Integriertes Managementsystem in Microsoft 365 aufbauen

Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit, Informationssicherheit: Wer für jede Norm ein eigenes Handbuch führt, pflegt dieselbe Arbeitsanweisung bald in drei Ordnern. Ein integriertes Managementsystem, kurz IMS, fasst die Anforderungen in einem Regelwerk zusammen. Ein Dokument regelt einen Ablauf, einmal, für alle Systeme, die er betrifft.

Die Normen kommen dem entgegen. ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 und ISO 27001 folgen derselben Grundstruktur, und die Lenkung dokumentierter Information steht jeweils in Kapitel 7.5. Was das für die Dokumente bedeutet, beschreibt der Beitrag zur Dokumentenlenkung nach ISO 9001.

Offen bleibt die praktische Frage: Wie baut man ein solches Regelwerk in Microsoft 365 so, dass Mitarbeitende es benutzen?

Der Einstieg: Prozesse statt Ordner

Ein Handbuch mit Kapitelnummern beantwortet die Frage des Auditors. Mitarbeitende fragen anders: „Was gilt für meine Arbeit?“ Der Einstieg, der sich in unseren Projekten bewährt hat, ist die Prozesslandkarte: ein Bild mit Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozessen. Ein Klick auf einen Prozess zeigt die gültigen Dokumente dazu.

Technisch ist das ein Bild mit klickbaren Bereichen, die einen Filter setzen. Mit Smarter Image Map lassen sich solche Bereiche direkt im Browser zeichnen. Wichtig ist, dass die Karte auf Metadaten zeigt und nicht auf Ordner. Dann überlebt sie eine Umstrukturierung.

Vier Angaben, die ein Dokument einordnen

Ein IMS steht und fällt mit wenigen Metadaten, die jedes Dokument trägt:

Dokumentart. Die Hierarchie reicht meist von der Prozessbeschreibung über Verfahrens- und Arbeitsanweisung bis zu Formular und Checkliste. Einer unserer Kunden kommt mit acht Arten aus, ein anderer führt sechzehn, darunter Handbuch, Prüfanweisung und Geschäftsordnung.

Prozess. Die Zuordnung zur Prozesslandkarte, oft mit Haupt- und Teilprozess.

Relevanz. Welche Managementsysteme betrifft das Dokument? Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit, Informationssicherheit, in manchen Branchen auch ein Sicherheitsmanagement mit eigener Aufsicht. Ein Dokument kann mehreren Systemen zugeordnet sein. Daraus entsteht bei Bedarf die Sicht „alle Dokumente des Umweltmanagements“, ohne dass jemand ein zweites Handbuch pflegt.

Geltungsbereich. Für welche Organisationseinheiten, Standorte oder Gesellschaften gilt die Regel?

Aus diesen Angaben ergeben sich die Sichten, die den Alltag tragen: die Prozesslandkarte, die Suche mit Filtern und eine persönliche Ansicht „Meine relevanten Dokumente“, in der Mitarbeitende ihre Bereiche wählen.

Verfahrensanweisung oder Arbeitsanweisung?

Die Frage kommt in jedem Projekt. Eine brauchbare Abgrenzung:

Die Prozessbeschreibung zeigt, was ein Prozess leistet, wer beteiligt ist und wie er mit anderen zusammenhängt.
Die Verfahrensanweisung regelt einen Ablauf über mehrere Stellen hinweg: wer was wann tut.
Die Arbeitsanweisung beschreibt eine Tätigkeit an einem Arbeitsplatz Schritt für Schritt.
Formulare und Checklisten sind die Vorlagen, aus denen Nachweise entstehen.

Wichtiger als die Benennung ist, dass die Arten im System unterschiedlich behandelt werden können: eigene Nummernkreise, eigene Freigabewege, eigene Prüfintervalle.

Rollen kommen aus der Organisation

In einem Regelwerk mit über tausend Dokumenten trägt niemand Prüfer und Freigeber von Hand ein. Das System muss wissen, wer für einen Bereich zuständig ist.

Bei einem Kunden sind zu jeder Organisationseinheit Führungskraft, Qualitätskoordination und deren Stellvertretung hinterlegt. Die Daten kommen aus dem HR-System. Wechselt eine Führungskraft, ändern sich die Freigaben für alle Dokumente dieses Bereichs, ohne dass ein Dokument angefasst wird.

Derselbe Kunde unterscheidet zwei Angaben, die oft vermischt werden:

Wer ist verantwortlich? Die Organisationseinheit, die das Dokument herausgibt. Sie bestimmt Prüfung und Freigabe.
Für wen gilt es? Der Geltungsbereich. Er bestimmt, wer im Entwurf um Rückmeldung gebeten wird.

Worin sich Organisationen unterscheiden

Die Bausteine sind gleich, die Ausprägung nicht:

Ein Unternehmen mit mehreren Gesellschaften braucht eigene Logos auf den Dokumenten und einen Geltungsbereich bis auf Gesellschaftsebene.
Ein international tätiger Konzern führt Oberfläche und E-Mails in drei Sprachen und verknüpft Sprachfassungen eines Dokuments miteinander.
Ein Betrieb mit fahrendem Personal verteilt Regelungen nach Regionen und Dienstplänen.
Ein Fertigungsbetrieb kommt mit Abteilungen als Verteiler und einer Prozesslandkarte aus.

Ein IMS ist deshalb selten ein Produkt, das man installiert. Es ist ein Kern aus Lebenszyklus, Metadaten und Rollen, der an die Organisation angepasst wird.

Drei Dinge, die später teuer werden

Ordner als Struktur. Ordner bilden genau eine Sicht ab. Ein Dokument, das zwei Prozesse oder drei Managementsysteme betrifft, liegt dann dreimal vor oder nur an einer Stelle. Metadaten lösen das.

Stammdaten ohne Pflege. Prozesslandkarte und Organisationsstruktur ändern sich. Wird die Landkarte neu nummeriert, betrifft das hunderte Dokumente auf einmal. Planen Sie von Anfang an, wie solche Änderungen eingespielt werden.

Ein Ablauf für alles. Eine Unternehmensrichtlinie und eine Checkliste brauchen nicht dieselbe Freigabe. Wenn jede Kleinigkeit drei Stufen durchläuft, weichen die Leute auf E-Mail aus. Wie unterschiedlich Freigaben aussehen, zeigt der Beitrag Freigabeworkflow in SharePoint.

Was Microsoft 365 mitbringt und was dazukommt

SharePoint liefert Bibliotheken, Metadaten, Suche, Berechtigungen und die Seiten für den Einstieg. Teams bringt das Regelwerk dorthin, wo ohnehin gearbeitet wird. Dazu kommen die Teile, die ein gelenktes Regelwerk ausmachen: Freigabe mit Rollen, Staging mit Gültig-ab-Datum, nachweisliche Kenntnisnahme, Leserfassungen als PDF und ein Archiv.

Diese Teile bilden Smarter DMS. Bei mehreren Kunden heißt die Lösung schlicht „IMS“.

Sie führen mehrere Managementsysteme zusammen oder lösen ein altes Handbuch ab? Erzählen Sie uns von Ihrem Regelwerk.

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