Mit Outlook QR-Code verschicken - und sich einfach beim Empfang damit anmelden

Wir haben euch unsere Idee für eine Gästeregistrierung mittels QR Codes bereits in einem vorigen Beitrag vorgestellt. Um die Verwendung der Applikation noch intuitiver und einfacher zu verwenden, haben wir unsere Lösung nochmals überarbeitet. Die Anwendung, mit der Unternehmen ihre Gäste beim Empfang in Outlook registrieren können, besteht nun aus einem Outlook Add-In und einer Webapplikation. In diesem Beitrag möchten wir euch gerne nähere Details in die Überarbeitung unserer Lösung für die Gästeregistrierung geben.

Wir haben unser Outlook Add-In für die Erstellung des QR Codes überarbeitet, um die Anwendung noch einfacher zu gestalten. Ein Organisator hat nun beim Erstellen eines Meetings die Möglichkeit, einen QR Code über einen Ribbon Button hinzuzufügen. Dieser QR Code beinhaltet die ID des erstellen Termins und die Teilnehmer können sich damit bei ihrer Ankunft beim Empfang in Outlook registrieren.

Der QR Code wird direkt in der Termineinladung versendet. Dadurch erspart sich der Organisator das Versenden des QR Codes in einer separaten E-Mail.

Für das Ein- und Auschecken eines Gasts haben wir nun eine Webapplikation entwickelt. Unternehmen können beim Empfang ein Gerät (z.B. ein Tablet) zur Verfügung stellen, auf welchem die Webapplikation läuft. Gäste können dadurch über das Gerät selbständig ein- und auschecken.

Ein Gast hat bei seiner Ankunft nun zwei Möglichkeiten sich zu registrieren. Die erste und einfachste Möglichkeit ist, den QR Code, welchen er in der Termineinladung zugeschickt bekommen hat, einzuscannen. Scannt ein Gast seinen QR Code ein, erstellen wir über die Graph API einen neuen Eintrag für ihn im Kalender. Der Gast ist dann registriert.

Die End-Zeit des Termins wird vorerst auf das Ende des Tages gesetzt (23:59 Uhr). Wenn der Gast auscheckt, updaten wir die End-Zeit auf die korrekte Uhrzeit.

Sollte ein Teilnehmer keinen QR Code im Vorhinein zugeschickt bekommen haben, kann er sich auch über ein Formular manuell registrieren.

Nachdem sich ein Gast registriert hat (mittels QR Code oder manuell), senden wir ihm einen neuen QR Code per E-Mail zu, welchen er für das Auschecken verwenden kann.

Verlässt ein Gast das Gebäude, kann er sich mit dem zuvor erhaltenen QR Code auschecken. Dafür scannt er den QR Code einfach wieder mit dem Tablet beim Empfang ein. Wir holen uns dann den dazugehörigen Termin über die ID aus dem QR Code und updaten die End-Zeit des Termins. Der Gast ist nun ausgecheckt.

Haben wir dein Interesse geweckt und hättest du gerne mehr Informationen zu unserer Lösung für eine Gästeregistrierung? Dann nimm gerne mit uns Kontakt auf oder trage dich in unseren Newsletter ein, wenn du als Erster über Neuigkeiten informiert werden willst: