Freigabeworkflow in SharePoint: fünf Abläufe aus der Praxis

„Prüfen, freigeben, veröffentlichen“ klingt nach einem Ablauf, den man einmal baut und überall einsetzt. Wir haben ihn für sehr unterschiedliche Organisationen gebaut, und kein Ablauf gleicht dem anderen. Der Lebenszyklus der Dokumente ist überall derselbe. Der Weg durch die Freigabe ist es nicht.

Dieser Beitrag stellt fünf Beispiele nebeneinander und leitet daraus die Fragen ab, die Sie für Ihren eigenen Freigabeworkflow beantworten sollten.

Fünf Abläufe im Vergleich

	Stufen	Wer entscheidet	Besonderheit
Infrastrukturbetreiber	Qualitätskoordination, Prüfer, Führungskraft	je Stufe eine Person, in manchen Bereichen zwei Führungskräfte gemeinsam	Schnellverfahren für formale Änderungen
Instandhaltung	Gate, Prüfer, Prozessverantwortlicher	am Gate die erste Entscheidung, bei der Prüfung alle	Prüfer ergeben sich aus der Systemrelevanz des Dokuments
Verkehrsunternehmen	eine Stufe	alle Freigeber, parallel	Zusatzschritte für sicherheitsrelevante Dokumente
Logistikkonzern	Dokumentenverantwortlicher, Prüfer, Freigeber	alle Freigeber	Prüfung mit Frist: Wer schweigt, hält den Ablauf nicht auf
Fertigungsbetrieb	Prüfer, Freigeber	je Stufe die erste Entscheidung	freigegebene Dokumente gelten sofort

Hinter jeder Zeile steht eine Organisation, die gute Gründe für ihren Ablauf hat. Aus den Unterschieden ergeben sich acht Fragen.

1. Woher kommen die Personen?

Die naheliegende Antwort, ein Auswahlfeld beim Start, ist nur eine von vier Varianten:

Frei gewählt: Die Redaktion wählt Prüfer und Freigeber aus einer Gruppe.
Aus der Organisation: Zur verantwortlichen Organisationseinheit sind Führungskraft und Qualitätskoordination hinterlegt. Das System schlägt sie vor oder setzt sie fest.
Aus dem Inhalt: Betrifft ein Dokument bestimmte Managementsysteme, kommen deren Fachverantwortliche automatisch als Prüfer dazu.
Aus dem Prozess: Freigeber ist immer der Verantwortliche des Prozesses, zu dem das Dokument gehört.

Je mehr sich aus Stammdaten ergibt, desto weniger hängt die Freigabe davon ab, dass jemand die richtigen Namen kennt. Dafür müssen die Stammdaten stimmen. Bei einem Kunden kommen sie deshalb aus dem HR-System.

2. Genügt eine Entscheidung oder müssen alle zustimmen?

Wenn fünf Personen eine Aufgabe erhalten, gibt es zwei Lesarten. Bei „einer für alle“ schließt die erste Entscheidung die übrigen Aufgaben. Bei „alle“ wartet der Ablauf, bis jede Person entschieden hat.

Beides kommt vor, teils im selben Ablauf: Am Gate genügt die erste Entscheidung, bei der fachlichen Prüfung müssen alle zustimmen. Einer der Abläufe kennt außerdem die gemeinsame Zustimmung zweier Führungskräfte, die je Organisationseinheit ein- oder ausgeschaltet ist.

3. Was geschieht bei einer Ablehnung?

Üblich ist: Der Ablauf endet, das Dokument geht zurück in die Bearbeitung, die Redaktion erhält den Kommentar. Ein Kommentar ist bei Ablehnung meist Pflicht.

Einer der Abläufe macht es bei der Prüfung anders. Ein „Nicht in Ordnung“ eines Prüfers stoppt nichts. Die Ergebnisse aller Prüfer gehen an die Freigeber, die mit diesem Wissen entscheiden. Erst deren Ablehnung beendet den Ablauf.

4. Was geschieht, wenn niemand reagiert?

Erinnerungen vor oder nach Ablauf der Frist sind Standard. Interessant ist, was danach kommt:

Die Aufgabe bleibt offen, bis jemand handelt oder ein Administrator sie neu zuweist.
Die Prüfung endet nach einer zweiten Frist automatisch, und der Ablauf geht zu den Freigebern weiter.
Die Frist ist an das Dokument gebunden: Die Führungskraft muss bis zum Tag vor dem Gültig-ab-Datum entscheiden.

Eine Eskalation an Vorgesetzte ist in keinem der fünf Abläufe für Freigaben im Einsatz. Bei Kenntnisnahmen gibt es sie, dort an die Verantwortlichen des Verteilers.

5. Ist das Dokument während der Freigabe gesperrt?

In vier der fünf Beispiele ja. Mit dem Start verliert die Redaktion das Schreibrecht, die Beteiligten können lesen. Nach einer Ablehnung kommt das Schreibrecht zurück. So ist sicher, dass freigegeben wird, was geprüft wurde.

6. Wer darf nicht beides sein?

Prüfer und Freigeber sollen verschiedene Personen sein. Ein Kunde geht weiter und legt fest, dass Prüfer, Freigeber, Dokumentenverantwortliche und Redaktion nicht zugleich im Verteiler der Kenntnisnahme stehen. Solche Regeln der Funktionstrennung gehören früh auf den Tisch. Sie nachträglich einzubauen ist mühsam.

7. Braucht jede Änderung den vollen Ablauf?

Ein korrigierter Tippfehler oder eine neue Telefonnummer rechtfertigt keine dreistufige Freigabe. Zwei Antworten aus der Praxis:

Ein Schnellverfahren für formale Änderungen, das nur die Qualitätskoordination freigibt. Die Versionsnummer zeigt den Unterschied: Aus 4a wird 4b statt 5a.
Ein eigener kurzer Ablauf, um die Gültigkeit zu verlängern oder den Verantwortlichen zu wechseln, ohne den Inhalt neu freizugeben.

8. Welche Sonderregeln gelten?

Hier unterscheiden sich die Organisationen am stärksten. Beispiele: eine Risikobewertung durch Fachexperten, bevor ein sicherheitsrelevantes Dokument in die Freigabe geht. Eine Geschäftszahl, die vor der Freigabe vergeben sein muss. Ein Vier-Augen-Prinzip für die Außerkraftsetzung.

Diese Regeln sind der Grund, warum ein Standardprodukt hier selten passt. Sie sind keine Sonderwünsche, sondern bilden ab, wofür die Organisation haftet.

Warum nicht Power Automate?

Für eine Genehmigung mit einer Stufe ist Power Automate eine gute Wahl. Für die Abläufe oben haben wir uns jedes Mal dagegen entschieden:

Der Zustand eines Workflows liegt in SharePoint-Listen und ist dort für Berechtigte einsehbar und auswertbar.
Jeder Schritt setzt Berechtigungen am Dokument. Das braucht ein Dienstkonto mit klar begrenzten Rechten, keine Verbindung einer einzelnen Person.
Die Regeln lassen sich automatisiert testen, bevor sie in den Betrieb gehen.

Die Logik läuft als Dienst in Azure Functions, die Oberfläche in SharePoint. Für die Anwender ist es eine Aufgabe in „Meine Aufgaben“ mit den Schaltflächen „In Ordnung“ und „Nicht in Ordnung“.

Wie die Freigabe mit Staging, Kenntnisnahme und Archiv zusammenspielt, zeigt die Produktseite von Smarter DMS. Zum Gültig-ab-Datum nach der Freigabe lesen Sie den Beitrag Gültig ab: Dokumente vor dem Stichtag verteilen.

Wie sieht Ihr Freigabeablauf aus? Schicken Sie uns eine Skizze. Wir sagen Ihnen, welche der acht Fragen bei Ihnen noch offen sind.

Alle Teile der Serie: