Die Unterschiede liegen in Struktur, Rollen und Anbindungen.
- Anlagenbau
- Ein Team je Projekt mit Planner-Plan aus der Vorlage und einer Ordnerstruktur, die beim Anlegen aus mehreren Referenzstrukturen gewählt wird. Projekte kommen aus dem ERP, Bestellungen und Baustellenberichte landen automatisch in der Ablage. Aus dem Angebotsraum wird bei Auftrag der Projektraum.
- Baukonzern
- Eine Site je Projekt ohne Team, in acht Vorlagenvarianten je Phase und Umfang. Zwölf Rollen sind je Bibliothek und Ordner berechtigt. Dazu kommen Planverwaltung, OCR, Baustellenfotos mit Karte und ein Projektpostfach. Die Oberfläche gibt es in fünf Sprachen.
- Bahninfrastruktur
- Ein privates Team je Großprojekt mit einem Ablageplan aus über 90 Bibliotheken. Jedes Baulos bringt eigene Bibliotheken und Rollengruppen mit. Anträge gibt eine zentrale Stelle frei. Dokumentarten sind je Bibliothek vorgegeben, Unterlagen lassen sich qualifiziert signieren.
Bordmittel oder App?
Wann reichen die Microsoft-Bordmittel?
Nicht jede Organisation braucht ein Projektportal. Wer wenige Projekte im Jahr startet und mit einer Struktur auskommt, ist mit den Vorlagen von Microsoft gut bedient.
Dafür reichen die Bordmittel
- Wenige neue Projekte im Jahr mit gleicher Struktur: Teams-Vorlagen mit festen Kanälen und Apps.
- Einheitliche Bibliotheken und Spalten: Websitevorlagen in SharePoint.
- Einfache Anträge mit Freigabe: eine Liste mit Power Automate.
- Aufräumen inaktiver Teams: Ablaufrichtlinien für Microsoft-365-Gruppen.
Dafür ist Smarter Project Portal gebaut
- Projekträume aus Stammdaten, ausgelöst durch Formular, Freigabe oder Fachsystem
- Berechtigungen je Rolle bis auf Bibliotheks- und Ordnerebene
- Mehrere Projekttypen, Baulose und Phasen mit eigener Struktur
- Anbindung an ERP, CRM, SAP und Baustellen-Apps
- Status, Wiederholung und Neustart statt halb angelegter Projekträume
Wenn die linke Spalte Ihren Fall abdeckt, brauchen Sie keine App – die Bordmittel sind bereits bezahlt. Für alles rechts gibt es Smarter Project Portal.
Vorgehen
Von Ihrer Projektorganisation zum Projektportal
- 01
Projektorganisation aufnehmen
Welche Projekttypen gibt es, wer arbeitet mit, was wird abgelegt, welche Systeme führen die Daten? Ergebnis sind Ablageplan und Rollenmodell.
- 02
Vorlagen bauen
Struktur, Seiten, Navigation und Berechtigungen entstehen als Vorlage in einer Testumgebung. Ein erstes Projekt wird angelegt und gemeinsam geprüft.
- 03
Systeme anbinden
Auslöser und Abgleich mit ERP, CRM oder Baustellen-Apps kommen dazu, jeweils mit Wiederholung und sichtbarem Status.
- 04
Bestand übernehmen
Laufende Projekte werden nachgerüstet oder in die neue Struktur migriert. Was archiviert oder gelöscht wird, entscheidet der Fachbereich.
- 05
Betrieb und Weiterentwicklung
Vorlagen ändern sich. Neue Projekte erhalten den neuen Stand sofort, bestehende über einen geprüften Rollout.
Technik
Gebaut auf Microsoft 365 und Azure
Die Projekträume sind gewöhnliche SharePoint-Sites und Teams in Ihrem Tenant. Es kommt keine zweite Plattform dazu.
- SharePoint Online und Teams
- Projekträume, Projektliste und Vorlagen liegen in Ihrem Tenant. Projekteigenschaften stehen an der Site und sind über die Suche auswertbar.
- Provisioning-Dienst
- Azure Functions arbeiten Anträge über eine Warteschlange ab und wenden PnP-Vorlagen an. Der Kern ist ein eigenes Paket, das wir von Projekt zu Projekt wiederverwenden.
- Webparts mit SPFx
- Antragsformular, Projektübersicht, Mitgliederverwaltung und Verwaltungsbereich sind SharePoint-Framework-Lösungen.
- Microsoft Graph und Entra ID
- Teams, Planner-Pläne, E-Mails und Einladungen laufen über Microsoft Graph. Der Dienst meldet sich mit Zertifikat an, auf Wunsch beschränkt auf die Projekt-Sites.
- Betrieb
- Die Dienste laufen in Ihrem Azure-Abonnement, ausgerollt per Pipeline und Infrastruktur als Code, mit Test- und Produktivumgebung.
Häufige Fragen zu Smarter Project Portal
Ist Smarter Project Portal ein fertiges Produkt?
Smarter Project Portal ist ein erprobter Lösungskern, kein Installationspaket aus dem Store. Der Provisioning-Dienst, die Projektliste mit Status und die Projektübersicht sind vorhanden. Ablagestruktur, Rollenmodell, Projekttypen und Anbindungen entstehen im Projekt für Ihre Organisation.
Brauchen wir dafür Microsoft Teams?
Nein. Zwei der drei Beispiele legen je Projekt ein Team an, eines arbeitet bewusst mit SharePoint-Sites ohne Team. Was passt, hängt davon ab, ob Ihre Projekte vor allem Unterlagen ablegen oder auch in Chat und Besprechungen zusammenarbeiten.
Worin liegt der Unterschied zu einem Governance-Werkzeug für Teams?
Governance-Werkzeuge regeln für alle Arbeitsbereiche, wer ein Team anlegen darf, wie es heißt und wann es abläuft. Ein Projektportal geht in die Tiefe eines Projekts: Ablageplan, Rollen je Bibliothek, Baulose, Phasen und Daten aus den Fachsystemen. Beides lässt sich nebeneinander betreiben.
Was geschieht mit bestehenden Projekten, wenn sich die Vorlage ändert?
Neue Projekte erhalten die geänderte Vorlage sofort. Bestehende Projekte ändern sich nicht von selbst, weil dort oft bewusst abgewichen wurde. Änderungen rollen wir gezielt aus: Die Vorlage lässt sich auf einen bestehenden Projektraum erneut anwenden, einzelne Anpassungen laufen als geprüfter Rollout über alle Projekte.
Können laufende und alte Projekte übernommen werden?
Ja. Bestehende Projekträume lassen sich in die Projektliste aufnehmen und nachrüsten. Große Bestände aus älteren SharePoint-Umgebungen sind ein eigenes Vorhaben. Unsere Erfahrungen aus einer Migration mit 25 TB beschreibt eine eigene Blogserie.
Wie werden externe Firmen eingebunden?
Über eigene Rollen und eigene Bereiche im Projektraum, etwa eine Bibliothek für externe Dokumente. Wo Gäste erlaubt sind, lädt die Projektleitung sie über einen Antrag ein. Einzelne Dateien lassen sich über einen befristeten, protokollierten Link teilen. Wo der Mandant keine Gäste zulässt, bilden Rollengruppen die beteiligten Firmen ab.
Was kostet Smarter Project Portal?
Der Aufwand hängt davon ab, wie viele Projekttypen, Rollen und Anbindungen Sie brauchen und ob Bestand übernommen wird. Nach einem ersten Gespräch und einem Blick auf Ihre Projektorganisation erhalten Sie eine Einschätzung zu Aufwand und Vorgehen.
Vertiefung
Projektportale im Detail
Die Beiträge der Serie gehen auf einzelne Bausteine ein, von der Ordnerstruktur bis zum Projektende.
SharePoint-Projektraum automatisch anlegen: Wo Vorlagen enden
Was Teams-Vorlagen und Websitevorlagen für Projekträume leisten, wo sie enden und wie ein Provisioning mit Projektliste, Status und Neustart aufgebaut ist.
Beitrag lesenOrdnerstruktur für Projekte in SharePoint: Vorlage statt Kopie
Drei Ablagestrukturen aus der Praxis, von der Referenzstruktur bis zum Ablageplan mit über 90 Bibliotheken, und die Regeln für den Aufbau in SharePoint.
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Drei Rollenmodelle für Projekträume in SharePoint, von fünf Rollen bis zu 26 Gruppen je Projekt, und die Regeln, mit denen Berechtigungen beherrschbar bleiben.
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Beitrag lesenWeitere Praxisberichte
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Wie entsteht bei Ihnen ein Projektraum?
Zeigen Sie uns einen Projektraum, wie er heute aussieht, und einen, wie er aussehen sollte. Sie erhalten eine ehrliche Einschätzung, was der Kern abdeckt und was wir anpassen müssten.