Konfiguration von Smarter Visitor Registration

Ein Standort ist ein Empfang mit eigenem Terminal, eigenen Berechtigungen und eigenen Auswertungen. Über Standorte verwalten öffnen Sie die Liste.

• Standort hinzufügen legt sofort einen Standort mit dem Namen „Neuer Standort“ an und öffnet dessen Detailseite.
• Genau ein Standort ist der Hauptstandort. Er gilt, wenn ein Outlook-Termin keinem anderen Standort zugeordnet werden kann.
• Der letzte verbleibende Standort kann nicht gelöscht werden.

Allgemein

• LKW-Lageplan: Ein Bild (PNG oder JPEG, höchstens 1 MB) mit Zufahrt, Rampen und Parkplätzen. Sobald ein Plan hochgeladen ist, erscheint am Startbildschirm des Terminals eine LKW-Schaltfläche, die den Plan im Vollbild zeigt.
• E-Mail-Signatur: Wird an alle E-Mails dieses Standorts angehängt. Formatierungen, Links und Bilder sind möglich. Ohne eigene Signatur schließt die E-Mail mit dem Firmennamen aus dem Branding.

Der Reiter Check-in Verhalten steuert, was am Terminal und rund um den Check-in passiert. Er besteht aus fünf Bereichen.

Terminal-Verhalten

Outlook QR-Code

Die Vorlage bestimmt, was das Outlook-Add-in in den Termin schreibt. Sie muss den Platzhalter {{qrCode}} enthalten; {{locationName}} fügt den Standortnamen ein. Ohne eigene Vorlage wird ein kurzer Standardtext mit QR-Code verwendet. Mehr dazu unter Outlook-Add-in › QR-Vorlage.

E-Mails an Besucher

• {{visitorName}} ist der Name des Besuchers, {{reason}} der Betreff des Termins beziehungsweise der Besuchsgrund.
• {{companyName}} ist die Firma, die der Besucher angegeben hat – nicht Ihr Unternehmen. Schreiben Sie Ihren Firmennamen direkt in den Text.
• Platzhalter müssen exakt und ohne Leerzeichen geschrieben sein. Am einfachsten fügen Sie sie über die Schaltflächen über dem Editor ein.
• Bleiben Betreff und Text leer, verwendet das System zweisprachige Standardtexte.
• Mit Verhaltensrichtlinien in Check-in E-Mail mitsenden hängt die Bestätigung die Richtlinien-Dateien des Standorts an.

Verhaltensrichtlinien sind Sicherheits- oder Hausregeln, die Besucher beim Check-in lesen und bestätigen. Sie richten sie je Standort ein.

Suchen Sie unter Admin-Gruppe nach einer Gruppe aus Microsoft Entra ID. Alle Mitglieder – auch über verschachtelte Gruppen – sind Administratoren: Sie ändern Einstellungen, sehen die Auswertungen aller Standorte und können jedes Terminal öffnen.

Automatischer Check-out: Jede Nacht um Mitternacht checkt das System alle Besucher aus, die am Vortag oder früher eingecheckt haben und noch offen sind. Als Check-out-Zeit gilt das Ende des Vortags; eine E-Mail wird nicht versendet. Mit Jetzt ausführen starten Administratoren diesen Lauf sofort, zum Beispiel nach einem Test.

• Speicherort: Alle Daten liegen in der Cosmos-DB-Datenbank in Ihrem Azure-Abonnement.
• Einwilligung am Terminal: Besucher entscheiden mit dem Kontrollkästchen „Ich stimme zu, dass meine Daten für eine wiederholte Registrierung verwendet werden dürfen“, ob ihre Kontaktdaten für den nächsten Besuch gespeichert bleiben.
• Anonymisierung: Ohne diese Einwilligung wird der Check-in beim Auschecken anonymisiert, auch beim automatischen Check-out. Name, E-Mail-Adresse, Firma und Telefonnummer werden ersetzt; die Statistik bleibt erhalten.
• Löschfristen: Für Besucherkontakte und das Änderungsprotokoll können Sie bei der Bereitstellung eine automatische Löschfrist in Tagen festlegen (Parameter visitorsRetentionDays und settingsAuditRetentionDays).
• Auskunft und Löschung: Für Anfragen betroffener Personen gibt es eine Schnittstelle für Export und Löschung nach E-Mail-Adresse. Wir unterstützen Sie bei Bedarf.
• TV-Anzeige: Sie zeigt Namen von Besuchern. Stellen Sie den Bildschirm so auf, dass das zu Ihrem Datenschutzkonzept passt.

Der Reiter Integration Tests ist ein Diagnosewerkzeug. Die Tests schreiben in die echte Datenbank und legen Testeinträge an. Verwenden Sie ihn nur nach Rücksprache mit dem Support und nicht im laufenden Betrieb.