Stand 2026: Dieser Beitrag beschreibt unsere Signaturlösung auf dem Stand von 2021 mit der Handy-Signatur, die Ende 2023 von der ID Austria abgelöst wurde. Wie wir Dokumente heute qualifiziert signieren, einzeln, im Umlauf und im Stapel, beschreibt der Beitrag Dokumente in SharePoint signieren: einzeln und im Stapel.
In diesem Beitrag möchten wir euch unsere Lösung für eine Digitale Unterschrift für ein SharePoint-Dokument vorstellen. Oft kommt es vor, dass mehrere Benutzer ein Dokument zur Kenntnis nehmen müssen. Hierfür kommt die Digitale Unterschrift für Dokumente ins Spiel. Mit unserer Lösung bilden wir genau dieses Szenario ab: Ein Benutzer startet einen Workflow für sein SharePoint-Dokument, und alle hinzugefügten Benutzer müssen das Dokument zur Kenntnis nehmen und mittels Digitaler Unterschrift unterzeichnen. Nachdem alle Benutzer unterschrieben haben, kann das signierte Dokument heruntergeladen werden.
Workflow für die Digitale Unterschrift starten
Ein Benutzer hat die Möglichkeit, über den Menüpunkt Dokument signieren, einen Workflow für die Digitale Unterschrift für das selektierte Dokument zu starten.
Er kann nun alle Benutzer, die das Dokument unterschreiben müssen, zum Workflow hinzufügen. Dabei lässt sich die Reihenfolge, in der das Dokument unterzeichnet werden soll, per Drag-&-Drop festlegen. Die Benutzer werden in dieser Reihenfolge per E-Mail informiert, dass sie an der Reihe sind. Es hat immer nur der jeweils aktive Benutzer die Möglichkeit, das Dokument zu unterschreiben.
Digitale Unterschrift des Benutzers
Der aktuelle Benutzer erhält einen Link per E-Mail. Dieser führt auf eine Seite mit einer Vorschau des zu signierenden Dokuments. Nachdem er das Dokument zur Kenntnis genommen hat, kann er die genaue Position für seine Digitale Unterschrift durch einen Klick in der Vorschau festlegen.
Anschließend leiten wir ihn direkt zur Handy-Signatur weiter. Die Digitale Unterschrift wird an der zuvor festgelegten Position im Dokument eingefügt. Nachdem die Digitale Unterschrift gesetzt wurde, wird der nächste Benutzer aktiv und ebenso per E-Mail darüber informiert.
Update des signierten Dokuments
Nachdem alle Benutzer des Workflows das Dokument unterschrieben haben, wird es in SharePoint aktualisiert. Es enthält nun alle digitalen Unterschriften und im Versionsverlauf ist ersichtlich, welcher Benutzer wann unterzeichnet hat.
Haben wir euer Interesse geweckt und hättet ihr gerne nähere Informationen zu unserer Lösung für die Digitale Unterschrift für SharePoint-Dokumente? Dann nehmt gerne Kontakt mit uns auf.
