Wir haben euch bereits in einem unserer Beiträge gezeigt, wie ihr Wiederkehrende Aufgaben in Microsoft Planner mit Power Automate erstellt. In diesem Artikel möchten wir euch eine weitere Variante präsentieren. Und zwar wie ihr dies mit Microsoft Planner und Vorlagen bewerkstelligen könnt.

Einführung

In diesem Beitrag zeige ich anhand eines Beispiels, wie Microsoft Planner und Vorlagen verwendet werden.

Ich beschreibe in diesem Beispiel die Aufnahme eines neuen Mitarbeiters. Mit Hilfe von Microsoft Planner und Vorlagen definiere ich verschiedene Aufgaben, welche bei Einstellung eines neuen Mitarbeiters erledigt werden müssen.

Definieren einer Vorlage

In Microsoft Planner erstelle ich einen neuen Plan in welchem ich die zu erledigenden Aufgaben definiere.

Microsoft Planner und Vorlagen erstellen

Wie du sieht erstelle ich auch Unteraufgaben, welche problemlos verwendet werden können.

Umsetzung in Microsoft Planner

Zuerst starte ich den Flow manuell um den Namen des neuen Mitarbeiter zu definieren.

Microsoft Planner und Vorlagen Flow starten

Diesen verwende ich wiederum um ein neues Bucket zu erstellen.

Microsoft Planner und Vorlagen Bucket erstellen

Anschließend rufe ich die zu erstellenden Aufgaben ab.

Microsoft Planner und Vorlagen Aufgaben auflisten

Nun haben wir alle Informationen gesammelt um die entsprechenden Aufgaben zu erstellen. Nachdem arbeite ich die zuvor aufgelisteten Aufgaben einzeln ab und erstelle sie für den jeweils zuständigen Mitarbeiter.

Microsoft Planner und Vorlagen Aufgaben iterieren

Aus den entsprechenden Aufgaben der Vorlage erstelle ich nun die neuen Aufgaben für den entsprechenden Mitarbeiter.

Microsoft Planner und Vorlagen Aufgabe erstellen

Wie bereits zuvor erwähnt ist es möglich auch Unteraufgaben zu definieren. Da dies nicht beim Erstellen umgesetzt werden kann müssen wir die erstellte Aufgabe aktualisieren. Dies zu erklären würde jedoch den Umfang dieses Beitrags überschreiten.

Starten des Workflows

Nun können wir unseren Workflow auch schon starten! Dazu klicken wir auf “Meine Flows” und wählen unseren neuen Flow aus. Ein Klick auf “Ausführen” und wir starten die Aufgabenerstellung.

Microsoft Planner und Vorlagen Flow ausfuehren

Jetzt geben wir nur noch den Namen des neuen Mitarbeiter ein und starten unseren Flow.

Das Ergebnis

Sobald der Flow erfolgreich abgeschlossen wurde, sehen wir unsere neu erstellten Aufgaben.

Microsoft Planner und Vorlagen Ergebnis

Beim Öffnen der Aufgabe sehen wir auch unsere weiteren Details. Unter anderem auch unsere Unteraufgaben.

Microsoft Planner und Vorlagen Aufgabendetails

Wir helfen dir gerne weiter!

Mit Vorlagen kannst du jeglichen wiederkehrenden Prozess abbilden. Sei es das Onboarding eines neuen Mitarbeiters, monatlichen Buchhaltungsaufgaben oder eine Quartalsprüfung. Der Prozess kann manuell über ein Formular, PowerApps oder zeitlich automatisiert gestartet werden. Mit PowerApps können zusätzliche Informationen abgefragt werden.  Zum Beispiel: wer soll welche Aufgabe erledigen? Fälligkeitsdatum festlegen geht auch ohne Probleme.

Brauchst du bei der Umsetzung Hilfe? Dann kontaktiere uns einfach. Wir haben schon einigen Kunden im Rahmen einer Teams-Session schnell und unbürokratisch geholfen.

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