SharePoint und LiveLink verbinden: Übergabe ans Archiv

In vielen Konzernen gibt es zwei Welten. Gearbeitet wird in SharePoint und Teams. Aufbewahrt wird in LiveLink, das seit Jahren OpenText Content Server heißt und im Sprachgebrauch LiveLink geblieben ist.

Wer nach „LiveLink SharePoint“ sucht, findet vor allem Werkzeuge für die Migration. In großen Organisationen stellt sich die Frage oft anders: Beide Systeme bleiben, und Dokumente müssen zum richtigen Zeitpunkt vom einen ins andere. Dieser Beitrag beschreibt zwei solche Übergaben, die wir gebaut haben: freigegebene Dokumente aus einem Dokumentenmanagementsystem und Bauunterlagen aus einem Projektportal.

Wer macht was

	SharePoint und Teams	LiveLink
Zweck	Zusammenarbeit, Lebenszyklus, Freigabe	Aufbewahrung über Jahrzehnte
Inhalt	Entwürfe, Arbeitsstände, gültige Fassungen	abgeschlossene, freigegebene Unterlagen
Ordnung	Projekt, Prozess, Team	Aktenplan, Anlage, Aufbewahrungsklasse
Lebensdauer	bis zum Projektende oder zur nächsten Fassung	bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist

Die Übergabe ist der Moment, in dem ein Dokument von der einen Ordnung in die andere wechselt. Sie gelingt, wenn drei Fragen beantwortet sind: Was wird übergeben, wann, und woran erkennt man, dass es angekommen ist?

Muster 1: Jede veröffentlichte Fassung geht ins Archiv

Bei einem Logistikkonzern lenkt ein Dokumentenmanagementsystem in SharePoint die Vorgabedokumente: Bearbeitung, Prüfung, Freigabe, Veröffentlichung. Mit der Veröffentlichung geht jede Fassung zusätzlich an LiveLink.

Wann. Die Übergabe folgt unmittelbar auf die Freigabe. Bei Dokumenten mit einem Gültig-ab-Datum in der Zukunft gehört sie zum nächtlichen Lauf, der die Fassung am Stichtag veröffentlicht. Ändern sich später die Metadaten eines gültigen Dokuments, wird erneut übergeben.

Was. Übergeben wird die Leserfassung: das PDF mit Deckblatt, Kopf- und Fußzeile, wie es auch die Mitarbeitenden sehen. Die Word-Quelle bleibt im DMS. Dazu kommen rund zwanzig Metadaten, darunter Dokumentart, Prozess, Geltungsbereich, Gültig ab und Gültig bis, Sprache, Vertraulichkeit, Dokumentenverantwortliche, Freigeber, Version und die Aufbewahrungsfrist in Jahren. Mitgeschickt wird auch der vollständige Freigabeverlauf: wer wann geprüft und freigegeben hat, mit Kommentar.

Wohin. Das DMS kennt die Ordnerstruktur des Archivs nicht. Die Nachricht enthält keinen Zielordner. Wo das Dokument in LiveLink abgelegt wird, bestimmt die Gegenseite.

Zurück. Der Weg führt in eine Richtung. Das DMS liest nicht aus LiveLink und löscht dort nichts. Im Freigabeverlauf des Dokuments steht ein Eintrag „LiveLink“ mit Zeitpunkt und Ergebnis.

Muster 2: Bauunterlagen gehen an den Betreiber

In einem Infrastrukturprojekt der Bahn entstehen über Jahre Pläne, Nachweise, Protokolle und Bescheide. Gebaut wird im Projekt, betrieben wird die Anlage danach von einer anderen Einheit im Konzern. Sie braucht die Unterlagen in ihrer Ordnung: nach Anlage, Strecke und Kilometer statt nach Projekt und Baulos.

Zwischen Projektportal und LiveLink steht hier die Anlagendokumentation des Betreibers. Sie nimmt Unterlagen über eine Schnittstelle entgegen, wandelt sie in PDF/A um, versieht sie mit Barcode und Wasserzeichen und legt sie im Archiv ab.

Auswahl. Auf der Projektseite wählt jemand aus dem Projektteam die Bibliotheken, die übergeben werden sollen, über das Hauptprojekt und seine Baulose hinweg. Übergeben werden einzelne Dokumente. Je Projekt entsteht ein Übergabeprotokoll.

Prüfung vor dem Versand. Bevor etwas das Projekt verlässt, wird jedes Dokument geprüft:

• Ist es als relevant für die Anlagendokumentation gekennzeichnet?
• Eignet sich das Dateiformat für die dauernde Aufbewahrung?
• Lassen sich Dokumentart, Anlage und Projekt eindeutig zuordnen?
• Passen Strecke und Kilometer zusammen, und ist die Anlage noch aktiv?
• Hat eine befristet aufzubewahrende Unterlage ein Ablaufdatum?

Was die Prüfung nicht besteht, bleibt im Projekt und steht mit Begründung im Exportprotokoll.

Metadaten. Mit jedem Dokument gehen die Angaben, nach denen der Betreiber sucht: Betreff, Geschäftszahl und Datum, Dokumentart, Strecken mit Kilometer von und bis, Anlagen, Grundstücke, Projekt, Aufbewahrung und Zugriffsbeschränkung. Die Dokumentart des Projektportals wird dafür auf die Dokumentart der Anlagendokumentation abgebildet. Diese Zuordnung wird in einer Verwaltungsoberfläche gepflegt und steht nicht im Code.

Formate. Was die Anlagendokumentation umwandeln kann, wird zu PDF/A. Modelle, Zeichnungen im Originalformat, Videos und bereits signierte Dokumente gehen unverändert hinüber. Bei signierten Dokumenten würde eine Umwandlung die Signatur ungültig machen.

Rückmeldung. Nach der Übernahme schreibt der Dienst drei Angaben an das Dokument zurück: Status, Kennung und einen Link auf den Eintrag in der Anlagendokumentation. Das geschieht, ohne eine neue Version zu erzeugen und ohne „Geändert von“ zu überschreiben. Gesperrt wird das Dokument nicht.

Stand Oktober 2026 läuft diese Übergabe aus der SharePoint-Server-Umgebung des Projektportals. Für die Projekträume in SharePoint Online ist sie in Vorbereitung.

Der technische Weg

Keines der beiden Muster ruft LiveLink direkt auf. Dazwischen liegt jeweils ein Dienst des Konzerns mit einer schmalen Schnittstelle. Im ersten Fall ist es ein Übergabedienst, der ein Dokument samt Metadaten als eine Nachricht annimmt. Im zweiten ist es die Anlagendokumentation mit eigenen Aufrufen: Dokument anlegen, Inhalt übertragen, Angaben aktualisieren und zur Kontrolle zurücklesen.

Das hat Gründe:

• LiveLink steht im Rechenzentrum des Konzerns. Ein vorgelagerter Dienst oder ein API-Gateway ist der kontrollierte Zugang.
• Ordnerstruktur, Kategorien und Berechtigungen im Archiv gehören dem Archivteam. Die Quelle soll sie nicht kennen müssen.
• Wird LiveLink aktualisiert oder umgebaut, bleibt die Schnittstelle zur Quelle gleich.

Wo kein solcher Dienst existiert, gibt es den direkten Weg. Content Server bietet eine REST-Schnittstelle, über die sich Dokumente anlegen, Versionen hinzufügen und Kategorien mit Attributen setzen lassen. Daneben bietet OpenText eigene Produkte für die Verbindung mit Microsoft 365 an. Sie lohnen sich, wenn Inhalte aus dem Archiv in Teams und SharePoint sichtbar sein sollen. Für die gezielte Übergabe einzelner Dokumentarten ist eine schlanke Schnittstelle oft der kürzere Weg.

Was im Betrieb zählt

Die Übergabe darf die Arbeit nicht aufhalten. Schlägt sie fehl, bleibt das Dokument trotzdem veröffentlicht. Eine Arbeitsanweisung gilt, auch wenn das Archiv gerade nicht erreichbar ist. Die Übergabe wird nachgeholt.

Fehler brauchen einen Ort. Im DMS landet jede fehlgeschlagene Übergabe in einer Fehlerliste. Ein täglicher Bericht an die Administratoren nennt die Dokumente, die im Schritt „LiveLink“ hängen. Im Verwaltungsbereich gibt es eine Schaltfläche zum Wiederholen.

Nicht blind wiederholen. Ist unklar, ob eine Sendung angekommen ist, darf der Dienst sie nicht einfach erneut schicken. Sonst liegt das Dokument doppelt im Archiv, oder das Archiv lehnt die zweite Sendung ab, weil es die Version schon kennt. Die Übergabe der Bauunterlagen führt deshalb je Dokument Buch über jeden Teilschritt: angelegt, Inhalt übertragen, zurückgelesen, Protokoll geschrieben, Dokument aktualisiert. Nach einem Abbruch setzt sie genau dort fort. Unklare Fälle bleiben stehen, bis jemand sie geprüft hat.

Das Archiv gibt das Tempo vor. Die Anlagendokumentation verarbeitet rund zweihundert Dokumente pro Stunde und antwortet bei Rückstau mit „zu viele Anfragen“. Der Dienst wartet dann so lange, wie die Antwort vorgibt. Auf der Seite der Quelle brauchen große PDFs viel Arbeitsspeicher. Im nächtlichen Lauf des DMS werden deshalb höchstens zwei Dokumente gleichzeitig veröffentlicht und übergeben.

Erst trocken, dann scharf. Der Schreibweg ist in der Voreinstellung gesperrt. Ein Lauf zeigt zuerst, was er übergeben würde und was er zurückweist. Erst nach dieser Durchsicht wird er freigegeben.

Wie lange ist lang?

Aufbewahrungsfristen von sieben oder zehn Jahren kennt jedes Unternehmen. Bei Infrastruktur gelten andere Maßstäbe. Für Eisenbahnanlagen in Österreich verlangt die Eisenbahn-Bauentwurfsverordnung, dass die Unterlagen bis zur Außerbetriebnahme der Anlage aufbewahrt werden (§ 3 Abs. 4 EBEV). Eine Brücke oder ein Tunnel steht hundert Jahre und länger. So lange müssen die Unterlagen lesbar bleiben.

Dieselbe Bestimmung erlaubt die elektronische Aufbewahrung, wenn Änderungen gegenüber freigegebenen Fassungen dokumentiert sind, überholte Fassungen erhalten bleiben und jederzeit ein Ausdruck möglich ist.

Daraus folgt, was eine Übergabe leisten muss:

• Ein Format, das überdauert. PDF/A statt des Formats der Software, mit der das Dokument entstanden ist.
• Metadaten, die ohne das Projekt verständlich sind. In dreißig Jahren kennt niemand mehr das Baulos. Die Anlage und der Streckenkilometer bleiben.
• Eine Angabe zur Aufbewahrung an jedem Dokument. Bei den Bauunterlagen gibt es zwei Klassen: dauernd oder befristet mit Ablaufdatum. Im DMS trägt jedes Dokument eine Frist in Jahren.
• Ein System, das dafür gebaut ist. Ein Projektraum wird nach dem Projektende aufgeräumt. Ein Archiv ist auf Jahrzehnte ausgelegt.

Welche Fristen für Ihre Unterlagen gelten, klären Sie mit Ihrer Rechtsabteilung. Dieser Beitrag ersetzt diese Prüfung nicht.

Was die Übergabe nicht ist

• Keine Suche über beide Systeme. Wer im Archiv sucht, sucht im Archiv.
• Kein Abgleich in beide Richtungen. Änderungen im Archiv kommen nicht zurück nach SharePoint.
• Kein Löschen. Wird ein Dokument in SharePoint archiviert oder gelöscht, bleibt die übergebene Fassung im Archiv.
• Keine Migration. Bestand in LiveLink bleibt, wo er ist.

Sieben Fragen vor der Anbindung

1. Welche Dokumente gehen ins Archiv: alle, bestimmte Arten, nur freigegebene Fassungen?
2. Was löst die Übergabe aus: die Freigabe, ein Stichtag, das Projektende, eine Person?
3. Welche Metadaten verlangt das Archiv, und woher kommen sie in SharePoint?
4. Wer entscheidet über den Ablageort im Archiv: die Quelle oder die Gegenseite?
5. Was geschieht bei einem Fehler, und wer sieht ihn?
6. Was soll in SharePoint sichtbar sein, nachdem das Dokument angekommen ist?
7. Bleibt das Dokument in SharePoint, wird es gesperrt oder irgendwann entfernt?

Die Übergabe an ein Archivsystem gehört zu den Anbindungen, die wir für Smarter DMS und Smarter Project Portal bauen. Wie weit SharePoint selbst bei der Aufbewahrung trägt, beschreibt der Beitrag Ist SharePoint revisionssicher?. Weitere Anbindungen von Projekträumen zeigt Projektdaten aus ERP und SAP in SharePoint. Wie signierte Dokumente entstehen, steht in Dokumente in SharePoint signieren.

Bei Ihnen stehen SharePoint und LiveLink nebeneinander? Sprechen wir darüber, welche Dokumente wann hinübergehen sollen.