SharePoint als DMS: Wo Haupt- und Nebenversionen enden

SharePoint Online ist für viele Organisationen längst das Dokumentenmanagementsystem, auch wenn es nie so genannt wurde. Versionierung, Metadaten, Berechtigungen und Suche sind vorhanden und bezahlt. Für Projektablagen und Teamdokumente genügt das.

Anders ist es bei gelenkten Dokumenten: Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen, Richtlinien, Regelwerke. Dort zählt, welche Fassung heute gilt, wer sie freigegeben hat und ob die Betroffenen sie kennen. Dieser Beitrag zeigt, wie weit die Bordmittel tragen und an welcher Stelle sie enden.

Was SharePoint mitbringt

Eine Dokumentbibliothek kann mehr, als die Standardeinstellung zeigt:

• Haupt- und Nebenversionen: Entwürfe laufen als 0.1, 0.2, 1.1. Erst mit „Hauptversion veröffentlichen“ entsteht 1.0 oder 2.0.
• Entwurfssichtbarkeit: Sie legen fest, ob Entwürfe für alle Leser, nur für Bearbeiter oder nur für Genehmiger sichtbar sind.
• Inhaltsgenehmigung: Dokumente tragen den Status Entwurf, Ausstehend, Genehmigt oder Abgelehnt.
• Auschecken: Während einer Bearbeitung sieht niemand halbfertige Zwischenstände.
• Metadaten und Suche: Dokumentart, Prozess oder Geltungsbereich als Spalten, dazu die Volltextsuche.
• Aufbewahrung: Über Aufbewahrungsbezeichnungen in Microsoft Purview lassen sich Fristen und Löschsperren festlegen.

Für ein Team mit überschaubarem Bestand ist das ein vollwertiges System. Leser sehen die zuletzt veröffentlichte Hauptversion, die Redaktion arbeitet am nächsten Entwurf. Wenn Ihre Dokumente mit der Veröffentlichung sofort gelten, brauchen Sie nichts darüber hinaus.

Der Fall, der nicht hineinpasst

Eine Arbeitsanweisung wird im November überarbeitet. Die neue Fassung gilt ab dem Jahreswechsel, weil bis dahin eine Maschine umgestellt wird. Bis zum Stichtag muss die bisherige Fassung gültig bleiben. Gleichzeitig sollen alle Betroffenen die neue Fassung lesen, Fragen stellen und die Kenntnisnahme bestätigen.

SharePoint kennt für eine Datei genau eine Sicht für Leser: die zuletzt veröffentlichte Hauptversion. Eine Fassung, die freigegeben ist, aber noch nicht gilt, kommt in diesem Modell nicht vor. Die üblichen Auswege haben jeweils einen Haken:

Ausweg	Folge
Neue Fassung früh veröffentlichen und im Text vermerken, dass sie erst später gilt	Wer heute nachschlägt, liest die künftige Regel. Die gültige Fassung liegt nur noch im Versionsverlauf.
Erst am Stichtag veröffentlichen	Keine Vorlaufzeit. Kenntnisnahmen beginnen, wenn die Regel bereits gilt.
Zweite Datei „AA-017 neu“ daneben ablegen	Zwei Dateien, zwei Links, zwei Versionsverläufe. Die Suche findet beide, und am Stichtag muss jemand händisch umbauen.
Entwurf für alle Leser sichtbar machen	Leser sehen dann jeden Entwurf, nicht nur den freigegebenen. Was gilt, ist nicht mehr eindeutig.

Auch die zeitgesteuerte Veröffentlichung, die SharePoint für Seiten anbietet, hilft hier nicht: Bis zum Termin bleibt die neue Fassung für Leser unsichtbar. Gebraucht wird das Gegenteil.

Drei weitere Stellen, an denen es eng wird

Freigabe mit Rollen. Die Genehmigung in einer Bibliothek kennt eine Stufe und Personen mit dem Recht zu genehmigen. In der Praxis hängt es von der Organisationseinheit ab, wer prüft und wer freigibt. Oft gibt es mehrere Stufen, manchmal müssen alle Prüfer zustimmen, manchmal genügt eine Person. Mit Power Automate lässt sich einiges davon bauen. Der Aufwand steigt aber schnell, sobald Vertretungen, Fristen und Sperren während der Freigabe dazukommen.

Kenntnisnahme. SharePoint zeigt, wer eine Datei geöffnet hat. Ein Nachweis, dass eine bestimmte Person eine bestimmte Version bestätigt hat, ist das nicht.

Leserfassung. Leser sollen kein Word-Dokument bearbeiten können, sondern eine feste Fassung mit Versionsangabe und Freigabedatum auf jeder Seite sehen. Das Umwandeln in PDF bleibt im Standard Handarbeit.

Jeder dieser Punkte hat in dieser Serie einen eigenen Beitrag: der Freigabeworkflow, die Lesebestätigung und der Weg von Word zum gültigen PDF.

Wann die Bordmittel reichen

Eine ehrliche Faustregel:

• Dokumente gelten mit der Veröffentlichung sofort.
• Eine Person oder eine kleine Gruppe genehmigt.
• Die Leserschaft ist überschaubar, Änderungen werden im Team besprochen.
• Ein Auditor fragt nach der aktuellen Fassung, nicht nach dem Nachweis je Mitarbeiter.

Trifft das zu, richten Sie eine Bibliothek mit Haupt- und Nebenversionen und Inhaltsgenehmigung ein und sparen sich jedes Zusatzprodukt.

Sobald ein Gültig-ab-Datum, mehrere Freigabestufen oder eine nachweisliche Kenntnisnahme verlangt sind, lohnt ein anderer Aufbau.

Der andere Aufbau: Stationen statt Versionsnummern

In unseren Projekten trennen wir die Zustände eines Dokuments nicht über Versionsnummern, sondern über Bibliotheken:

1. Bearbeitung: Word-Datei, Entwürfe, Feedback. Sichtbar für die Redaktion.
2. Verteilung: freigegebene Fassung, die noch nicht gilt. Lesbar für alle Betroffenen.
3. Gültige Dokumente: genau eine Fassung je Dokument, nur lesbar.
4. Archiv: abgelaufene und außer Kraft gesetzte Dokumente.

Eine durchgehende Dokument-ID verbindet die Kopien. Wo ein Dokument liegt, bestimmt, wer es sieht und was damit geschehen darf. Am Stichtag wandert die Fassung in der Nacht von der Verteilung zu den gültigen Dokumenten. Die bisherige Fassung bleibt im Versionsverlauf erhalten.

Dieses Prinzip steckt hinter Smarter DMS. Es ist bei Kunden mit jeweils eigenem Freigabeablauf im Einsatz.

Sie überlegen, ob SharePoint für Ihre gelenkten Dokumente reicht? Zeigen Sie uns Ihren Ablauf. Sie erhalten eine Einschätzung, was mit Bordmitteln geht und wo ein DMS-Kern sinnvoll ist.

Alle Teile der Serie:

1. SharePoint als DMS: Wo Haupt- und Nebenversionen enden (dieser Beitrag)
2. Gültig ab: Dokumente vor dem Stichtag verteilen
3. Freigabeworkflow in SharePoint: fünf Abläufe aus der Praxis
4. Lesebestätigung in SharePoint: Kenntnisnahme nachweisen
5. Dokumentenlenkung nach ISO 9001 mit SharePoint
6. Integriertes Managementsystem in Microsoft 365 aufbauen
7. Arbeitsanweisungen digital lenken: von Word zum gültigen PDF
8. Ist SharePoint revisionssicher? Was ein DMS nachweisen muss