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Besucheranmeldung für Microsoft 365
Smarter Visitor Registration
Besucher in Outlook anmelden, am Empfang per QR-Code einchecken.
Smarter Visitor Registration verbindet Einladung, Empfang und Überblick: Gastgeber melden Gäste im Outlook-Termin an, Besucher checken am Terminal selbst ein und aus, und der Empfang sieht jederzeit, wer im Haus ist. Die Lösung läuft in Ihrem eigenen Azure-Abonnement.
Kein Admin oder nur neugierig? Klick-Demo ansehen, ohne Installation →
- Besucherdaten bleiben in Ihrer Umgebung
- Ihr Azure
- Terminal in zwei Sprachen
- DE / EN
Vom Termin bis zum Check-out
Ein durchgängiger Ablauf ohne Papierliste: Die Anmeldung beginnt in Outlook und endet am Terminal.
- 1
Einladen in Outlook
Ein Klick im Termin fügt den QR-Code in die Einladung ein und meldet alle Teilnehmer als erwartete Besucher an.
- 2
Einchecken am Terminal
Besucher scannen den Code am Tablet im Empfang, bestätigen ihre Daten und – wenn gewünscht – Ihre Verhaltensrichtlinien.
- 3
Überblick für den Empfang
Die Auswertungen zeigen geplante, anwesende und ausgecheckte Besucher je Standort, auch als Anzeige für einen Bildschirm.
Ein Terminal, das Besucher selbst bedienen
Zwei große Schaltflächen, klare Schritte: Das Terminal ist für Menschen gebaut, die es zum ersten Mal sehen. Es läuft auf einem Tablet oder PC im Browser oder in Microsoft Teams.
- QR-Code mit Kamera oder USB-Scanner
- Manueller Check-in für Besucher ohne Voranmeldung
- Verhaltensrichtlinien mit Bestätigung, je Standort in Deutsch und Englisch
- LKW-Lageplan für Anlieferungen
Im eigenen Design
Logo und Farben des Terminals legen Sie in den Einstellungen fest. Die Schrift auf den Schaltflächen passt sich für gute Lesbarkeit automatisch an.
Wissen, wer im Haus ist
Die Auswertungen zeigen je Standort, wer erwartet wird, wer vor Ort ist und wer bereits gegangen ist – mit Ansprechperson und Besuchsgrund.
- Filter für heute, die letzten sieben Tage oder einen eigenen Zeitraum
- Druckansicht und CSV-Export
- TV-Anzeige für einen Bildschirm im Empfang
- Automatischer Check-out um Mitternacht für vergessene Abmeldungen
Hinweis zur Sicherheit
Der Filter „Live (nur vor Ort)“ liefert im Ernstfall die Liste aller anwesenden Besucher – auf Wunsch gedruckt.
Anruf an die Ansprechperson direkt vom Terminal
Als App in Microsoft Teams ruft das Terminal nach dem Check-in die Ansprechperson an – oder die Zentrale, wenn niemand abhebt. Das entlastet Empfänge, die nicht ständig besetzt sind.
Mit einer Setuprichtlinie richten Sie Teams für das Kiosk-Konto so ein, dass dort nur das Besucher-Terminal angeheftet ist. Die Dokumentation beschreibt die Einrichtung Schritt für Schritt.
Mehrere Standorte, eine Installation
Jeder Standort hat eigene Terminal-Benutzer, Richtlinien, E-Mail-Vorlagen und Auswertungen. Das Outlook-Add-in ordnet Termine über den Ort oder über Gruppen automatisch dem richtigen Standort zu.
Berechtigungen steuern Sie über Gruppen in Microsoft Entra ID: Administratoren, Auswertungen je Standort und das Konto des Terminals.
Gebaut für Microsoft 365
Daten in Ihrer Umgebung
Die Anwendung läuft in Ihrem Azure-Abonnement. Besucherdaten liegen in Ihrer Datenbank – wir haben keinen Zugriff darauf.
Anmeldung mit Microsoft Entra ID
Keine eigene Benutzerverwaltung: Zugriff über Ihre Konten und Gruppen, Single Sign-on in Outlook und Teams.
Datenschutz mitgedacht
Besucher entscheiden über die Speicherung ihrer Kontaktdaten. Ohne Einwilligung wird der Besuch beim Auschecken anonymisiert.
- Anmeldung direkt im Termin
- Outlook
- Check-in ohne Wartezeit
- QR-Code
- Anruf an die Ansprechperson
- Teams
- Betrieb in Ihrem Abonnement
- Azure
Bordmittel oder App?
Wann reichen die Microsoft-Bordmittel?
Für einen kleinen Empfang mit wenigen Gästen genügt oft eine einfache Liste. Smarter Visitor Registration ist für Organisationen gebaut, die Besuche verlässlich erfassen und nachvollziehen wollen.
Dafür reichen die Bordmittel
- Wenige Besuche pro Woche an einem Standort: eine Liste in Microsoft Lists oder ein Formular in Microsoft Forms.
- Reine Terminabstimmung ohne Empfang: der Outlook-Kalender.
Dafür ist Smarter Visitor Registration gebaut
- Voranmeldung im Outlook-Termin mit QR-Code für alle eingeladenen Personen
- Selbstbedienung am Terminal mit Bestätigung von Verhaltensrichtlinien
- Auswertungen je Standort mit anwesenden, geplanten und vergessenen Besuchen
- Anruf an die Ansprechperson über Microsoft Teams
- Rollen und Standorte über Gruppen in Microsoft Entra ID
Wenn die linke Spalte Ihren Fall abdeckt, brauchen Sie keine App – die Bordmittel sind bereits bezahlt. Für alles rechts gibt es Smarter Visitor Registration.
Support & Ressourcen
Dokumentation und rechtliche Informationen zu Smarter Visitor Registration.
Erste Schritte
Überblick, Voraussetzungen und Einrichtung in acht Schritten.
Anleitung ansehenInstallation
Marketplace-Bereitstellung, Microsoft-Entra-Schritte und Einrichtungsassistent.
Installation ansehenNutzungsbedingungen
Rechtliche Bedingungen für Smarter Visitor Registration.
Bedingungen lesenSupport
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