Plan vor dem Lauf
Umfang, Bibliotheken und Einstellungen werden vor dem Start festgehalten. Was archiviert wird, steht fest, bevor die erste Datei kopiert ist.
Archivierung für SharePoint Online
Smarter Archiving
Abgeschlossene Projekte archivieren, mit Nachweis je Datei und im eigenen Azure.
Smarter Archiving kopiert die Dateien abgeschlossener SharePoint-Sites in Azure Storage in Ihrem eigenen Abonnement, prüft jede Datei mit SHA-256 und räumt SharePoint erst danach auf: Original löschen, Ersatzlink setzen oder Site schreibschützen. Jeder Schritt ist protokolliert, jede Datei bleibt auffindbar.
- archiviert bei einem Anlagenbauer
- 127 Site Collections
- im eigenen Azure, mit SHA-256 je Datei
- 1,5 TB
Das Problem
Abgeschlossene Projekte belegen Speicher, den Sie teuer nachkaufen
Projekträume werden nach dem Projektende selten geöffnet, aber nie gelöscht. Über die Jahre füllen sie das SharePoint-Kontingent, und zusätzlicher Speicher in Microsoft 365 kostet monatlich.
Einfach löschen geht nicht: Unterlagen müssen auffindbar bleiben, und niemand will erklären, warum eine Datei fehlt. Ein Backup hilft dabei nicht. Es sichert für den Notfall und gibt keinen Speicher frei.
- Archivkopie in Ihrem eigenen Azure-Abonnement, außerhalb von Microsoft 365
- Jede Datei geprüft, bevor in SharePoint etwas entfernt wird
- Ersatzlinks halten die Ablage auffindbar, der Speicher wird frei
Ablauf
Von der Site zum nachweisbaren Archiv
Fünf Schritte, die bei jeder Site gleich ablaufen. Erst wenn die Kopie vollständig geprüft ist, wird in SharePoint etwas verändert.
- 1
Site einrichten
Sie legen fest, welche Site archiviert wird, welche Bibliotheken dazugehören und was danach mit den Originalen geschieht.
Ergebnis
Archivregel je Site - 2
Plan erstellen
Vor dem Start prüft der Dienst Umfang und Berechtigungen und hält einen festen Plan fest: welche Dateien, welche Bibliotheken, welche Einstellungen.
Ergebnis
Unveränderlicher Plan - 3
Kopieren
Die Dateien gehen im Originalformat in Azure Storage, je Site und Lauf getrennt. Ein Lauf überlebt Neustarts und setzt nach einer Unterbrechung fort.
Ergebnis
Originaldateien im Archiv - 4
Prüfen
Für jede Datei wird die SHA-256-Prüfsumme aus SharePoint und aus dem Archiv verglichen und mit Größe und Zeitpunkt in einem Manifest festgehalten.
Ergebnis
Nachweis je Datei - 5
Abschließen
Je nach Regel bleibt das Original, wird gelöscht oder durch einen Link ins Archiv ersetzt. Bericht und Zusammenfassung gehen an die Verantwortlichen.
Ergebnis
Bericht und E-Mail
Hat sich eine Datei seit dem Plan geändert, bleibt sie in SharePoint. Ist ein Ergebnis unklar, meldet der Dienst „unbekannt“ statt Erfolg und lässt sich gezielt nachprüfen.
Bausteine
Was Smarter Archiving mitbringt
Alle Bausteine laufen beim ersten Kunden produktiv. Welche Modi Sie nutzen, entscheiden Sie je Site.
Archiv im eigenen Azure
Drei Speicherkonten in Ihrem Abonnement: für den Betrieb, für Nachweise und für das Archiv. Ohne öffentlichen Zugriff und ohne gemeinsame Schlüssel.
SHA-256 je Datei
Prüfsumme aus der Quelle und aus dem gespeicherten Archiv, verglichen und im Manifest festgehalten. Archivdateien werden nur angelegt, nie überschrieben.
Ersatzlinks
An die Stelle der Datei tritt ein Link ins Archiv. Er wird geprüft, bevor das Original gelöscht wird, und beim Öffnen erneut gegen Größe und Prüfsumme.
Original löschen oder schützen
Originale werden nur entfernt, wenn sie sich seit dem Plan nicht geändert haben. Auf Wunsch wird die Site danach nur noch lesbar.
Archiv durchsuchen
In der Weboberfläche finden berechtigte Personen archivierte Sites und Dateien und laden einzelne Dateien oder ganze Ordner als ZIP herunter.
Berichte und Überwachung
Fortschrittsprotokoll je Lauf, CSV-Exporte, Zusammenfassung per E-Mail und Warnungen in Azure Monitor.
Ereignisse für Ihre Systeme
Start, Abschluss und Fehler als signierte Ereignisse, etwa um den Projektstatus in Ihrer Projektliste auf „archiviert“ zu setzen.
Nachweis statt „Upload erfolgreich“
Ein hochgeladener Blob beweist noch kein Archiv. Smarter Archiving rechnet die Prüfsumme der Quelldatei und liest die gespeicherte Datei zurück, bevor sie als archiviert gilt. Erst wenn jede Datei des Plans so bestätigt ist, zählt der Lauf als erfolgreich.
- Manifest je Datei mit Pfad, Größe, Zeitpunkt und SHA-256
- Bericht je Site: erwartete und bestätigte Dateien, Volumen, Integrität
- Fortschrittsprotokoll mit Phase, Status und Bibliothek
- Nachweise lassen sich jederzeit erneut prüfen
Löschende Schritte beginnen erst, wenn alle Dateien des Plans bestätigt sind.
Speicher frei, Ablage bleibt
Wer in drei Jahren einen Plan aus einem abgeschlossenen Projekt sucht, findet ihn dort, wo er immer lag. Statt der Datei liegt ein Link in der Bibliothek, der sie aus dem Archiv öffnet. Der Speicher in SharePoint ist frei.
- Link mit dem ursprünglichen Dateinamen in derselben Bibliothek
- Link wird geprüft, bevor das Original gelöscht wird
- Beim Öffnen werden Größe und Prüfsumme erneut verglichen
- Nur berechtigte Personen erhalten die Datei
Mit „Nur kopieren“ beginnen
Die ersten Sites laufen im Modus „Nur kopieren“. Erst nach der fachlichen Abnahme werden Ersatzlinks und Löschen für die Installation freigegeben.
Das Archiv im Alltag
Archivierte Sites stehen in der Weboberfläche Archive Workspace: mit Suche, Status, Dateizahl und Größe. Von dort lassen sich einzelne Dateien oder ganze Ordner herunterladen.
- Suche über archivierte Sites und Dateien
- Download einzelner Dateien oder als ZIP
- Zugriff über eine eigene App-Rolle in Entra ID
- Jeder Download wird gegen den Nachweis geprüft
![E-Mail „[Erfolgreich] SharePoint-Archivierung“ mit Abschluss, Dauer, Sites, Größe, Originale gelöscht und Ersatzlinks erstellt; daneben signierte Lifecycle-Events für Ihre Systeme](/images/smarter-archiving/de/completion-mail.png)
Zusammenfassung und Anschluss an Ihre Prozesse
Nach jedem Lauf erhalten die Verantwortlichen eine Zusammenfassung: wie viele Sites erfolgreich archiviert wurden, wie viel Volumen, was mit den Originalen geschah. Auf Wunsch meldet Smarter Archiving Start, Abschluss und Fehler als signierte Ereignisse an Ihre Systeme.
- Zusammenfassung per E-Mail an frei wählbare Empfänger
- CSV-Exporte für Auswertung und Audit
- Signierte Ereignisse für Start, Abschluss und Fehler
- Warnungen und Arbeitsmappe in Azure Monitor
Einführung
Ein Produkt, auf Ihre Regeln eingestellt
Smarter Archiving ist ein fertiges Produkt mit festen Sicherheitsregeln. Was sich je Kunde unterscheidet, sind die Regeln je Site und der Anschluss an Ihre Prozesse.
Immer dabei
- Plan vor jedem Lauf und SHA-256 je Datei
- Archiv in Speicherkonten in Ihrem Azure-Abonnement
- Fortsetzung nach Unterbrechung ohne Doppelarbeit
- Weboberfläche mit Archivansicht, Berichten und Download
- Release mit signiertem Manifest und Stückliste der Komponenten
Auf Sie eingestellt
- Welche Sites und Bibliotheken archiviert werden
- Modus je Site: nur kopieren, Original löschen, Ersatzlink, nur lesbar
- Empfänger der Zusammenfassung und Warnungen
- Ereignisse an Ihre Projektliste oder andere Systeme
- Einbettung in Ihren Projektabschluss
Drei Wege nach der geprüften Kopie
Je Site wählbar. Löschende Modi sind gesperrt, bis sie für die Installation freigegeben werden.
- Nur kopieren
- Das Original bleibt unverändert. Der Weg für den Einstieg und für Sites, die in SharePoint bleiben sollen.
- Original löschen
- Nach vollständiger Prüfung wird das Original entfernt, nur wenn es sich seit dem Plan nicht geändert hat. Der Speicher wird frei.
- Ersatzlink
- Ein geprüfter Link ins Archiv ersetzt die Datei. Der Speicher wird frei, die Ablage bleibt auffindbar.
Bordmittel oder App?
Wann reichen die Microsoft-Bordmittel?
Microsoft 365 bringt Aufbewahrung, Backup und eine günstigere Speicherstufe mit. Smarter Archiving setzt dort an, wo Unterlagen Microsoft 365 verlassen sollen, nachweisbar und unter Ihrer Kontrolle.
Dafür reichen die Bordmittel
- Gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Löschsperren: Microsoft Purview.
- Wiederherstellung nach Fehlern oder Angriffen: ein Backup wie Microsoft 365 Backup.
- Inaktive Sites günstiger lagern, aber in Microsoft 365: Microsoft 365 Archive.
Dafür ist Smarter Archiving gebaut
- Archivkopie außerhalb von Microsoft 365, in Ihrem eigenen Azure-Abonnement
- SHA-256-Nachweis und Manifest für jede einzelne Datei
- SharePoint-Speicher frei, Ablage über geprüfte Ersatzlinks auffindbar
- Nachvollziehbar je Lauf: Plan, Bericht, Zusammenfassung
Wenn die linke Spalte Ihren Fall abdeckt, brauchen Sie keine App – die Bordmittel sind bereits bezahlt. Für alles rechts gibt es Smarter Archiving.
Vorgehen
So führen wir Smarter Archiving ein
- 01
Bereitstellen
Smarter Archiving wird in Ihr Azure-Abonnement ausgerollt. Der Zugriff auf SharePoint ist auf die ausgewählten Sites beschränkt.
- 02
Pilot
Wenige abgeschlossene Sites im Modus „Nur kopieren“. Berichte und Nachweise zeigen, was archiviert wurde.
- 03
Abnahme
Fachbereich und IT prüfen Stichproben im Archiv und die Berichte gemeinsam.
- 04
Freigabe
Erst danach werden Ersatzlinks und Löschen für die Installation freigeschaltet.
- 05
Rollout
Sites in kleinen Wellen, mit Zusammenfassung nach jedem Lauf.
Technik
Was dahintersteckt
Smarter Archiving läuft vollständig in Ihrem Azure-Abonnement. Daten und Nachweise verlassen Ihre Umgebung nicht.
- Azure Functions und Durable Task
- .NET 10 im isolierten Modell. Läufe sind dauerhaft gespeichert und überstehen Neustarts.
- Zugriff nur auf ausgewählte Sites
- App-only mit Zertifikat und der Berechtigung Sites.Selected. Die Weboberfläche ruft den Dienst über eine verwaltete Identität auf.
- Speicher ohne Schlüssel
- Drei Speicherkonten ohne gemeinsame Schlüssel, ohne öffentlichen Zugriff und mit TLS 1.2.
- Bereitstellung als Vorlage
- Eine ARM-Vorlage legt die Umgebung an. Ein Angebot im Azure Marketplace ist in Vorbereitung.
Häufige Fragen
Ersetzt Smarter Archiving ein Backup?
Nein. Ein Backup sichert Ihren Tenant für den Notfall. Smarter Archiving nimmt abgeschlossene Inhalte nachweisbar aus SharePoint heraus und gibt Speicher frei. Beides ergänzt sich.
Wo liegen die archivierten Daten?
In Azure Storage in Ihrem eigenen Abonnement. Wir haben keinen Zugriff, solange Sie ihn nicht einräumen.
Was wird archiviert?
Die aktuellen Dateien aus den Dokumentbibliotheken einer Site, im Originalformat. Versionsverläufe, Listen, Seiten und Berechtigungen werden nicht archiviert. Für alte Versionen gibt es die Versionsbereinigung vorab.
Wann wird in SharePoint etwas gelöscht?
Erst wenn jede Datei des Plans im Archiv bestätigt ist, und nur in Sites, für die Sie Löschen oder Ersatzlinks gewählt haben. Dateien, die sich seit dem Plan geändert haben, bleiben.
Wer kann archivierte Dateien öffnen?
Personen mit der Rolle für das Archiv, über die Weboberfläche oder über die Ersatzlinks in SharePoint. Jeder Download wird gegen Größe und Prüfsumme geprüft.
Ist das Archiv revisionssicher?
Smarter Archiving weist für jede Datei nach, dass die Kopie dem Original entspricht. Unveränderbarkeit im Sinne von WORM oder Löschsperren bringt es nicht mit; dafür lassen sich die Speicherkonten in Azure mit Unveränderbarkeitsrichtlinien ergänzen.
Läuft die Archivierung automatisch?
Gestartet wird sie in der Weboberfläche, für eine Site oder alle aktiven. Über Ereignisse lässt sie sich mit Ihrem Projektabschluss verbinden.
Gibt es Smarter Archiving im Azure Marketplace?
Ein Angebot im Azure Marketplace ist in Vorbereitung. Bis dahin beziehen Sie Smarter Archiving direkt über uns, inklusive Einrichtung in Ihrem Abonnement.
Vertiefung
SharePoint-Archivierung im Detail
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