Projektdaten aus ERP und SAP in SharePoint: vier Muster

Ein Projektraum, der nichts von den übrigen Systemen weiß, ist eine zweite Ablage neben der eigentlichen Arbeit. Die Projektnummer wird abgetippt, Bestellungen liegen im ERP, Fotos in einer App, und im Projektraum fehlt die Hälfte.

In unseren Projekten sind die Projekträume mit den führenden Systemen verbunden. Die Systeme sind bei jedem Kunden andere. Die Muster wiederholen sich. Dieser Beitrag beschreibt vier davon.

Muster 1: Stammdaten lösen den Projektraum aus

Das Projekt entsteht dort, wo es kaufmännisch geführt wird. Der Projektraum folgt.

Variante Schnittstelle. Bei einem Baukonzern ruft das CRM eine Schnittstelle auf, sobald dort ein Projekt angelegt wird. Sie erzeugt einen Eintrag in der Projektliste mit Projektnummer, Titel, Vorlage, Verantwortlichen, Phase, Land und Sprache. Gibt es die Projektnummer schon, lehnt die Schnittstelle ab. Den Rest erledigt die automatische Anlage des Projektraums.

Variante Abgleich. Bei einem Anlagenbauer kommen Projekte und Angebote aus dem ERP in eine zentrale Liste, alle sechs Stunden und einmal pro Woche vollständig. Die Projektleitung sucht ihr Projekt im Formular, ergänzt Team und Ordnerstruktur und startet die Anlage. Projektnummer, Name und Projektleitung muss niemand eintippen.

Wichtig ist in beiden Fällen ein eindeutiger Schlüssel. Die Projektnummer aus dem führenden System steht als durchsuchbare Eigenschaft am Projektraum, bei zwei Kunden auch in seiner Adresse.

Muster 2: Belege kommen zum Projekt

Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Belege entstehen im kaufmännischen System. Gebraucht werden sie im Projekt.

Bestellungen aus dem ERP. Alle 30 Minuten holt ein Dienst neue Bestellungen und Auftragsbestätigungen als PDF ab und legt sie mit Metadaten in die Bibliothek des jeweiligen Projekts.

Belege aus SAP. Bei einem anderen Kunden liegen Dokumente aus SAP in einer Übergabeliste bereit. Ein Dienst liest sie alle 30 Minuten, ordnet sie anhand der Dokumentart dem richtigen Ordner zu, vergibt den Dateinamen und schreibt die SAP-Felder als Metadaten. Der Weg führt nur in eine Richtung: von SAP ins Projekt.

Zwei Dinge haben sich bewährt:

Abgleich statt Hoffnung. Ein Kontrolllauf vergleicht, wie viele Dokumente das Quellsystem für ein Projekt kennt und wie viele im Projektraum liegen. Abweichungen werden sichtbar, bevor ein Anwender sie bemerkt.
Nachholen auf Knopfdruck. In der Bibliothek gibt es eine Schaltfläche, die den Abgleich für dieses Projekt neu anstößt, vollständig oder nur für Änderungen.

Muster 3: Kennzahlen anzeigen statt kopieren

Nicht alles muss nach SharePoint kopiert werden. Kosten, Erlöse und Deckungsbeitrag ändern sich laufend. Eine Kopie wäre immer veraltet.

Bei einem Kunden zeigt eine Kachel auf der Startseite des Projekts die Zahlen aus dem Controlling direkt an. Nur vier Werte werden täglich in die Projektliste übernommen, damit sich Projekte in der Übersicht danach filtern lassen.

Die Regel dahinter: Kopiert wird, was im Projekt abgelegt, durchsucht oder gefiltert werden soll. Alles andere wird angezeigt.

Muster 4: Der Projektraum meldet zurück

Eine Anbindung ist selten eine Einbahnstraße. Drei Beispiele:

Rollen. Wer im Projektraum einer Rolle zugeordnet wird, erhält sie auch im CRM und in der Baustellen-App. Die Mitgliederverwaltung im Projektraum ist die eine Stelle, an der Rollen gepflegt werden.
Phasen. Wechselt ein Projekt im CRM von der Akquise zum Auftrag, passt sich der Projektraum an: neue Bibliotheken, andere Rechte.
Stammdaten für Apps. Gewerke und Verortungen, die im Projektraum gepflegt werden, stehen in der Foto-App als Auswahl zur Verfügung.

Baustelle, Modelle, Signatur

Vier weitere Anbindungen zeigen, wie breit das Feld ist:

Fotos von der Baustelle. Alle zehn Minuten überträgt ein Dienst neue Fotos aus der Baustellen-App in die Fotobibliothek des Projekts, in Ordner nach Datum. Auftragnehmer, Gewerk, Verortung, Schlagworte und Standort kommen als Metadaten mit. Eine Karte im Projektraum zeigt die Fotos an ihrem Aufnahmeort.

Berichte und Checklisten. Bautagesberichte und Checklisten aus einem System für Baudokumentation landen über Nacht in den Bibliotheken der Projekte.

Modelle und Unterschriften. In einem Infrastrukturprojekt werden Modelldateien nach einer Freigabe in die zentrale BIM-Ablage übergeben. Unterlagen lassen sich direkt aus der Bibliothek qualifiziert signieren, einzeln oder im Stapel. Wie das abläuft, beschreibt der Beitrag Dokumente in SharePoint signieren.

Übergabe an den Betreiber. Bauunterlagen eines Infrastrukturprojekts gehen an die Anlagendokumentation des Betreibers und von dort ins Archiv. Dieses Muster hat einen eigenen Beitrag: SharePoint und LiveLink verbinden.

Was Anbindungen im Betrieb stabil hält

Schnittstellen fallen aus, liefern doppelt oder zu spät. Fünf Vorkehrungen, die wir in jeder Anbindung treffen:

Wiederholbar. Derselbe Aufruf darf zweimal kommen, ohne dass etwas doppelt entsteht.
Änderungen und Vollabgleich. Der regelmäßige Lauf holt nur Neues. Ein seltener vollständiger Lauf fängt ab, was dabei verloren ging.
Geduld mit dem Gegenüber. Antwortet ein System nicht oder drosselt es, wartet der Dienst und versucht es erneut.
Sichtbarer Zustand. Jeder Lauf hinterlässt, was er getan hat. Fehler stehen in einer Liste, die jemand ansieht.
Wartungsschalter. Die Anlage neuer Projekte lässt sich sperren, wenn ein Quellsystem umgestellt wird.

Was offen bleibt

Jede dieser Anbindungen ist Projektarbeit. Eine fertige SAP-Schnittstelle für SharePoint, die überall passt, gibt es nicht. Wie SAP die Belege bereitstellt, entscheidet die SAP-Seite. Welche Felder mitkommen, entscheidet der Fachbereich. Der Kern liefert die Muster und die Teile, die sich wiederholen.

Welche Anbindungen sich für Ihre Projekte lohnen, zeigt meist eine Frage: Welche Angabe tippt heute jemand ab, und welches Dokument sucht jemand in zwei Systemen?

Anbindungen sind ein Baustein von Smarter Project Portal.

Sie möchten Projekträume mit ERP, CRM oder SAP verbinden? Beschreiben Sie uns Ihre Systeme. Wir schätzen ein, welches Muster passt.

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