Kenntnisnahme bestätigen lassen: Mitarbeiterinformationen nachweisbar in SharePoint

Eine neue Reiserichtlinie, eine geänderte Hausordnung, ein Hinweis zum Datenschutz: Manche Informationen sollen nicht nur verteilt, sondern nachweislich zur Kenntnis genommen werden. In vielen Unternehmen geschieht das noch mit einer Unterschriftenliste am Empfang, einer E-Mail mit der Bitte um Antwort oder einer Lesebestätigung in Outlook. Alle drei haben dasselbe Problem: Niemand weiß am Ende, wer fehlt.

Für ein Versicherungsunternehmen haben wir das ins Intranet geholt. Dieser Beitrag beschreibt, wie das funktioniert und was es dafür braucht.

Warum die üblichen Wege nicht reichen

• Die Unterschriftenliste ist verbindlich, aber an einen Ort gebunden. Wer im Außendienst, im Homeoffice oder im Urlaub ist, unterschreibt nicht, und das Auszählen ist Handarbeit.
• Die E-Mail mit Antwortbitte erreicht alle, aber die Antworten landen in einem Postfach. Wer fehlt, findet man nur durch Abgleich mit dem Verteiler.
• Die Lesebestätigung in Outlook sagt, dass eine Nachricht geöffnet wurde, nicht dass sie gelesen wurde. Viele schalten sie ab.
• Ein „Gefällt mir“ auf der News-Seite ist freiwillig und lässt sich nicht einer Pflicht zuordnen.

Was fehlt, ist eine Liste je Information: wer sollte, wer hat, wer noch nicht.

So funktioniert es

Eine Kenntnisnahme besteht aus Titel, Beschreibung, einem Link auf die Intranet-Seite oder das Dokument und einem Verteiler. Im Verteiler stehen Personen und Sicherheitsgruppen; Gruppen werden beim Anlegen in ihre Mitglieder aufgelöst. Für jede Person entsteht ein eigener Eintrag mit dem Status „Neu“.

Die Mitarbeiterin sieht auf einer Seite im Intranet einen Zähler mit ihren offenen Kenntnisnahmen. Ein Klick öffnet die Information: links die verlinkte Seite oder das Dokument, rechts die Beschreibung, darunter zwei Schaltflächen, „Gelesen“ und „Zur Kenntnis genommen“.

Die Absenderin sieht unter „Meine verteilten News“ je Information alle Empfänger mit Status und kann auf „Noch offene“ umschalten. Sie kann Personen nachträglich hinzufügen oder entfernen. Die Information gilt als abgeschlossen, wenn niemand mehr auf „Neu“ steht.

Aus dem Dokumentencenter entsteht eine Kenntnisnahme in zwei Klicks: Der Befehl „News zur Kenntnis“ auf einem markierten Dokument öffnet das Formular mit vorausgefülltem Link.

Auf Ihre Abläufe angepasst

Das Beispiel zeigt eine Ausprägung, kein festes Produkt. Was eine Kenntnisnahme auslöst und wie sie aussieht, richten wir nach Ihren Abläufen ein:

• Der Auslöser: eine News im Intranet, ein Dokument im Dokumentencenter, ein Eintrag in einer Liste oder eine Seite.
• Die Benachrichtigung: Das Versicherungsunternehmen wollte bewusst keine E-Mails, der Zähler im Intranet genügt. Wo das Intranet nicht täglich geöffnet wird, gehört eine Benachrichtigung per E-Mail oder in Teams dazu.
• Der Verteiler: einzelne Personen, Sicherheitsgruppen oder Gruppen aus Ihren Stammdaten.
• Die Bestätigung: eine oder zwei Stufen, mit eigenen Bezeichnungen.
• Die Auswertung: die Sicht der Absenderin, eine Übersicht für die Personalabteilung oder ein Export.

Technik

• Formular, Listen und Zähler sind Webparts mit dem SharePoint Framework. Gelesen wird direkt aus SharePoint im Kontext der angemeldeten Person.
• Geschrieben wird über eine Azure Function mit Zertifikat oder verwalteter Identität. Sie legt die Einträge je Person an und löst Gruppen über Microsoft Graph auf.
• Zwei SharePoint-Listen tragen die Daten: eine je Information, eine je Person und Information. Kein Power Automate, kein Datenspeicher außerhalb Ihres Tenants.
• Auch Verteiler aus mehreren großen Gruppen mit vielen hundert Personen werden vollständig aufgelöst; die Einträge entstehen in Stapeln.

Was wir gelernt haben

Der Verteiler ist eine Momentaufnahme. Wer nach dem Versand in eine Gruppe kommt, erhält die Information nicht automatisch. Für Richtlinien, die auch neue Mitarbeitende betreffen, muss man das wissen.

Zwei Knöpfe brauchen eine Regel. „Gelesen“ und „Zur Kenntnis genommen“ unterscheiden sich im Status, beide beenden die Pflicht. Ob die Unterscheidung einen Zweck hat, legt die Organisation fest.

Und bei gelenkten Dokumenten?

Geht es um Arbeitsanweisungen, Verfahren und andere Vorgabedokumente, reicht ein Klick auf eine Nachricht nicht. Dort muss die Kenntnisnahme an einer bestimmten Version hängen, eine Frist haben, erinnern und eskalieren und bei jeder inhaltlichen Änderung neu entstehen. Das ist Teil der Dokumentenlenkung; wie das aussieht, beschreibt der Beitrag Lesebestätigung in SharePoint: Kenntnisnahme nachweisen, die Lösung dazu ist Smarter DMS.

Für Mitarbeiterinformationen, Richtlinien und Hinweise genügt der schlanke Weg.

Vier Fragen vor dem Start

1. Welche Informationen müssen nachweislich zur Kenntnis genommen werden, und wer verschickt sie?
2. Wie groß sind die Verteiler, und ändern sich die Gruppen oft?
3. Genügt ein Zähler im Intranet, oder braucht es eine Benachrichtigung?
4. Wer darf sehen, wer bestätigt hat, und wie lange wird das aufbewahrt?