Smarter O2S einrichten und testen

Sie benötigen ein geschäftliches Microsoft-365-Konto mit Exchange Online, SharePoint Online und einem eingerichteten persönlichen OneDrive. Für den ersten Test empfehlen wir Outlook im Web. Andere Outlook-Clients prüfen Sie anschließend mit Ihrer IT.

Ihre IT muss das Outlook-Add-in und die Anmeldung an der gehosteten Smarter-O2S-App erlauben. Wählen Sie eine SharePoint-Bibliothek, in die Ihre Benutzer schreiben dürfen. Eine bestehende Smarter-Navigation-Konfiguration kann genutzt werden; die Add-in-Installation installiert keine SPFx-Anwendung.

Öffnen Sie den Marketplace-Eintrag über den Link oben. Für Teams empfehlen wir die zentrale Bereitstellung durch Ihre Microsoft-365-Administration. Eine persönliche Installation aus dem Store ist möglich, wenn Ihre Organisationsrichtlinien sie erlauben.

Öffnen Sie eine E-Mail in Outlook und wählen Sie unter „Apps“ den Eintrag „Smarter O2S“. Je nach Outlook-Version finden Sie „Apps“ im Menüband oder direkt an der Nachricht. Heften Sie den Bereich an, wenn er beim Wechsel der Mail geöffnet bleiben soll.

Für die Ersteinrichtung wählt ein berechtigter Tenant-Administrator „O2S für meine Organisation freigeben“ im Outlook-Pane. Bei einer bereits verbundenen App: Profilbild → Einstellungen → Berechtigungen, Status und Diagnose. Microsoft zeigt die konfigurierten Standardrechte gemeinsam zur Prüfung an. Erlauben Sie bei Bedarf das separate Microsoft-Fenster.

Nach der Freigabe verbindet O2S automatisch dasselbe Geschäftskonto und prüft SharePoint sowie das persönliche OneDrive. Microsoft kann noch eine Anmeldung oder MFA verlangen; das ist keine erneute Freigabe der einzelnen Produktrechte. Schließen Sie diesen Schritt ab und warten Sie auf die geöffnete O2S-Oberfläche.

Weitere Mitarbeiter wählen „Microsoft-365-Konto verbinden“. Die Freigabe der Organisation gilt bereits für sie; ihre eigenen SharePoint-Zugriffsrechte gelten weiterhin. Bei „Administratorzustimmung erforderlich“ übernimmt Ihre IT die Freigabe — wiederholtes Anmelden ersetzt sie nicht.

Installation des Outlook-Add-ins und Microsoft-Entra-Zustimmung sind getrennte Schritte. Die Rechte sind delegiert: O2S arbeitet im Namen des angemeldeten Benutzers und erhält dadurch keine zusätzlichen Zugriffsrechte auf fremde SharePoint-Inhalte. Die Scopes selbst sind dennoch weitreichend und müssen von Ihrer IT geprüft werden.

Wenn noch keine Testphase besteht, wählen Sie direkt in O2S „14 Tage kostenlos testen“. Der Initiator bestätigt seine geschäftliche Kontakt-E-Mail für die Einrichtung und Auswertung des Tests sowie die Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweise. Zusätzliche O2S-Neuigkeiten und Tipps per E-Mail sind eine separate, freiwillige Auswahl.

Es gibt keinen zusätzlichen Login auf einer Lizenz-Webseite. Nach „Unternehmenstest starten“ zeigt O2S das gemeinsame Enddatum an. Weitere Benutzer desselben Microsoft-365-Tenants benötigen keine eigene Kontaktregistrierung und nutzen die verbleibende Zeit. Ihre IT muss ihnen das Add-in und die notwendigen Datenzugriffe weiterhin bereitstellen.

Die 14 Tage mit vollem Funktionsumfang beginnen mit der ersten erfolgreichen Registrierung — nicht bei der Installation. Andere E-Mail-Domains, Benutzer oder eine Neuinstallation starten keinen neuen Trial. Es erfolgt kein automatischer Kauf und keine kostenpflichtige Verlängerung. Nach Ablauf führt „Smarter O2S anfragen“ zu unserem Kontakt.

Datenschutzhinweise für Add-insNutzungsbedingungen für Smarter O2S

Wählen Sie eine Mail in Outlook. Im Bereich „Mail“ sehen Sie Ablagevorschläge; alternativ verwenden Sie „Favoriten“ oder „Offene Site“. Ein Site-Favorit öffnet die Site-Navigation — wählen Sie dort die gewünschte Bibliothek oder einen Ordner.

Prüfen Sie den angezeigten Ablageort und wählen Sie „Mail ablegen“. Bleiben nach dem Upload relevante Pflichtmetadaten leer, öffnet O2S das Formular: Ergänzen Sie die Werte und speichern Sie. Sind keine solchen Werte offen, entfällt die zusätzliche Eingabe.

Warten Sie auf den erfolgreichen Abschluss. Kontrollieren Sie den Eintrag unter „Aktiv“ beziehungsweise „Letzte Ablagen“ und öffnen Sie die abgelegte Datei. O2S zeigt anschließend an der Mail den Ablageort an. Eine Outlook-Kategorie oder das Verschieben der Originalmail erfolgt nur entsprechend Ihren Einstellungen.

Pflichtmetadaten ergänzen und speichern: Anleitung mit Bildern

Wechseln Sie zu „SharePoint“ beziehungsweise „In SharePoint arbeiten“ und öffnen Sie Ihre Bibliothek. Im erweiterten Outlook-Bereich bleiben die Navigation und der Ordnerinhalt nebeneinander sichtbar.

Mit „Dateien auswählen“ bereiten Sie lokale Dateien vor. Alternativ ziehen Sie Dateien oder unterstützte Outlook-Mails auf einen Zielordner oder in den geöffneten Arbeitsbereich. Prüfen Sie unter „Aktiv“ Dateien und Ziel und bestätigen Sie „Elemente nach SharePoint hochladen“. Fehlende Pflichtmetadaten ergänzen Sie anschließend. Dateien im SharePoint-Arbeitsbereich erhalten nicht die Metadaten einer zufällig in Outlook geöffneten Mail.

Suchen Sie im geöffneten Ordner. Nach Eingabe eines Suchbegriffs können Sie Unterordner einbeziehen. SharePoint-Suchergebnisse können nach einem Upload zeitverzögert erscheinen; prüfen Sie neue Dateien zunächst direkt in der Ordnerliste.

Wählen Sie ein Dokument für Öffnen, Bearbeiten, Vorschau oder Link-Aktionen. Verfügbare Aktionen hängen von Dateityp, Auswahl und Berechtigungen ab. „Letzte Ablagen“ führt zu früheren Ergebnissen. Der interne Metadateneditor ist für aktuelle Uploads unter „Aktiv“ verfügbar; ältere Dokumente bearbeiten Sie in SharePoint. Prüfen Sie Freigabeempfänger und Zugriffsrechte, bevor Sie Inhalte teilen.