Wir haben euch unsere Idee für eine Gästeregistrierung mittels QR Codes bereits in einem vorigen Beitrag vorgestellt. Um die Anwendung noch intuitiver und einfacher zu machen, haben wir unsere Lösung nochmals überarbeitet. Die Anwendung, mit der Unternehmen ihre Gäste beim Empfang in Outlook registrieren können, besteht nun aus einem Outlook Add-In und einer Webapplikation. In diesem Beitrag möchten wir euch gerne nähere Einblicke in die Überarbeitung unserer Lösung für die Gästeregistrierung geben.
QR Code mittels Outlook Add-In versenden
Wir haben unser Outlook Add-In für die Erstellung des QR Codes überarbeitet, um die Anwendung noch einfacher zu gestalten. Ein Organisator hat nun beim Erstellen eines Meetings die Möglichkeit, einen QR Code über einen Ribbon Button hinzuzufügen. Dieser QR Code beinhaltet die ID des erstellten Termins und die Teilnehmer können sich damit bei ihrer Ankunft beim Empfang in Outlook registrieren.
Der QR Code wird direkt in der Termineinladung versendet. Dadurch erspart sich der Organisator das Versenden des QR Codes in einer separaten E-Mail.
Webapplikation für Ein- und Auschecken eines Gastes
Für das Ein- und Auschecken eines Gastes haben wir nun eine Webapplikation entwickelt. Unternehmen können beim Empfang ein Gerät (z. B. ein Tablet) zur Verfügung stellen, auf welchem die Webapplikation läuft. Gäste können dadurch über das Gerät selbständig ein- und auschecken.
Registrieren eines Gastes
Ein Gast hat bei seiner Ankunft nun zwei Möglichkeiten sich zu registrieren. Die erste und einfachste Möglichkeit ist, den QR Code, welchen er in der Termineinladung zugeschickt bekommen hat, einzuscannen. Scannt ein Gast seinen QR Code ein, erstellen wir über die Microsoft Graph API einen neuen Eintrag für ihn im Kalender. Der Gast ist dann registriert.
Die Endzeit des Termins wird vorerst auf das Ende des Tages gesetzt (23:59 Uhr). Wenn der Gast auscheckt, aktualisieren wir die Endzeit auf die korrekte Uhrzeit.
Sollte ein Teilnehmer keinen QR Code im Vorhinein zugeschickt bekommen haben, kann er sich auch über ein Formular manuell registrieren.
Nachdem sich ein Gast registriert hat (mittels QR Code oder manuell), senden wir ihm einen neuen QR Code per E-Mail zu, welchen er für das Auschecken verwenden kann.
Auschecken mittels QR Code
Verlässt ein Gast das Gebäude, kann er sich mit dem zuvor erhaltenen QR Code auschecken. Dafür scannt er den QR Code einfach wieder mit dem Tablet beim Empfang ein. Wir holen uns dann den dazugehörigen Termin über die ID aus dem QR Code und aktualisieren die Endzeit des Termins. Der Gast ist nun ausgecheckt.
