Stand 2026: Dieser Beitrag beschreibt einen frühen Entwicklungsstand unseres Dokumentenmanagementsystems aus dem Jahr 2020. Daraus ist Smarter DMS entstanden. Den aktuellen Lebenszyklus mit Freigabe, Staging, Kenntnisnahme und Archiv beschreibt die Produktseite.
In diesem Beitrag zeige ich euch, wie der neue SharePoint Feedback Workflow in unser Dokumentenmanagementsystem (DMS) integriert ist. Es handelt sich dabei um eine Erweiterung für unser Dokumentenmanagementsystem für SharePoint Dokumente.
Warum ein strukturierter Feedback-Workflow zählt
Ein transparenter Feedback-Prozess sorgt dafür, dass alle Beteiligten nachvollziehen können, welche Anmerkungen bereits umgesetzt wurden und welche noch offen sind. So bleiben Inhalte konsistent, selbst wenn mehrere Personen parallel an demselben Dokument arbeiten.
Funktionsweise des SharePoint Feedback Workflow
Zusätzlich zu den bekannten Aktionen Informationen anzeigen, Informationen bearbeiten und Workflow anzeigen haben wir eine neue Schaltfläche Feedback geben implementiert. Damit können Benutzer Kommentare zu einem Dokument hinterlassen und bestehende Rückmeldungen direkt im Kontext nachvollziehen.
Bearbeitungsbibliothek
In der Bearbeitungsbibliothek zeigen wir alle Kommentare jeder Version an und gruppieren sie übersichtlich nach Versionsnummern. So behalten Redakteure auch bei langen Überarbeitungszyklen den Überblick.
Veröffentlichte Dokumente
In der Ansicht Veröffentlichte Dokumente konzentriert sich der Workflow auf die aktive Version und blendet ältere Kommentare aus. Das stellt sicher, dass reguläre Nutzer ausschließlich die freigegebenen Informationen sehen.
Dadurch erhalten Bearbeiter zwar weiterhin Zugriff auf die gesamte Historie, während Leser stets die aktuellsten Hinweise sehen.
Verwaltung der Kommentare
Alle Rückmeldungen werden in einer eigenen SharePoint-Liste gespeichert. Benutzer mit DMS-Zugriff können aus jeder Ansicht heraus ein neues Feedback abgeben. Administratoren behalten dank zentraler Verwaltung die Kontrolle, können Kommentare prüfen, bei Bedarf editieren oder vollständig entfernen.
Mehr erfahren und Kontakt aufnehmen
Noch mehr Details findet ihr im Beitrag Suchfunktionalität für SharePoint Dokumentenverwaltung Applikation, in dem wir die Integration der Suche Schritt für Schritt erklären.
Habt ihr weitere Fragen zu unserem SharePoint Feedback Workflow? Dann schreibt uns einen Kommentar oder nehmt direkt Kontakt auf.
