Stand 2026: Dieser Beitrag beschreibt einen frühen Entwicklungsstand unseres Dokumentenmanagementsystems aus dem Jahr 2020. Daraus ist Smarter DMS entstanden. Den aktuellen Lebenszyklus mit Freigabe, Staging, Kenntnisnahme und Archiv beschreibt die Produktseite.
Ausgangssituation
Für einen Kunden haben wir eine Applikation zur SharePoint-Dokumentenverwaltung entwickelt, die Dokumente aus mehreren Bibliotheken bündelt. Damit Anwender schneller relevante Dateien finden, erweiterten wir die Lösung um eine kombinierte Metadaten- und Volltextsuche.
Neue Suchoptionen für Anwender
Die Benutzeroberfläche wurde als SPFx-Anwendung umgesetzt. Für die Suche ergänzten wir zwei sich ergänzende Ansätze:
Metadaten gezielt filtern
Nutzer können nach Dokumenttiteln oder anderen Metadaten filtern und mehrere Kriterien kombinieren. Die Oberfläche zeigt jederzeit an, welche Filter aktiv sind, damit das Ergebnis klar nachvollziehbar bleibt.
Dokumenteninhalte durchsuchen
Zusätzlich ermöglicht eine Inhaltsrecherche das Durchsuchen kompletter Dokumente nach frei eingegebenem Text. So lassen sich auch Treffer finden, deren Metadaten noch nicht gepflegt wurden.
ComboBox-Komponente für Vorschläge
Damit das Filtern schneller funktioniert, entwickelten wir eine eigene ComboBox-Komponente, die Vorschläge bereits beim Tippen einschränkt. Nutzer wählen Vorschläge per Maus oder über die Pfeiltasten und bestätigen sie mit Enter. Die Liste zeigt danach nur noch Dokumente, die allen gesetzten Kriterien entsprechen.
Asynchrones Laden der Suchvorschläge
Alle aktiven Filter wirken kombiniert auf die Treffermenge. Deshalb laden wir bei jedem Fokus auf das Filterfeld die passenden Vorschläge asynchron aus SharePoint nach. Zuerst lesen wir alle relevanten Felder der Liste aus, anschließend iterieren wir über die Elemente, die bereits den aktiven Filtern entsprechen. Aus diesen Daten füllen wir ein Array mit zulässigen Werten, das wir an die ComboBox übergeben. Das Dropdown zeigt ausschließlich gültige Optionen an und verhindert leere Trefferlisten.
Fazit
Die Verknüpfung aus Metadaten- und Volltextsuche, intelligenter ComboBox und asynchroner Datenlieferung beschleunigt die Arbeit mit großen SharePoint-Bibliotheken deutlich.
