In diesem Blogbeitrag möchten wir euch unsere Applikation für die SharePoint-Dokumentenverwaltung vorstellen. Dabei handelt es sich um ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem für SharePoint-Dokumente, in dem jedes Dokument klar definierte Lebenszyklen durchläuft. Bei der Umsetzung haben wir besonders darauf geachtet, dass die Dokumentenverwaltung für Benutzer verständlich und intuitiv bleibt.
Architektonische Erklärung der unterschiedlichen Bibliotheken
Um den Lebenszyklus eines Dokuments vollständig abzubilden, haben wir vier Dokumentenbibliotheken eingerichtet:
- Bearbeitungsbibliothek
- Dokumente in Verteilung
- Veröffentlichte Dokumente
- Archivierte Dokumente
Vom Upload bis zur Freigabe
Lädt ein Benutzer ein Dokument erstmals hoch, speichern wir es in der Bearbeitungsbibliothek. Dort kann es bearbeitet werden, bis eine Freigabe ansteht. Über einen Freigabe-Workflow legt der Benutzer ein Gültigkeitsdatum fest, ab dem das Dokument veröffentlicht wird, und optional ein Enddatum. Nach erfolgreicher Freigabe kopieren wir die freigegebene Version in die Bibliothek Dokumente in Verteilung. Gleichzeitig kann der Benutzer in der Bearbeitungsbibliothek weiterarbeiten und eine neue Version vorbereiten.
Veröffentlichung und Archivierung
Ein Dokument bleibt in der Bibliothek Dokumente in Verteilung, bis das festgelegte Gültigkeitsdatum erreicht ist. Dann verschieben wir es nach Veröffentlichte Dokumente. Sobald das Enddatum überschritten ist, wandert es automatisch in die Bibliothek Archivierte Dokumente. So bleiben alle Versionen nachvollziehbar, ohne die produktive Arbeitsumgebung zu überladen.
Verständliches Tracking des Lebenszyklus eines Dokuments
Der große Vorteil unseres Dokumentenmanagementsystems gegenüber der normalen Dokumentenverwaltung im SharePoint sind die verschiedenen Stadien eines Dokuments. Das lässt sich im normalen SharePoint nicht einfach realisieren. Beispielsweise soll ein Benutzer sowohl auf das bereits produktive Dokument zugreifen können als auch die zukünftige Überarbeitung einsehen können. Es existieren also unterschiedliche Versionen des Dokuments zur selben Zeit, die alle für berechtigte Benutzer sichtbar sind.
Das ist im SharePoint mit Haupt- und Nebenversionen für normale Benutzer schwer nachvollziehbar, da sie über den Link auf ein Dokument stets nur die aktuelle Version sehen. Viele Kunden haben SharePoint daher nicht als Dokumentenmanagementsystem eingesetzt, weil sie bei Arbeitsanweisungen garantieren müssen, dass es sowohl eine aktuell gültige Version als auch eine ab einem Stichtag gültige Version gibt, damit sich Mitarbeitende vorbereiten und Änderungen verbindlich bestätigen können.
Workflow eines Dokuments
Wir haben unterschiedliche Workflows implementiert, die für ein Dokument durchgeführt werden können. Dazu zählen unter anderem:
- Feedback zu einem Dokument geben
- Geschäftszahl erzeugen
- Freigabe eines Dokuments starten
- Nachweisliche Kenntnisnahme eines Dokuments
- Weitere projektspezifische Abläufe
Es werden noch weitere Blogbeiträge folgen, in denen wir auf die einzelnen Workflows genauer eingehen werden.
Wir haben in unserer Applikation einen Bereich für die übersichtliche Darstellung aller durchlaufenen Workflows eingebaut. So sieht ein Benutzer jederzeit, welche Stadien ein Dokument bereits durchlaufen hat und welche Aufgaben noch offen sind.
Trennung der Berechtigungen
Mit unserer Architektur der vier Bibliotheken lassen sich Berechtigungen einfach trennen. So können bestimmten Benutzergruppen ausschließlich veröffentlichte Dokumente angezeigt werden, während Redaktionsteams weiterhin Zugriff auf Entwürfe behalten.
In unserer Erweiterung Suchfunktionalität für SharePoint Dokumentenverwaltung Applikation erklären wir die Suche innerhalb unseres Dokumentenmanagementsystems.
Haben wir euer Interesse geweckt und hättet ihr gerne nähere Informationen zu unserem Dokumentenmanagementsystem für SharePoint-Dokumente? Dann nehmt gerne Kontakt mit uns auf.
