Staging mit Gültig-ab-Datum
Liegt das Gültig-ab-Datum in der Zukunft, geht die freigegebene Fassung in die Verteilung. Ein nächtlicher Lauf schaltet am Stichtag um. Bis dahin lässt sich eine Fassung auch wieder zurückziehen.
Dokumentenlenkung für Microsoft 365
Smarter DMS
Vorgabedokumente lenken: von der Bearbeitung bis zum Archiv.
Smarter DMS bildet den Lebenszyklus Ihrer Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen und Richtlinien in SharePoint ab: Bearbeitung, Prüfung und Freigabe, Verteilung vor dem Stichtag, gültige Fassung, Archiv. Der Kern ist in Kundenprojekten erprobt. Rollen, Stufen und Fristen richten wir an Ihrem Prozess aus.
- aus IMS, QMS und Regelwerken
- 5 Praxisbeispiele
- Dokumente bleiben in Ihrem Tenant
- Ihr SharePoint
Das Problem
Warum Haupt- und Nebenversionen nicht reichen
Eine Arbeitsanweisung wird im November überarbeitet und gilt ab dem Jahreswechsel. Bis dahin muss die bisherige Fassung gültig bleiben. Gleichzeitig sollen alle Betroffenen die neue Fassung schon lesen und bestätigen.
SharePoint kennt dafür nur zwei Zustände: Entwurf oder veröffentlicht. Wird die neue Hauptversion veröffentlicht, ersetzt sie für Leserinnen und Leser sofort die bisherige. Bleibt sie Entwurf, sehen nur Bearbeiter sie. Eine freigegebene Fassung, die erst ab einem Stichtag gilt, ist im Standard nicht vorgesehen.
- Zwei Fassungen gleichzeitig sichtbar: die gültige und die künftig gültige
- Kenntnisnahme vor dem Stichtag, bezogen auf die künftige Version
- Umschaltung in der Nacht zum Gültig-ab-Datum, ohne manuellen Schritt
Lebenszyklus
Fünf Stationen, klar getrennt
Jede Station ist eine eigene Bibliothek mit eigenen Berechtigungen. Wo ein Dokument liegt, bestimmt, wer es sieht und was damit geschehen darf.
- 1
Bearbeitung
Die Redaktion arbeitet an der Word-Datei, mit Auschecken, Nebenversionen und Kommentaren. Feedbackrunden holen Fachmeinungen ein, bevor die Freigabe startet.
Sichtbar für
Redaktion und Beteiligte - 2
Prüfung und Freigabe
Aufgaben für Prüfer und Freigeber, in der Reihenfolge und mit den Regeln Ihrer Organisation. Auf Wunsch ist das Dokument während der Freigabe gegen Änderungen gesperrt.
Sichtbar für
Beteiligte des Workflows - 3
Verteilung
Freigegeben, aber noch nicht gültig: Die künftige Fassung ist lesbar, Kenntnisnahmen laufen. Bis zum Stichtag gilt die bisherige Version.
Sichtbar für
Leserinnen und Leser - 4
Gültig
Am Gültig-ab-Datum wird die Fassung zur gültigen Version. Leser haben nur Leserechte, die nächste Überarbeitung läuft getrennt in der Bearbeitung.
Sichtbar für
alle Berechtigten - 5
Archiv
Abgelaufene oder außer Kraft gesetzte Dokumente wandern ins Archiv. Dort bleibt nachvollziehbar, was wann gegolten hat.
Sichtbar für
Berechtigte laut Ihrem Konzept
Wer keine Vorlaufzeit braucht, lässt die Station Verteilung aus: Freigegebene Dokumente gelten dann sofort.
Bausteine
Was Smarter DMS mitbringt
Alle Bausteine laufen bei Kunden im Alltag. Welche davon Ihr Regelwerk braucht, entscheiden Sie.
Freigabe mit Ihren Rollen
Ein- bis dreistufig, nacheinander oder parallel, mit Vier-Augen-Regel, vorgelagertem Gate oder gemeinsamer Zustimmung zweier Führungskräfte. Fristen, Erinnerungen und Delegation gehören dazu.
Nachweisliche Kenntnisnahme
Jede Person im Verteiler erhält eine Aufgabe zur konkreten Version. Erinnerungen und Eskalation laufen automatisch, Führungskräfte können weiterverteilen. Der Nachweis bleibt je Person und Version erhalten.
PDF mit Deckblatt
Bei der Freigabe entsteht aus der Word-Datei ein PDF mit Deckblatt, Kopf- und Fußzeile: Titel, Version, Geltungsbereich, Gültigkeit und Freigabedatum. Excel-, Visio- und CAD-Dateien bleiben im Original.
Änderungen nachvollziehen
Ein Freigabeprotokoll hält Prüfer, Freigeber, Datum und Kommentar je Version fest. Eine Änderungsanzeige stellt alte und neue Fassung gegenüber, die Versionshistorie lässt sich als PDF ausgeben.
Gültig bis und Aktualitätsprüfung
Vor Ablauf erinnert das System die Dokumentverantwortlichen. Je nach Regelwerk wird verlängert, überarbeitet oder archiviert, automatisch oder mit eigener Freigabe.
Finden statt suchen
Die Prozesslandkarte dient als Einstieg, dazu Volltextsuche und Filter nach Dokumentart, Prozess und Geltungsbereich. Eigene Ansichten zeigen offene Aufgaben und die Dokumente, die eine Person betreffen.
In SharePoint und Teams
Eine Arbeitsoberfläche für Lesende, Redaktion und Administration, als SharePoint-Seite oder als App in Microsoft Teams. Benachrichtigungen kommen per E-Mail aus Vorlagen, die Sie selbst pflegen.
Kenntnisnahme, die als Nachweis taugt
Ein geöffnetes Dokument ist kein Nachweis. Smarter DMS legt für jede Person im Verteiler eine Aufgabe an, die sich auf genau eine Version bezieht. Bestätigt wird aktiv, mit Datum und Benutzerkonto.
- Verteiler aus Organisationseinheiten, Gruppen oder Regionen
- Fristen vor dem Stichtag, Erinnerungen und Eskalation an Verantwortliche
- Weiterverteilen durch Führungskräfte an ihre Teams
- Auswertung offener und erledigter Kenntnisnahmen, auch als Export
- Externe Empfänger erhalten das PDF per E-Mail, ihre Rückmeldung wird dokumentiert
Über 500.000 dokumentierte Kenntnisnahmen bei einem einzelnen Kunden.
Aus Word wird die gültige Fassung als PDF
Die Redaktion schreibt in Word. Leserinnen und Leser erhalten ein PDF, das nicht versehentlich geändert wird und auf jeder Seite zeigt, welche Version sie vor sich haben.
- Deckblatt mit Titel, Version, Zweck, Geltungsbereich, Gültig ab und Gültig bis
- Fußzeile mit Version, Freigabedatum und Seitenzahl
- Logo je Organisationseinheit oder Gesellschaft
- Vorschau vor der Freigabe, damit das Ergebnis vorab geprüft werden kann
- Je Dokument abschaltbar, wenn das Originalformat erhalten bleiben soll
Hinweis für gedruckte Exemplare
Auf Wunsch trägt die erste Seite den Vermerk, dass ausgedruckte oder heruntergeladene Exemplare nicht der Änderungslenkung unterliegen.
Kern und Anpassung
Der Lebenszyklus ist gleich. Der Weg dorthin ist bei jedem anders.
Kein Freigabeablauf gleicht dem anderen, das zeigen die fünf Beispiele unten. Deshalb liefern wir kein Produkt von der Stange, sondern einen erprobten Kern, den wir mit Ihnen auf Ihr Regelwerk einstellen und dort erweitern, wo Ihr Prozess es verlangt.
Das bringt der Kern mit
- Getrennte Bibliotheken für Bearbeitung, Verteilung, gültige Dokumente und Archiv
- Workflows und Aufgaben in SharePoint-Listen, ohne Power Automate
- Stichtagslogik für Gültig ab und Gültig bis
- Kenntnisnahme, Erinnerungen und Mailvorlagen
- Arbeitsoberfläche mit Suche, Aufgaben und Prozesslandkarte
Das legen wir mit Ihnen fest
- Rollen, Freigabestufen und Vertretungen
- Dokumentarten, Nummernschema und Pflichtfelder
- Geltungsbereiche und Verteiler aus Ihrer Organisation
- Fristen, Erinnerungen und Eskalationswege
- Deckblatt und Layout der PDF-Ausgabe
- Sonderregeln, etwa für sicherheitsrelevante Dokumente
Fünf Beispiele aus der Praxis
Alle fünf laufen auf demselben Lebenszyklus. Die Unterschiede liegen in Rollen, Regeln und Fristen.
- Infrastrukturbetreiber
- Qualitätskoordination, Prüfer, Führungskraft. Für bestimmte Bereiche müssen zwei Führungskräfte gemeinsam zustimmen. Formale Änderungen laufen im Schnellverfahren: Aus Version 4a wird 4b.
- Instandhaltung
- Ein Gate entscheidet zuerst, ob das Dokument in die Prüfung geht. Danach müssen alle Prüfer zustimmen, die Freigabe liegt beim Prozessverantwortlichen. Das Gültig-ab-Datum muss mindestens 14 Tage in der Zukunft liegen.
- Verkehrsunternehmen
- Alle Freigeber entscheiden parallel. Bei sicherheitsrelevanten Dokumenten mit kurzer Vorlaufzeit ist die Vorabkommunikation zu bestätigen. Die Kenntnisnahme wird nach Regionen und Dienstplänen verteilt.
- Logistikkonzern
- Der Dokumentenverantwortliche legt Prüfer und Fristen fest. Läuft die Prüffrist ab, geht der Ablauf weiter zu den Freigebern, die alle zustimmen müssen. Oberfläche und E-Mails gibt es in drei Sprachen.
- Fertigungsbetrieb
- Prüfer der zuständigen Abteilung, dann Freigeber. Je Stufe genügt eine Entscheidung. Freigegebene Dokumente gelten sofort, die Gültigkeit endet nach drei Jahren.
Bordmittel oder App?
Wann reichen die Microsoft-Bordmittel?
Nicht jede Dokumentenbibliothek braucht ein DMS. Für ein Team mit wenigen Dokumenten, die sofort gelten, sind die Bordmittel von SharePoint die richtige Wahl.
Dafür reichen die Bordmittel
- Dokumente, die mit der Veröffentlichung sofort gelten: Haupt- und Nebenversionen mit Inhaltsgenehmigung.
- Eine Genehmigung durch eine Person: die Genehmigungen in SharePoint-Bibliotheken oder Power Automate.
- Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Aufbewahrungsbezeichnungen in Microsoft Purview.
Dafür ist Smarter DMS gebaut
- Zwei Fassungen gleichzeitig: gültig und künftig gültig, mit Umschaltung am Stichtag
- Mehrstufige Freigabe mit Rollen aus Ihrer Organisation statt fest eingetragener Personen
- Kenntnisnahme je Person und Version, mit Erinnerung und Auswertung
- PDF mit Deckblatt, Fußzeile und Freigabevermerk aus den Metadaten
- Ein Einstieg für alle über Prozesslandkarte, Suche und persönliche Aufgaben
Wenn die linke Spalte Ihren Fall abdeckt, brauchen Sie keine App – die Bordmittel sind bereits bezahlt. Für alles rechts gibt es Smarter DMS.
Vorgehen
Von Ihrem Prozess zur laufenden Lösung
- 01
Prozess aufnehmen
Wir gehen Ihren Dokumentenlebenszyklus durch: Dokumentarten, Rollen, Freigabestufen, Fristen, Verteiler. Ergebnis ist ein Ablauf, den Fachbereich und IT gemeinsam tragen.
- 02
Kern einrichten und anpassen
Bibliotheken, Metadaten, Workflows und Mailvorlagen entstehen in einer Testumgebung. Sonderregeln und Schnittstellen entwickeln wir dazu.
- 03
Bestand übernehmen
Bestehende Dokumente kommen mit Metadaten und Versionsstand ins neue System, etwa aus SharePoint 2016. Verweise zwischen Dokumenten werden dabei geprüft.
- 04
Pilot und Rollout
Ein Bereich startet mit echten Dokumenten. Was dort auffällt, fließt ein, bevor alle umsteigen.
- 05
Betrieb und Weiterentwicklung
Normen und Organisation ändern sich. Wir betreuen die Lösung und passen sie mit Ihnen an.
Technik
Gebaut auf Microsoft 365 und Azure
Smarter DMS nutzt die Plattform, die Sie bereits betreiben. Es kommt kein zweites Dokumentensystem dazu.
- SharePoint Online
- Dokumente, Metadaten, Aufgaben und Nachweise liegen in Bibliotheken und Listen Ihres Tenants. Eine zusätzliche Datenbank gibt es nicht.
- Arbeitsoberfläche mit SPFx
- Eine Anwendung auf Basis des SharePoint Framework, nutzbar als SharePoint-Seite und in Microsoft Teams.
- Azure Functions
- Workflows, Stichtagsläufe und PDF-Erzeugung laufen als .NET-Dienste in Azure, ausgerollt per Pipeline und Infrastruktur als Code.
- Microsoft Graph und Entra ID
- E-Mails und PDF-Konvertierung laufen über Microsoft Graph. Berechtigungen folgen Ihren Gruppen in SharePoint und Microsoft 365.
- Anbindungen
- Organisationsdaten aus dem HR-System, die Übergabe an ein bestehendes Archivsystem oder weitere Schnittstellen entstehen im Projekt.
Häufige Fragen zu Smarter DMS
Ist Smarter DMS ein fertiges Produkt?
Smarter DMS ist ein erprobter Lösungskern, kein Installationspaket aus dem Store. Lebenszyklus, Datenmodell und Arbeitsoberfläche bringen wir mit. Rollen, Freigabestufen, Fristen und Sonderregeln stellen wir im Projekt auf Ihren Prozess ein und erweitern sie bei Bedarf.
Für welche Managementsysteme eignet sich die Lösung?
Für alle, die gelenkte Vorgabedokumente brauchen: Qualitäts-, Umwelt-, Arbeitsschutz- und Informationssicherheitsmanagement ebenso wie ein integriertes Managementsystem, das mehrere Normen in einem Regelwerk zusammenführt. Dokumente lassen sich mehreren Systemen zuordnen und danach filtern. Die Zertifizierung selbst bleibt Aufgabe Ihrer Organisation.
Ist Smarter DMS revisionssicher?
Smarter DMS macht nachvollziehbar, wer welche Version wann geprüft, freigegeben und zur Kenntnis genommen hat, und trennt Bearbeitung und gültige Fassung über Berechtigungen. Revisionssicherheit im rechtlichen Sinn hängt zusätzlich von Aufbewahrung, Löschschutz und Organisation ab. Dafür lässt sich die Lösung mit Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Purview kombinieren. Bei einem Kunden wird jede veröffentlichte Fassung zusätzlich an das Archivsystem des Unternehmens übergeben.
Müssen wir alle Bausteine einsetzen?
Nein. Ein Kunde arbeitet ohne Staging und veröffentlicht sofort, ein anderer ohne Kenntnisnahme, wieder andere erzeugen PDFs mit Deckblatt. Der Lebenszyklus bleibt gleich, die Bausteine wählen Sie.
Brauchen wir Power Automate oder zusätzliche Lizenzen?
Nein. Die Workflows laufen als eigene Dienste in Azure und speichern ihren Stand in SharePoint-Listen. Benötigt werden SharePoint Online und ein Azure-Abonnement für die Dienste.
Können bestehende Dokumente übernommen werden?
Ja. In den bisherigen Projekten haben wir Bestände aus SharePoint 2016 übernommen, einschließlich Metadaten und Versionsstand. Verweise zwischen Dokumenten werden dabei geprüft und umgeschrieben.
Was kostet Smarter DMS?
Der Aufwand hängt davon ab, wie nah Ihr Ablauf am vorhandenen Kern liegt und welche Sonderregeln, Schnittstellen und Migrationen dazukommen. Nach einem ersten Gespräch und einem Blick auf Ihren Prozess erhalten Sie eine Einschätzung zu Aufwand und Vorgehen.
Vertiefung
Dokumentenlenkung im Detail
Die Beiträge der Serie gehen auf einzelne Bausteine und auf die Unterschiede zwischen den Abläufen ein.
SharePoint als DMS: Wo Haupt- und Nebenversionen enden
SharePoint bringt viel für Dokumentenmanagement mit. Bei gelenkten Dokumenten mit Stichtag, mehrstufiger Freigabe und Kenntnisnahme enden die Bordmittel.
Beitrag lesenGültig ab: Dokumente vor dem Stichtag verteilen
Wie ein freigegebenes Dokument in SharePoint schon lesbar ist, bevor es gilt: Staging-Bibliothek, Umschaltung am Stichtag und die Fragen, die Sie vorher klären.
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SharePoint hat keine Lesebestätigung für Dokumente. Was ein Nachweis der Kenntnisnahme enthalten muss und wie Verteiler, Fristen und Erinnerungen dazugehören.
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Was ISO 9001 in Kapitel 7.5 zur Lenkung dokumentierter Information verlangt, was SharePoint davon abdeckt und wo gelenkte Dokumente mehr brauchen.
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