Smarter Visitor Registration Hilfe und Support

Damit du Smarter Visitor Registration verwenden kannst, brauchst du fünf neue Azure Ressourcen, welche du am Beginn anlegen musst:

Ressourcen Gruppe

Du kannst eine bereits vorhandene Ressourcen Gruppe verwenden oder eine eigene neue anlegen. Wir empfehlen eine neue Ressourcen Gruppe für Smarter Visitor Registration anzulegen, damit alle dafür notwendigen Azure Ressourcen in der Ressourcen Gruppe gruppiert werden können.

Zwei Web-Apps für die App und das Outlook Add-In

Weiters benötigen wir zwei Web-Apps – eine für die App und eine für das Outlook Add-In. Lege dafür bitte zwei Windows Web Apps mit dem Runtime stack „Node 14 LTS“ in deiner Ressourcen Gruppe an:

Nachdem die Web-Apps angelegt wurden, füge bitte in den Settings (In der Navigation Einstellungen -> Konfiguration -> Anwendungseinstellungen) folgenden Eintrag hinzu, damit wir später den Code mit einem ZIP File deployen können:

Key: SCM_DO_BUILD_DURING_DEPLOYMENT
Value: True

App-Registrierung

Damit unsere App Zugriff auf den Outlook-Kalender hat, brauchen wir eine App-Registrierung mit den notwendigen Berechtigungen:

Cosmos DB

Nachdem unser Outlook Add-In die Meeting-Daten beim Hinzufügen des QR-Codes in einer Datenbank abspeichert, brauchen wir hier noch eine Azure Cosmos DB.

Nachdem die Azure Ressourcen erfolgreich angelegt wurden, können wir jetzt unsere Applikation mit zwei Zip-Files deployen.

Dafür navigiere bitte im Azure in beiden Web-Apps in der Navigation unter Entwicklertools zu den Erweiterten Tools und klicke auf Los. Klicke in der Navigation unter Tools auf Zip Push Deploy. Dort kannst du das jeweilige Zip File per Drag&Drop reinziehen und die App wird automatisch installiert.

Jetzt musst du nur mehr das Outlook Add-In in deinem Outlook einbinden. Du kannst es über die URL in deinem Outlook einbinden:

<URL-WEBAPP-OUTLOOK-ADDIN>/outlookAddin/manifest.prod.xml

Ab dann hast du, wenn du einen neuen Termin in Outlook erstellst, einen neuen Ribbon Button, mit welchem du den QR Code zu deinem Termin hinzufügen kannst.

Bevor sich Besucher registrieren können, musst du das Formular, das Besucher bei der Registrierung ausfüllen, entsprechend deinen Anforderungen konfigurieren. Folge den untenstehenden Schritten, um dies zu tun:

1. In der Smarter Visitor Registration Webapp findest du die Option Formular konfigurieren.
2. Wähle die gewünschten Datenfelder aus, die du von deinen Besuchern erfassen möchtest.
3. Speichere die Einstellungen.

Um Besucher zur Registrierung einzuladen, musst du personalisierte QR-Codes generieren und versenden. Befolge diese Schritte, um QR-Codes zu erstellen:

1. Öffne Outlook und erstelle ein neues Ereignis.
2. Gib alle erforderlichen Daten ein, um dein Ereignis zu beschreiben.
3. Klicke auf Smarter Visitor Registration, um den QR-Code zu erstellen und der Einladung hinzuzufügen.

Besucher können sich auf zwei Arten einchecken – manuell oder über den QR-Code aus der Einladung

1. Der Besucher registriert sich z.B. über ein bereitgestelltes Tablet am Empfang.
2. Der Besucher scannt den QR-Code oder gibt seine E-Mailadresse manuell ein.
3. Es öffnet sich ein Registrierungsformular.
4. Der Besucher gibt die erforderlichen Informationen ein und bestätigt die Registrierung.
5. Die Daten werden automatisch erfasst und in Outlook aktualisiert.

Das Auschecken eines Besuchers beim Verlassen passiert auf die selbe Weise wie beim Einchecken.

Nachdem Besucher sich entweder manuell oder mit dem QR-Code registriert haben, erhältst du dank Smarter Visitor Registration immer einen aktuellen Überblick über die Besucherströme im hinterlegten Outlook-Kalender. Dies ermöglicht es dir, Ressourcen besser zu planen und den Registrierungsprozess kontinuierlich zu verbessern. Zusätzlich erhältst du sofortige Benachrichtigungen in Outlook, wenn jemand ein- oder auscheckt.

Wenn du Hilfe oder weitere Informationen zu Smarter Event Booking benötigst, kontaktiere uns bitte oder schreibe eine E-Mail an support@smarterbusiness.at.