Wir haben euch bereits in einem unserer Beiträge gezeigt, wie ihr Wiederkehrende Aufgaben in Microsoft Planner mit Power Automate erstellt. In diesem Artikel möchten wir euch eine weitere Variante präsentieren. Und zwar, wie ihr dies mit Microsoft Planner und Vorlagen bewerkstelligen könnt.
Einführung
In diesem Beitrag zeige ich anhand eines Beispiels, wie Microsoft Planner und Vorlagen verwendet werden.
Ich beschreibe in diesem Beispiel die Aufnahme eines neuen Mitarbeiters. Mit Hilfe von Microsoft Planner und Vorlagen definiere ich verschiedene Aufgaben, welche bei Einstellung eines neuen Mitarbeiters erledigt werden müssen.
Definieren einer Vorlage
In Microsoft Planner erstelle ich einen neuen Plan, in welchem ich die zu erledigenden Aufgaben definiere.
Wie du siehst, erstelle ich auch Unteraufgaben, die problemlos verwendet werden können.
Umsetzung in Microsoft Planner
Zuerst starte ich den Flow manuell, um den Namen des neuen Mitarbeiters zu definieren.
Diesen verwende ich wiederum, um ein neues Bucket zu erstellen.
Anschließend rufe ich die zu erstellenden Aufgaben ab.
Nun haben wir alle Informationen gesammelt, um die entsprechenden Aufgaben zu erstellen. Danach arbeite ich die zuvor aufgelisteten Aufgaben einzeln ab und erstelle sie für die jeweils zuständigen Mitarbeiter:innen.
Aus den Aufgaben der Vorlage erstelle ich nun die neuen Aufgaben für die jeweiligen Mitarbeiter:innen.
Wie bereits zuvor erwähnt, ist es möglich, auch Unteraufgaben zu definieren. Da dies nicht beim Erstellen umgesetzt werden kann, müssen wir die erstellte Aufgabe aktualisieren. Die genaue Umsetzung würde jedoch den Umfang dieses Beitrags überschreiten.
Starten des Workflows
Nun können wir unseren Workflow auch schon starten! Dazu klicken wir auf „Meine Flows“ und wählen unseren neuen Flow aus. Ein Klick auf „Ausführen“ und wir starten die Aufgabenerstellung.
Jetzt geben wir nur noch den Namen des neuen Mitarbeiters ein und starten unseren Flow.
Das Ergebnis
Sobald der Flow erfolgreich abgeschlossen wurde, sehen wir unsere neu erstellten Aufgaben.
Beim Öffnen der Aufgabe sehen wir auch unsere weiteren Details. Unter anderem auch unsere Unteraufgaben.
Wir helfen dir gerne weiter!
Mit Vorlagen kannst du jegliche wiederkehrende Prozesse abbilden – sei es das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen, monatliche Buchhaltungsaufgaben oder eine Quartalsprüfung. Der Prozess kann manuell über ein Formular, Power Apps oder zeitlich automatisiert gestartet werden. Mit Power Apps können zusätzliche Informationen abgefragt werden, zum Beispiel: Wer soll welche Aufgabe erledigen? Das Festlegen eines Fälligkeitsdatums ist ebenfalls problemlos möglich.
Brauchst du bei der Umsetzung Hilfe? Wir haben schon einigen Kund:innen im Rahmen einer Teams-Session schnell und unbürokratisch geholfen.