In diesem Blogbeitrag möchten wir euch gerne unsere Applikation für die SharePoint Dokumentenverwaltung vorstellen. Dabei handelt es sich um ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem für SharePoint Dokumente, bei dem ein Dokument einfach und effizient verschiedene Lebenszyklen durchlebt. Bei der Umsetzung haben wir besonders darauf geachtet, dass die Dokumentenverwaltung für den Benutzer verständlich und intuitiv zu bedienen ist.

Architektonische Erklärung der unterschiedlichen Bibliotheken für den Lebenszyklus

Um den Lebenszyklus eines Dokuments abbilden zu können, haben wir vier verschiedene Dokumentenbibliotheken erstellt:

  • Bearbeitungsbibliothek
  • Dokumente in Verteilung
  • Veröffentlichte Dokumente
  • Archivierte Dokumente

Lädt ein Benutzer ein Dokument das erste Mal hoch, speichern wir dieses in der Bearbeitungsbibliothek ab. Solange der Benutzer es bearbeitet und es noch nicht freigegeben hat, bleibt das Dokument in dieser Bibliothek. Der Benutzer hat dann die Möglichkeit einen Freigabe-Workflow für das Dokument zu starten. Dabei kann er auch ein Gültigkeitsdatum vergeben, ab welchem das Dokument veröffentlicht wird. Zusätzlich kann der Benutzer noch ein Enddatum für die Gültigkeit vergeben. Wurde dieser Workflow erfolgreich abgeschlossen, kopieren wir das Dokument in die Bibliothek Dokumente in Verteilung mit der aktuellen Version des Dokuments. Der Benutzer hat jedoch die Möglichkeit das Dokument aus der Bearbeitungsbibliothek erneut zu bearbeiten und damit eine neue Version in den Umlauf zu bringen. Dadurch können Benutzer auf unterschiedliche Versionen des Dokuments zur selben Zeit zugreifen.

Ein Dokument verbleibt solange in der Bibliothek Dokumente in Verteilung, bis das vom Benutzer vergebene Gültigkeitsdatum eintritt. Ab dem Eintreten des Gültigkeitsdatums verschieben wir das Dokument in die Bibliothek Veröffentlichte Dokumente. Das Dokument bleibt solange in dieser Bibliothek, bis das Enddatum der Gültigkeit erreicht wird. Anschließend verschieben wir das Dokument in die Bibliothek Archivierte Dokumente.

Verständliches Tracking des Lebenszyklus eines Dokuments

Der große Vorteil unseres Dokumentenmanagementsystems gegenüber der normalen Dokumentenverwaltung im SharePoint sind die verschiedenen Stadien eines Dokuments. Das lässt sich im normalen Sharepoint nicht einfach realisieren. Beispielsweise soll ein Benutzer sowohl auf das bereits produktive Dokument zugreifen können, als auch schon die zukünftige Überarbeitung des Dokuments einsehen können. Es existieren also unterschiedliche Versionen des Dokuments zur selben Zeit, welche alle für den Benutzer einsehbar sind, sofern die benötigten Berechtigungen vergeben wurden.

Das ist im SharePoint mit den Haupt- und Nebenversionen für normale User nicht nachvollziehbar, da sie mit dem Link auf ein Dokument immer nur auf die aktuelle Version zugreifen. Viele Kunden von uns haben aufgrund dieses Umstands SharePoint als Dokumentenmanagementsystem nicht eingesetzt, weil sie z.B. bei Arbeitsanweisungen immer gewährleisten müssen, dass es eine aktuell gültige Version und eine ab dem Stichtag x gültige Version geben muss, damit sich die Mitarbeiter auf die bevorstehende Änderung einstellen bzw. diese sogar verbindlich bestätigen müssen.

Workflow eines Dokuments

Wir haben unterschiedliche Workflows implementiert, welche für ein Dokument durchgeführt werden können. Dazu zählen unter anderem:

  • Feedback zu einem Dokument geben
  • Geschäftszahl erzeugen
  • Freigabe eines Dokuments starten
  • Nachweisliche Kenntnisnahme eines Dokuments
  • und weitere

Es werden noch weitere Blogbeiträge folgen, in denen wir auf die einzelnen Workflows genauer eingehen werden.

Wir haben in unserer Applikation für das Dokumentenmanagementsystem einen Bereich für die übersichtliche Darstellung aller durchlaufenen Workflows eingebaut. Dadurch kann ein Benutzer die verschiedenen Stadien und Workflows, die ein Dokument durchlebt hat, im Nachhinein einsehen und nachvollziehen.

Trennung der Berechtigungen

Mit unserer Architektur der vier unterschiedlichen Bibliotheken, welche wir für den Lebenszyklus eines Dokuments erstellt haben, lässt sich eine einfache Trennung der Berechtigungen auf diese Bibliotheken realisieren. Dadurch können beispielswiese für bestimmte Benutzer nur Berechtigungen auf bereits veröffentliche Dokumente vergeben werden.

In unserer Erweiterung Suchfunktionalität für SharePoint Dokumentenverwaltung Applikation erklären wir euch die Funktionalität einer Suche unseres Dokumentenmanagementsystems.

Haben wir euer Interesse geweckt und hättet ihr gerne nähere Informationen zu unserem Dokumentenmanagementsystem für SharePoint Dokumente? Dann nehmt gerne Kontakt mit uns auf.

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