Gültig ab: SharePoint-Dokumente vor dem Stichtag verteilen

Eine neue Regelung tritt selten an dem Tag in Kraft, an dem sie freigegeben wird. Schichtpläne müssen angepasst, Mitarbeitende informiert, manchmal Geräte umgestellt werden. Zwischen Freigabe und Inkrafttreten liegen Tage oder Wochen.

In dieser Zeit gibt es zwei Fassungen desselben Dokuments, die beide ihre Berechtigung haben: die gültige und die künftig gültige. Im ersten Beitrag dieser Serie haben wir gezeigt, warum Haupt- und Nebenversionen das nicht abbilden. Hier geht es um die Lösung im Detail.

Die Station zwischen Freigabe und Gültigkeit

Der Kern ist eine eigene Bibliothek für freigegebene Fassungen, die noch nicht gelten. Sie heißt von Kunde zu Kunde anders: „Dokumente in Verteilung“, „Künftig gültige Dokumente“, „Dokumente vor Inkraftsetzung“. Gemeint ist dasselbe.

Der Ablauf bei der letzten Freigabe:

Das System erhöht die Versionsnummer und hält Prüfer, Freigeber und Datum fest.
Liegt das Gültig-ab-Datum in der Zukunft, entsteht die Leserfassung in der Verteilung. Liegt es heute oder in der Vergangenheit, geht sie direkt zu den gültigen Dokumenten.
Leserinnen und Leser sehen die künftige Fassung in einer eigenen Ansicht, klar getrennt von den gültigen Dokumenten.
Die bisherige Fassung bleibt unverändert gültig.

Eine durchgehende Dokument-ID verbindet die Arbeitskopie, die Fassung in der Verteilung und die gültige Fassung. Darüber findet das System am Stichtag das richtige Ziel.

Was am Stichtag geschieht

Ein nächtlicher Lauf sucht alle Dokumente in der Verteilung, deren Gültig-ab-Datum erreicht ist. Die Abfrage lautet bewusst „kleiner oder gleich heute“: Fällt ein Lauf aus, holt der nächste das Versäumte nach.

Für jedes gefundene Dokument:

Die neue Fassung wird als nächste Version in das bestehende gültige Dokument geschrieben. Adresse und Link bleiben gleich.
Die bisherige Fassung bleibt im Versionsverlauf dieses Dokuments erhalten.
Die Kopie in der Verteilung wird entfernt.
Offene Kenntnisnahmen zur alten Version schließt das System, die zur neuen zeigen ab jetzt auf die gültige Fassung.
Berechtigungen werden auf den Stand für gültige Dokumente gesetzt: lesen ja, ändern nein.

Niemand muss am Neujahrsmorgen Dateien verschieben.

Wann die Kenntnisnahme beginnt

Hier unterscheiden sich die Projekte, und beide Varianten haben ihren Grund.

Variante A: sofort mit der Freigabe. Die Aufgaben zur Kenntnisnahme entstehen, sobald die Fassung in der Verteilung liegt. Bei einem Kunden sind sie vier Tage vor dem Stichtag fällig. Wer am ersten Tag nach der neuen Regel arbeitet, hat sie vorher bestätigt. Das passt zu sicherheitsrelevanten Anweisungen.

Variante B: erst ab dem Stichtag. Die Fassung ist vorab lesbar, die Aufgaben entstehen aber erst mit dem Inkrafttreten. Das vermeidet, dass Mitarbeitende eine Regel bestätigen, die sich bis zum Stichtag noch ändern könnte, und hält die Aufgabenliste kurz.

Welche Variante passt, hängt davon ab, was Ihr Nachweis belegen soll: Kenntnis vor dem Inkrafttreten oder Kenntnis der geltenden Fassung.

Fragen, die Sie vorher klären

Die Technik ist der kleinere Teil. Diese Entscheidungen bestimmen, ob der Ablauf im Alltag trägt:

Wie viel Vorlauf ist Pflicht? Ein Kunde verlangt, dass das Gültig-ab-Datum mindestens 14 Tage in der Zukunft liegt. Ein anderer fordert bei sicherheitsrelevanten Dokumenten mit kurzer Vorlaufzeit eine ausdrückliche Bestätigung, dass die Betroffenen vorab informiert wurden.

Was geschieht, wenn das Datum bei der Freigabe schon vorbei ist? Freigaben dauern manchmal länger als geplant. Bei einem Kunden wird das Gültig-ab-Datum dann auf den Tag der Freigabe gesetzt, damit kein Dokument rückwirkend gilt.

Wer darf eine Fassung zurückziehen? Zwischen Freigabe und Stichtag fällt gelegentlich ein Fehler auf. Bei manchen Kunden kann die Qualitätsstelle oder die Redaktion die Fassung aus der Verteilung zurückholen. Die Arbeitskopie wird wieder bearbeitbar, offene Kenntnisnahmen werden geschlossen. Zu klären ist auch, ob die Versionsnummer dabei erhalten bleibt oder zurückgesetzt wird. Beides kommt vor.

Wer sieht die Verteilung? Meist alle, die auch die gültigen Dokumente lesen dürfen. Bei vertraulichen Dokumenten steuert eine Einstufung, welche Gruppe Zugriff bekommt.

In welcher Zeitzone läuft die Nacht? Ein Lauf um 03:00 Uhr koordinierter Weltzeit startet im Sommer um 05:00 Uhr in Wien. Legen Sie die Zeitzone ausdrücklich fest und prüfen Sie den Lauf einmal über die Zeitumstellung hinweg.

Was ist mit dem Gültig-bis-Datum? Wenn die Nachfolgefassung bereits in der Verteilung liegt und lückenlos anschließt, braucht niemand eine Erinnerung, dass das Dokument bald abläuft. Ein Kunde lässt sie in diesem Fall unterdrücken.

Wann Sie darauf verzichten können

Nicht jede Organisation braucht diese Station. Einer unserer Kunden veröffentlicht freigegebene Dokumente sofort, die Freigabe ist dort der letzte Schritt vor der Gültigkeit. Der Lebenszyklus bleibt derselbe, nur eine Station entfällt.

Ob Sie sie brauchen, zeigt eine einfache Frage: Kommt es vor, dass eine freigegebene Regel erst später gilt und die Betroffenen sie vorher kennen müssen?

Wenn ja, ist das Staging der Baustein, den der SharePoint-Standard nicht liefert. Wie er mit Freigabe, Kenntnisnahme und Archiv zusammenspielt, zeigt die Produktseite von Smarter DMS.

Sie möchten Ihren Ablauf mit Gültig-ab-Datum durchgehen? Schreiben Sie uns. Wir klären mit Ihnen die offenen Fragen, bevor etwas gebaut wird.

Alle Teile der Serie: