In diesem Beitrag möchten wir euch unsere Lösung für eine Digitale Unterschrift für ein SharePoint Dokument vorstellen. Oft kommt es vor, dass mehrere Benutzer ein Dokument zur Kenntnis nehmen müssen. Hierfür kommt die Digitale Unterschrift für Dokumente ins Spiel. Mit unserer neuen Lösung können wir genau dieses Szenario abbilden. Ein Benutzer startet einen Workflow für sein SharePoint Dokument und alle hinzugefügten Benutzer müssen das Dokument zur Kenntnis nehmen und mittels Digitaler Unterschrift unterschreiben. Nachdem alle Benutzer unterschrieben haben, kann das signierte Dokument heruntergeladen werden.
Workflow für die Digitale Unterschrift starten
Ein Benutzer hat die Möglichkeit, über den Menüpunkt Dokument signieren, einen Workflow für die Digitale Unterschrift für das selektierte Dokument zu starten.
Er kann nun alle Benutzer, welche das Dokument unterschreiben müssen, zum Workflow hinzufügen. Dabei kann er die Reihenfolge der Benutzer, in welcher das Dokument unterschrieben werden soll, mittels Drag & Drop festlegen. Die Benutzer werden dann in dieser Reihenfolge per E-Mail informiert, dass sie an der Reihe zum Unterschreiben sind. Es hat immer nur der aktive Benutzer die Möglichkeit, das Dokument zu unterschreiben.
Digitale Unterschrift des Benutzers
Der aktuelle Benutzer bekommt einen Link per E-Mail zugesendet. Mit diesem kommt er auf die Seite, auf welcher er eine Vorschau auf das zu signierende Dokument bekommt. Nachdem er das Dokument zur Kenntnis genommen hat, kann er die genaue Position für seine Digitale Unterschrift durch einen Klick auf das Dokument in der Vorschau festlegen.
Anschließend leiten wir ihn direkt zur Handy Signatur weiter. Die Digitale Unterschrift wird dabei an der zuvor vergebenen Position im Dokument eingefügt. Nachdem die Digitale Unterschrift gesetzt wurde, wird der nächste Benutzer aktiv und wird ebenso per E-Mail darüber informiert.
Update des signierten Dokuments
Nachdem alle Benutzer des Workflows das Dokument unterschrieben haben, wird das Dokument im SharePoint upgedated. Es enthält nun alle Digitalen Unterschriften und im Versionsverlauf ist ersichtlich, welcher User wann unterzeichnet hat.
Haben wir euer Interesse geweckt und hättet ihr gerne nähere Informationen zu unserer Lösung für die Digitale Unterschrift für SharePoint Dokumente? Dann nehmt gerne Kontakt mit uns auf.