Erste Schritte mit Smarter Visitor Registration

Wie die Besucheranmeldung aufgebaut ist, was Sie für den Start brauchen und in welcher Reihenfolge Sie die Lösung einrichten.

Überblick

Smarter Visitor Registration ist eine Besucheranmeldung für Organisationen mit Microsoft 365. Gastgeber melden Besucher im Outlook-Termin an, Besucher checken am Terminal im Empfang per QR-Code oder manuell ein, und der Empfang sieht jederzeit, wer im Haus ist. Die Anwendung läuft in Ihrem eigenen Azure-Abonnement, die Besucherdaten bleiben in Ihrer Umgebung.

Diese Dokumentation beschreibt Version 2.4. Sie besteht aus sieben Seiten: dieser Übersicht, der Installation, der Cloud-Shell- und CLI-Hilfe, der Konfiguration, dem Outlook-Add-in, Teams und Kiosk sowie Empfang und Auswertungen.

Die Bausteine

Die Lösung besteht aus einer Web-Anwendung und zwei optionalen Erweiterungen für Microsoft 365. Alle Teile verwenden dieselbe Anmeldung über Microsoft Entra ID.

Terminal

Die Oberfläche für Besucher am Empfang: Einchecken per QR-Code oder manuell, Auschecken, Verhaltensrichtlinien bestätigen. Läuft im Browser oder als App in Microsoft Teams.

Outlook-Add-in

Eine Schaltfläche im Outlook-Termin. Sie fügt einen QR-Code in die Einladung ein und meldet die eingeladenen Personen als erwartete Besucher an.

Auswertungen und TV-Anzeige

Wer ist vor Ort, wer wird heute erwartet, wer hat vergessen auszuchecken. Mit Druckansicht, CSV-Export und einer Anzeige für einen Bildschirm im Empfang.

Einstellungen

Standorte, Zugriffsrechte, Branding, E-Mail-Vorlagen, Verhaltensrichtlinien sowie die Manifeste für Outlook und Teams.

Startbildschirm des Terminals mit den Schaltflächen Einchecken und Auschecken — Das Terminal im Design Ihres Unternehmens. Die Symbole rechts oben für Auswertungen und Einstellungen sehen nur berechtigte Personen.

Der Ablauf eines Besuchs

Einladen: Die Gastgeberin legt in Outlook einen Termin an, fügt die Besucher als Teilnehmer hinzu und klickt auf die Schaltfläche des Add-ins. Die Einladung enthält damit einen QR-Code.
Einchecken: Der Besucher scannt den QR-Code am Terminal, bestätigt seine Kontaktdaten und – falls eingerichtet – die Verhaltensrichtlinien. Wer keinen Termin hat, nutzt den manuellen Check-in.
Verständigen: Läuft das Terminal in Microsoft Teams, kann der Besucher nach dem Check-in seine Ansprechperson oder die Zentrale direkt anrufen.
Überblick behalten: Die Auswertungen zeigen geplante, anwesende und ausgecheckte Besucher je Standort.
Auschecken: Beim Verlassen checkt der Besucher per QR-Code oder E-Mail-Adresse aus. Offene Check-ins vom Vortag schließt das System um Mitternacht automatisch.

Auswertungen mit Kennzahlen und der Besucherliste des Tages — Die Auswertungen eines Standorts: geplante, anwesende und ausgecheckte Besucher auf einen Blick.

Voraussetzungen

Bereich	Was Sie brauchen
Microsoft 365	Einen Microsoft-365-Mandanten mit Exchange Online. Für Anrufe vom Terminal zusätzlich Microsoft Teams.
Azure	Ein Azure-Abonnement. Für die Marketplace-Bereitstellung benötigen Sie Besitzerrechte – alternativ Mitwirkender plus Benutzerzugriffsadministrator.
Berechtigungen für die Installation	Anwendungsadministrator für die App-Registrierung sowie Administrator für privilegierte Rollen oder Globaler Administrator für Graph-Rechte und Administratorzustimmung.
Arbeitsplatz	Azure CLI und die bereitgestellten Bash- oder PowerShell-Skripte für die zwei Microsoft-Entra-Schritte.
Konto für das Terminal	Ein eigenes Benutzerkonto je Terminal mit Postfach. Über dieses Konto meldet sich das Gerät an und versendet E-Mails an Besucher.
Gerät am Empfang	Ein Tablet oder PC mit aktuellem Browser oder Microsoft Teams. Für den QR-Scan eine Kamera oder ein USB-Scanner.

Anmeldung ist immer erforderlich

Jede Seite der Anwendung setzt eine Anmeldung mit einem Konto Ihres Mandanten voraus. Besucher melden sich nicht selbst an – sie bedienen das Terminal, das unter dem Terminal-Konto läuft.

Rollen und Zugriff

Wer was darf, legen Sie in den Einstellungen fest. Details stehen unter Konfiguration › Zugriff.

Rolle	Zuweisung	Rechte
Administrator	Mitglied der Admin-Gruppe (Einstellungen › Sicherheit)	Alle Einstellungen, Auswertungen aller Standorte, Terminal an jedem Standort
Terminal-Benutzer	Am Standort unter „Zugriff“ eingetragen	Terminal genau dieses Standorts. Keine Einstellungen, keine Auswertungen
Auswertungen	Mitglied der Analytics-Gruppe des Standorts	Auswertungen, TV-Anzeige und CSV-Export dieses Standorts sowie dessen Terminal
Gastgeber	Alle, denen das Outlook-Add-in zugewiesen ist	QR-Codes für eigene Termine erzeugen und aktualisieren

Einrichtung in acht Schritten

App-Registrierung vorbereiten: Im Zielmandanten prepare-app-registration mit dem endgültigen Web-App-Namen und Präfix ausführen. Zur Vorbereitung
Marketplace-Bereitstellung: Azure-Ressourcen und zertifiziertes Anwendungspaket direkt aus dem Azure Marketplace installieren. Zum Marketplace-Ablauf
Graph-Rechte erteilen: grant-graph-permissions ausführen und die erwarteten Rollen sowie den Admin-Consent kontrollieren. Zu den Graph-Rechten
Einrichtungsassistent: Beim ersten Öffnen den Standort, das Branding und die Zeitüberschreitungen festlegen. Zum Assistenten
Admin-Gruppe und Standorte setzen: Verwaltung absichern und Terminal-Benutzer, Richtlinien, E-Mails sowie Lageplan je Standort konfigurieren. Zu den Standorten
Outlook-Add-in verteilen: Manifest veröffentlichen und im Microsoft 365 Admin Center den gewünschten Gruppen zuweisen. Zum Outlook-Add-in
Terminal aufstellen: Gerät im Browser betreiben oder als Kiosk in Microsoft Teams mit Anruffunktion. Zu Teams und Kiosk
Testen: Lizenzstatus prüfen und einen Besuch von der Einladung bis zum Check-out durchspielen (siehe nächster Abschnitt).

Der erste Test

Prüfen Sie den gesamten Ablauf einmal mit einer Testperson, bevor Sie das Add-in breit verteilen.

Legen Sie in Outlook einen Termin für heute an und laden Sie eine externe Testadresse ein. Tragen Sie im Feld „Ort“ den Namen eines Standorts ein, wenn Sie mehrere Standorte haben.
Klicken Sie auf die Schaltfläche des Add-ins. Der QR-Code erscheint im Termin. Senden Sie die Einladung.
Öffnen Sie die Auswertungen des Standorts: Die Testperson steht mit dem Status „Geplant“ in der Liste.
Scannen Sie den QR-Code am Terminal (Einchecken › QR Code scannen) und schließen Sie den Check-in ab.
Prüfen Sie in den Auswertungen den Status „Vor Ort“ und – wenn aktiviert – den Eingang der Bestätigungs-E-Mail.
Checken Sie am Terminal wieder aus (Auschecken › QR Code scannen). Der Status wechselt auf „Ausgecheckt“.

Laufkundschaft testen

Testen Sie auch den manuellen Check-in ohne Termin (Einchecken › Manueller Check-In). So kommen Besucher ins System, die nicht vorangemeldet sind.

Häufige Fragen

Wo liegen die Besucherdaten?

In der Cosmos-DB-Datenbank in Ihrem Azure-Abonnement. Smarter Business Solutions hat keinen Zugriff auf diese Daten. Details zu Aufbewahrung und Anonymisierung finden Sie unter Konfiguration › Datenschutz.

Können Besucher auch ohne Voranmeldung einchecken?

Ja. Beim manuellen Check-in geben Besucher ihre E-Mail-Adresse, ihren Namen, die Ansprechperson und den Besuchsgrund ein. Sie erscheinen danach wie alle anderen in den Auswertungen.

Funktioniert die Lösung an mehreren Standorten?

Ja. Jeder Standort hat eigene Terminal-Benutzer, Richtlinien, E-Mail-Vorlagen und Auswertungen. Alle Standorte laufen in derselben Installation.

Welche Sprachen gibt es?

Die Oberfläche ist auf Deutsch und Englisch verfügbar. Besucher wechseln die Sprache am Terminal über die Schaltfläche rechts oben.

Braucht das Terminal Microsoft Teams?

Nein. Das Terminal läuft in jedem aktuellen Browser. Microsoft Teams brauchen Sie nur, wenn Besucher nach dem Check-in ihre Ansprechperson anrufen sollen.

Fragen zu diesem Produkt?

Unser Support-Team hilft Ihnen bei Fragen zu Smarter Visitor Registration gerne weiter.

Kontakt aufnehmen support@smarterbusiness.at