Erste Schritte mit Smarter Visitor Registration
Komplette Anleitung für Setup, Konfiguration und Nutzung von Smarter Visitor Registration. Von der Azure-Einrichtung bis zur QR-Code-basierten Besucherregistrierung.
Inhaltsverzeichnis
Azure-Ressourcen erstellen
Um Smarter Visitor Registration nutzen zu können, benötigst du vier Azure-Ressourcen in deiner eigenen Azure-Umgebung.
Voraussetzung
Du benötigst ein aktives Azure-Abonnement und entsprechende Berechtigungen zum Erstellen von Ressourcen.
Benötigte Azure-Ressourcen
Ressourcengruppe
Neue oder bestehende Ressourcengruppe für alle Visitor Registration Komponenten
Zwei Web-Apps
Windows Web Apps mit Node 20 LTS - eine für App, eine für Outlook Add-In
App-Registrierung
Microsoft 365 App-Registrierung für Zugriff auf Outlook-Kalender
Cosmos DB
Azure Cosmos DB für Meeting-Daten und QR-Code-Informationen
Wichtige Konfiguration
Füge in beiden Web-Apps unter Einstellungen → Konfiguration → Anwendungseinstellungen folgenden Eintrag hinzu:
Value: True
Applikationen deployen
Nach der erfolgreichen Erstellung der Azure-Ressourcen deploye die beiden ZIP-Files für die App und das Outlook Add-In.
Deployment-Prozess
Erweiterte Tools öffnen
Navigiere in beiden Web-Apps zu Entwicklertools → Erweiterte Tools und klicke "Los"
Zip Push Deploy
Unter Tools → Zip Push Deploy das jeweilige ZIP per Drag&Drop hochladen
Automatische Installation
Nach dem Upload wird die App automatisch installiert und konfiguriert. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern.
Outlook Add-In integrieren
Integriere das Outlook Add-In, um QR-Codes direkt aus Outlook-Terminen generieren zu können.
Add-In-URL
Manifest-URL:
Nach der Integration
Nach erfolgreicher Integration siehst du beim Erstellen neuer Outlook-Termine einen neuen Ribbon-Button "Smarter Visitor Registration" zum Hinzufügen von QR-Codes.
Registrierungsformular konfigurieren
Konfiguriere das Formular, das Besucher bei der Registrierung ausfüllen müssen.
Datenfelder auswählen
Wähle in der Webapp unter "Formular konfigurieren" die gewünschten Felder
Einstellungen speichern
Speichere die Konfiguration für alle zukünftigen Besucherregistrierungen
Wichtig
Die Formular-Konfiguration gilt für alle zukünftigen Registrierungen. Überlege dir gut, welche Daten du von deinen Besuchern erfassen möchtest.
QR-Codes generieren und versenden
Erstelle personalisierte QR-Codes für deine Outlook-Termine und versende diese mit den Einladungen.
Termin in Outlook erstellen
Öffne Outlook und erstelle einen neuen Kalendereintrag mit allen Details
QR-Code hinzufügen
Klicke auf den Ribbon-Button "Smarter Visitor Registration" im Termin
Automatischer Versand
Der QR-Code wird automatisch in die Termineinladung eingefügt und an alle Teilnehmer versendet.
Besucherregistrierung durchführen
Besucher können sich auf zwei verschiedene Arten registrieren - je nach Situation und Präferenz.
Registrierungsmethoden
QR-Code Check-In
Besucher scannen den QR-Code aus der Einladung mit dem Smartphone
Manuelle Registrierung
Besucher geben ihre E-Mail-Adresse am Empfangs-Tablet manuell ein
Registrierungsablauf
Check-In am Empfang
Besucher scannen QR-Code oder geben E-Mail-Adresse ein
Formular ausfüllen
Registrierungsformular mit konfigurierten Feldern öffnet sich
Registrierung bestätigen
Daten werden erfasst und in Outlook synchronisiert
Check-Out
Beim Verlassen erfolgt Check-Out auf dieselbe Weise
Echtzeit-Benachrichtigungen
Du erhältst sofortige Benachrichtigungen in Outlook, wenn sich ein Besucher ein- oder auscheckt. Der Outlook-Kalender gibt dir jederzeit einen aktuellen Überblick über alle anwesenden Besucher.
Häufig gestellte Fragen
? Welche Azure-Kosten entstehen?
? Können mehrere Standorte dieselbe Installation nutzen?
? Werden die Besucherdaten DSGVO-konform gespeichert?
? Was passiert, wenn ein Besucher den QR-Code nicht scannen kann?
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Unser Support-Team steht Ihnen bei Fragen zu undefined gerne zur Verfügung.