SharePoint-Archiv mit Datenhoheit im eigenen Azure

Der Kunde hatte mit Keepit bereits eine professionelle Sicherung für Microsoft 365. Gelöschte oder versehentlich veränderte Inhalte ließen sich wiederherstellen. Die neue Anforderung entstand deshalb nicht aus einem fehlenden Backup, sondern aus einer anderen Frage:

Können wir die Archivkopie abgeschlossener SharePoint-Projekte selbst verwalten, direkt nutzen und nach unseren Regeln betreiben?

Der Kunde wollte die Projektdaten nicht ausschließlich über das Speicher-, Zugriffs- und Vertragsmodell eines Backup-Services nutzen. Die zusätzliche Archivkopie sollte in einer von ihm administrierten Azure-Subscription liegen. Dort bestimmt er unmittelbar über Storage-Konto, Zugriffe, Aufbewahrung, Lifecycle und Kosten.

Das ist die Datenhoheit, um die es in diesem Projekt geht.

Backup, Datenresidenz und Kundenkontrolle sind verschiedene Anforderungen

Keepit und Microsoft 365 Backup verfolgen jeweils ein schlüssiges Schutzmodell:

• Keepit speichert Microsoft-365-Backups in eigenen sicheren Storage-Systemen und positioniert seine Cloud bewusst unabhängig von den großen Public-Cloud-Plattformen.
• Microsoft 365 Backup erzeugt schnelle Wiederherstellungspunkte innerhalb der Microsoft-365-Datengrenze.

Beide Ansätze schützen Daten und unterstützen die Wiederherstellung. Sie erzeugen aber nicht automatisch die konkret geforderte Dateikopie in einem vom Kunden ausgewählten Azure Storage Account, auf die der Kunde mit seinem eigenen RBAC-, Netzwerk- und Governance-Modell zugreift.

Das ist kein Qualitätsurteil über die Backup-Produkte. Es ist ein anderes Betriebsmodell:

Anforderung	Operatives Backup	Kundenkontrolliertes Projektarchiv
Gelöschte oder veränderte Inhalte wiederherstellen	zentrale Aufgabe	nicht der Hauptzweck
Historische Wiederherstellungspunkte	je nach Produktumfang	nicht enthalten
Archivdateien im eigenen Storage Account	nicht automatisch	ja
Direkter Zugriff über eigene Azure-Rollen	nach Service-Modell	ja
Storage-Tier, Lifecycle und Kosten selbst steuern	nach Service-Modell	in der Kunden-Subscription
Abgeschlossene Projekte formal übernehmen	ergänzend möglich	Kernprozess

Die konkrete Kundenanforderung

In SharePoint lagen abgeschlossene Projekt-Sites mit technischen Dokumentationen, Plänen und kaufmännischen Unterlagen. Die Inhalte änderten sich kaum noch, mussten aber auffindbar, nachvollziehbar und wirtschaftlich aufbewahrt werden.

Der Kunde definierte dafür sechs klare Ziele:

1. Nur fachlich abgeschlossene und freigegebene Projekte werden übernommen.
2. Die Archivdateien liegen in seiner eigenen Azure-Subscription.
3. Berechtigungen, Netzwerkzugriff und Monitoring folgen seinen Standards.
4. Administratoren können Dateien ohne vorherige Wiederherstellung durchsuchen und herunterladen.
5. Jeder Lauf dokumentiert Umfang, Datenmenge, Fehler und offenen Klärungsbedarf.
6. SharePoint bleibt in einem ersten Pilot unverändert.

Der letzte Punkt war wichtig. Datenhoheit entsteht nicht dadurch, dass man die Quelle möglichst schnell löscht. Sie entsteht zuerst durch eine vollständige, überprüfbare und nutzbare zusätzliche Kopie.

Was der Archive Workspace daraus macht

Wir haben die Anforderung als eigenständigen Produktprozess umgesetzt:

1. Ein Administrator wählt eine konfigurierte SharePoint-Site und deren Bibliotheken aus.
2. Der Archive Workspace startet einen dauerhaften Hintergrundlauf; der Browser muss nicht geöffnet bleiben.
3. Die Lösung prüft Scope, Vollständigkeit und gespeicherte Dateiinhalte und hält Abweichungen im Report fest.
4. Berechtigte Administratoren suchen anschließend im Archiv nach Dateiname oder Pfad und laden Dateien oder Ordner als ZIP herunter.

Die Archivobjekte und die technischen Nachweise liegen in der Azure-Umgebung des Kunden. Damit kann der Kunde das Archiv in sein eigenes Rollen-, Netzwerk-, Monitoring- und Kostenmodell integrieren.

Die technische Umsetzung hinter langlebigen Hintergrundläufen, sicheren Retries, Byte-Verifikation und konsistenten Reports beschreiben wir bewusst getrennt in Teil 2.

Welchen Mehrwert erhält der Kunde?

Direkte Kontrolle über die Archivkopie

Der Kunde administriert die Azure-Ressourcen, in denen die Archivdateien liegen. Er vergibt Zugriffe, definiert Lifecycle-Regeln und sieht die entstehenden Storage-Kosten in seiner eigenen Subscription.

Eine zusätzliche Zugriffsebene

Keepit bleibt für operative Wiederherstellungen im Einsatz. Das Projektarchiv bietet daneben einen direkten, dateibasierten Zugriff auf abgeschlossene Projektdaten. Ein Administrator muss für eine einzelne Archivdatei nicht zuerst einen Restore in SharePoint auslösen.

Ein nachvollziehbarer Projektabschluss

Eine Site gilt nicht deshalb als archiviert, weil irgendwo Blobs vorhanden sind. Der Lauf besitzt einen definierten Scope, dokumentiert jede Abweichung und endet mit einem prüfbaren Report. Fachbereich und IT können damit dieselbe Übergabe abnehmen.

Transparente Kostensteuerung

Selten genutzte Projektdaten lassen sich über Azure Storage-Tiers und Lifecycle-Regeln wirtschaftlich betreiben. Diese Regeln gehören zur Azure-Governance des Kunden und bleiben von der Archivierungsanwendung getrennt.

Weniger Bindung an einen einzelnen Zugriffsweg

Das Archiv ersetzt keinen Backup-Service. Es verhindert aber, dass der Zugriff auf die abgeschlossene Projektdokumentation ausschließlich von dessen Portal, Datenformat und Bedienmodell abhängt.

Was die Lösung bewusst nicht ist

Der Archive Workspace ist weder ein Ersatz für Keepit oder Microsoft 365 Backup noch ein vollständiges SharePoint-Abbild.

Archiviert wird der aktuelle Byte-Stand der gefundenen Dateien. Versionshistorien, Listenfelder, Seiten, leere Ordner, ursprüngliche Berechtigungen, Workflows und die Site-Konfiguration gehören nicht zum Produktumfang. Regulatorische Aufbewahrung, regionsübergreifende Verfügbarkeit und zugesagte Wiederherstellungszeiten bleiben ebenfalls eigenständige Anforderungen.

Das Produkt unterstützt neben Copy-only auch kontrolliertes Löschen, verifizierte Ersatzlinks und optionales Read-only. Für den Einstieg empfehlen wir dennoch Copy-only: Erst wenn technischer Report, fachliche Stichprobe und Archivzugriff überzeugen, sollte der Kunde über Änderungen an der Quelle entscheiden.

Fazit

Die Anforderung lautete nicht „noch ein Backup“. Der Kunde wollte die Archivkopie selbst kontrollieren: in seiner Azure-Subscription, mit seinem Zugriffsmodell, seinen Aufbewahrungsregeln und einem direkten Weg zu den Dateien.

Keepit schützt weiterhin den operativen Microsoft-365-Betrieb. Der Archive Workspace ergänzt diese Schutzebene um ein kundenkontrolliertes SharePoint-Projektarchiv.

Teil 2 zeigt die wichtigsten Erkenntnisse aus der technischen Umsetzung. Teil 3 beschreibt Freigabe, Abnahme und sicheren Rollout.

Sie möchten prüfen, ob dieses Kontrollmodell zu Ihrer SharePoint-Landschaft passt? Starten wir mit einer abgeschlossenen Test-Site.