Dokumente in SharePoint signieren: einzeln und im Stapel

Ein Vertrag, ein Abnahmeprotokoll, ein freigegebener Plan: Manche Dokumente brauchen eine Unterschrift, die der eigenhändigen gleichgestellt ist. Ausdrucken, unterschreiben und einscannen hält den Vorgang auf und trennt das Dokument von seiner Ablage.

2021 haben wir an dieser Stelle gezeigt, wie sich Dokumente in SharePoint mit der Handy-Signatur unterschreiben lassen. Seither hat sich einiges geändert. Die Handy-Signatur wurde Ende 2023 von der ID Austria abgelöst. Microsoft hat SharePoint eine eigene Signaturfunktion gegeben. Und in einem Großprojekt ist aus unserer Lösung ein Dienst geworden, der auch dreißig Dokumente in einem Durchgang signiert. Dieser Beitrag beschreibt den Stand von 2026.

Welche Signatur brauchen Sie?

Die europäische eIDAS-Verordnung kennt drei Stufen:

• Einfache elektronische Signatur. Ein Name unter einer E-Mail oder ein Klick auf „Zustimmen“. Sie genügt für vieles, beweist aber wenig.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur. Sie ist einer Person zugeordnet und macht nachträgliche Änderungen erkennbar.
• Qualifizierte elektronische Signatur. Sie beruht auf einem qualifizierten Zertifikat eines Vertrauensdiensteanbieters. Nur sie ist der eigenhändigen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.

In Österreich ist die ID Austria das verbreitete Mittel für die qualifizierte Signatur. Ob ein Dokument die Schriftform verlangt, ist eine rechtliche Frage, die Sie mit Ihrer Rechtsabteilung klären.

Für den reinen Nachweis, dass jemand ein Dokument gelesen hat, braucht es keine Signatur. Dafür gibt es die nachweisliche Kenntnisnahme.

Was SharePoint selbst mitbringt

Microsoft 365 enthält inzwischen SharePoint eSignature. Aus einer PDF- oder Word-Datei in der Bibliothek lässt sich eine Signaturanfrage an interne und externe Personen senden. Abgerechnet wird nach Nutzung über ein Azure-Abonnement. Adobe Acrobat Sign und Docusign lassen sich als Anbieter einbinden.

Der Dienst von Microsoft arbeitet mit einfachen elektronischen Signaturen. Für Bestellungen, interne Vereinbarungen und Dokumente ohne Formvorschrift ist das ein guter Weg, weil nichts zu entwickeln ist. Wo die qualifizierte Signatur verlangt ist, braucht es einen Vertrauensdiensteanbieter.

Qualifiziert signieren aus der Bibliothek

In einem Infrastrukturprojekt gehört die qualifizierte Signatur zum Projektraum. Signiert wird über den zentralen Signaturdienst des Konzerns. In jeder Bibliothek stehen dafür drei Befehle bereit: signieren, zum Stapel hinzufügen und Stapel öffnen.

Ein Dokument, eine Unterschrift. Der Befehl ist aktiv, wenn genau ein PDF ausgewählt ist. Die Person wird zum Signaturdienst weitergeleitet, bestätigt dort mit ihrer Signatur und kehrt danach in die Bibliothek zurück.

Ein Dokument, mehrere Unterschriften. Wer den Vorgang startet, legt die Unterzeichner und ihre Reihenfolge fest. Nach jeder Unterschrift wird die nächste Person per E-Mail eingeladen. Wer an der Reihe ist, kann signieren, ablehnen oder an jemand anderen delegieren. Der Vorgang lässt sich abbrechen. Hat eine Person noch keinen Zugriff auf das Dokument, erhält sie ihn als ersten Schritt.

Viele Dokumente, ein Durchgang. Das ist die Stapelsignatur. Dokumente werden aus der Bibliothek in einen Stapel gelegt. Ab fünf Dokumenten lässt sich der Stapel starten. Je Signaturvorgang gehen höchstens dreißig Dokumente an den Dienst, größere Stapel werden aufgeteilt. Beide Grenzen sind einstellbar. Die Person bestätigt je Vorgang einmal und signiert damit alle Dokumente darin.

Was mit dem Dokument geschieht

Auschecken. Beim Start wird das Dokument ausgecheckt. Niemand ändert es, während die Signatur läuft.

Neue Version. Das signierte PDF kommt als neue Version in die Bibliothek zurück. Der Kommentar zur Version nennt den Vorgang und die Person.

Eigene Ablage für Vorgänge. Der Stand eines Signaturvorgangs steht in einer eigenen Bibliothek und nicht in Spalten am Dokument. Das Dokument selbst bleibt, was es war, mit einer Version mehr.

Die Position der Signatur. In der Lösung von 2021 klickten Unterzeichner die Stelle in einer Vorschau an. Wie das funktionierte, beschreibt der Beitrag Position der digitalen Unterschrift in PDFs festlegen. Heute bestimmt ein Signaturprofil des Dienstes, wo und wie die Signatur erscheint. Für den Stapel ist das Profil wählbar. Das ist weniger frei und dafür bei dreißig Dokumenten praktikabel.

Der technische Weg

Die Befehle in der Bibliothek sind eine Erweiterung mit dem SharePoint Framework. Sie ruft einen Dienst in Azure auf, der das Dokument an den Signaturdienst übergibt, die Person dorthin weiterleitet, das Ergebnis abholt und in die Bibliothek zurückschreibt.

Die Lösung von 2021 lief noch als Add-in. Dieses Modell hat Microsoft für SharePoint Online eingestellt. Wer eine ältere Signaturlösung auf dieser Grundlage betreibt, muss sie ablösen.

Grenzen und Voraussetzungen

• Nur PDF, bis 50 MB je Datei. Andere Formate müssen vorher als PDF vorliegen.
• Eine Signatur schützt genau diesen Stand. Jede spätere Änderung macht sie ungültig, auch eine Umwandlung in PDF/A. Signierte Dokumente gehen deshalb unverändert an ein Archiv. Mehr dazu im Beitrag SharePoint und LiveLink verbinden.
• Die Signatur braucht ein Signaturmittel. Jede Person, die qualifiziert signiert, braucht ein eigenes, zum Beispiel die ID Austria.
• Der Stapel verlangt Sorgfalt. Wer dreißig Dokumente mit einer Bestätigung signiert, muss wissen, was im Stapel liegt. Der Stapel lässt sich deshalb vor dem Start öffnen und durchsehen.

Wann welcher Weg

Anforderung	Weg
Interne Freigabe ohne Formvorschrift	Freigabeworkflow oder SharePoint eSignature
Vereinbarung mit Externen, einfache Signatur genügt	SharePoint eSignature, bei Bedarf mit Adobe Acrobat Sign oder Docusign
Schriftform oder hohe Beweiskraft	qualifizierte Signatur über einen Vertrauensdiensteanbieter
Viele gleichartige Dokumente, eine Person	Stapelsignatur
Nachweis, dass jemand gelesen hat	Kenntnisnahme statt Signatur

Fünf Fragen vor dem Start

1. Welche Dokumente verlangen eine qualifizierte Signatur, und für welche genügt eine einfache?
2. Wer signiert: nur Mitarbeitende oder auch Externe?
3. Gibt es einen Signaturdienst im Unternehmen, oder braucht es einen Vertrag mit einem Vertrauensdiensteanbieter?
4. Wie viele Dokumente signiert eine Person an einem Tag?
5. Wohin gehen signierte Dokumente danach, und bleiben sie dort unverändert?

Die Signatur aus der Bibliothek ist ein Baustein, den wir mit Smarter Project Portal einsetzen. Die Beiträge von 2021 zeigen den Ausgangspunkt: den Workflow für mehrere Unterzeichner und den Aufbau für SharePoint Online.

Sie unterschreiben noch auf Papier oder betreiben eine Signaturlösung, die abgelöst werden muss? Sprechen wir darüber, welche Signatur Ihre Dokumente brauchen.