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Alle Beiträge in der Kategorie „Dokumente“.

Persönliches von Florian Grasel → floriangrasel.com

33 Beiträge: „Dokumente“

Schema: links eine Projektliste mit dem Steuerfeld Versionen löschen und den Werten Ja, Erledigt, Nein und Fehler, in der Mitte der Wochenlauf, rechts das Ergebnis je Bibliothek mit gelöschten Versionen und freigegebenem Speicher

DokumenteOct 14, 2026

SharePoint: alte Versionen automatisch löschen und Speicherplatz freigeben

Alte Versionen in SharePoint Online per PowerShell und Azure Function löschen: gesteuert über eine Liste, app-only, mit Zeitbudget und Probelauf. Mit Code.

Schema: links eine Nachricht mit den Schaltflächen Gelesen und Zur Kenntnis genommen, rechts die Liste der eigenen Kenntnisnahmen mit Status, unten die Sicht der Erstellerin

DokumenteOct 13, 2026

Kenntnisnahme bestätigen lassen: Mitarbeiterinformationen nachweisbar in SharePoint

Unterschriftenliste und Lesebestätigung ablösen: Mitarbeitende bestätigen Richtlinien im Intranet mit einem Klick, der Stand je Person ist sichtbar.

Freigabeprotokoll einer Arbeitsanweisung: je Version Prüfer, Freigeber, Gültigkeitszeitraum und Zahl der Kenntnisnahmen

DokumenteOct 5, 2026

Ist SharePoint revisionssicher? Was ein DMS nachweisen muss

Revisionssicherheit ist kein Schalter in SharePoint. Was der Begriff verlangt, was Versionsverlauf und Purview leisten und was ein DMS belegen muss.

Schema: links die Word-Datei in der Bearbeitung, rechts das erzeugte PDF mit Deckblatt, Version, Gültigkeit und Fußzeile

DokumenteOct 4, 2026

Arbeitsanweisungen digital lenken: von Word zum gültigen PDF

Wie aus einer Word-Datei eine gelenkte Arbeitsanweisung wird: Nummer, Freigabe, PDF mit Deckblatt, stabiler Link am Arbeitsplatz und Prüfung auf Aktualität.

Schema: Prozesslandkarte mit Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozessen, daneben eine Arbeitsanweisung mit Zuordnung zu Prozess, Managementsystemen und Geltungsbereich

DokumenteOct 3, 2026

Integriertes Managementsystem in Microsoft 365 aufbauen

Ein Regelwerk für Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit und Informationssicherheit: wie Prozesslandkarte, Metadaten und Rollen ein IMS in SharePoint tragen.

Tabelle: Anforderungen aus ISO 9001 Kapitel 7.5 und ihre Umsetzung, von Prüfung und Genehmigung bis Aufbewahrung und Verfügung

DokumenteOct 2, 2026

Dokumentenlenkung nach ISO 9001 mit SharePoint

Was ISO 9001 in Kapitel 7.5 zur Lenkung dokumentierter Information verlangt, was SharePoint davon abdeckt und wo gelenkte Dokumente mehr brauchen.

Schema einer Kenntnisnahme: 38 von 52 Personen haben Version 4 bestätigt, Liste mit Status Bestätigt, Erinnert und Offen

DokumenteOct 1, 2026

Lesebestätigung in SharePoint: Kenntnisnahme nachweisen

SharePoint hat keine Lesebestätigung für Dokumente. Was ein Nachweis der Kenntnisnahme enthalten muss und wie Verteiler, Fristen und Erinnerungen dazugehören.

Fünf Freigabeabläufe im Vergleich, von Qualitätskoordination, Prüfer und Führungskraft bis zu Prüfer der Abteilung und Freigeber

DokumenteSep 30, 2026

Freigabeworkflow in SharePoint: fünf Abläufe aus der Praxis

Fünf Beispiele für Freigabeabläufe gelenkter Dokumente in SharePoint. Welche Fragen den Workflow bestimmen und warum ein Standardablauf selten passt.

Zeitachse: Version 3 gilt bis zum Stichtag, Version 4 ist ab der Freigabe lesbar und gilt ab dem Stichtag

DokumenteSep 29, 2026

Gültig ab: Dokumente vor dem Stichtag verteilen

Wie ein freigegebenes Dokument in SharePoint schon lesbar ist, bevor es gilt: Staging-Bibliothek, Umschaltung am Stichtag und die Fragen, die Sie vorher klären.

Schema: Arbeitsanweisung mit gültiger Version 3 und freigegebener Version 4, die erst ab einem Stichtag gilt

DokumenteSep 28, 2026

SharePoint als DMS: Wo Haupt- und Nebenversionen enden

SharePoint bringt viel für Dokumentenmanagement mit. Bei gelenkten Dokumenten mit Stichtag, mehrstufiger Freigabe und Kenntnisnahme enden die Bordmittel.

Schema: ein gescanntes PDF ohne Textebene wird per OCR durchsuchbar, ein Protokoll erhält Ablageebene und Phase, eine E-Mail ihre Kopfdaten als Metadaten

DokumenteSep 25, 2026

SharePoint OCR: gescannte PDFs durchsuchbar machen

Gescannte PDFs ohne Textebene findet die SharePoint-Suche nicht. Wie eine OCR-Verarbeitung beim Hochladen aufgebaut ist und was im Betrieb zu beachten ist.

Schema: Dokumente aus SharePoint gehen mit PDF, Metadaten, Freigabeverlauf und Aufbewahrungsfrist an das Archivsystem, darunter eine fehlgeschlagene Übergabe mit Schaltfläche zum Wiederholen

DokumenteSep 19, 2026

SharePoint und LiveLink verbinden: Übergabe ans Archiv

Wie SharePoint und OpenText Content Server (LiveLink) zusammenarbeiten: zwei Übergaben aus der Praxis mit Metadaten, Fehlerbehandlung und Aufbewahrung.

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