Datenschutzbestimmungen

Smarter O2S – Outlook-Web-Add-in

Diese Angaben gelten für das neue Web-Add-in, getrennt von der klassischen COM-Version unten.

Die unten genannte OneDrive-Speicherung gilt für synchronisierte Ablage-Einstellungen. Statistikpräferenzen sind davon ausgenommen und bleiben lokal. In Versionen mit freigeschalteter Nutzungsstatistik sind nicht zugeordnete Zähler standardmäßig eingeschaltet; die Tenant-Zuordnung ist standardmäßig aus. Application Insights ist ein separat gesteuerter Diagnosekanal ohne Tenant-ID. Dessen Modus „Aus“ schaltet die Nutzungsstatistik nicht ab.

• In Ihrer Microsoft-365-Umgebung: Das Add-in verarbeitet ausgewählte Mails, Anhänge, Dokumente und Metadaten für die von Ihnen ausgelösten Aktionen. Ablagen liegen im ausgewählten SharePoint-Ziel. Favoriten, Einstellungen, Metadatenvorlagen und Ablageverlauf werden im persönlichen OneDrive gespeichert, getrennt nach Tenant, Konto und Umgebung.
• Bei SBS für die Testphase: Unser Azure-Lizenzdienst speichert die Tenant-ID, Beginn, Ende und Status der Organisations-Testphase. Bei der Registrierung werden die bestätigte Kontakt-E-Mail-Adresse des Initiators, seine Bestätigungen samt Zeitpunkt und die Entscheidung über optionale Produktinformationen gespeichert. Kollegen im selben Tenant müssen keinen weiteren Kontakt registrieren.
• Zweck: Bereitstellung und Prüfung der Testphase sowie Kontakt zur Einrichtung und Auswertung des Tests. Zusätzliche Produktinformationen per E-Mail sind eine getrennte, freiwillige Auswahl. Mailinhalte, Anhänge und SharePoint-Dokumente werden für die Lizenzprüfung nicht an SBS übertragen.
• Optionale Nutzungsstatistik: Wenn diese Funktion für die bereitgestellte Version aktiviert ist, sendet O2S gebündelte Zähler zu verwendeten Funktionen (z. B. Ablage, Suche oder Vorschau), Ergebnisgruppen und Host-Typ (Outlook oder Browser) an eine separate SBS-Statistik-API in Azure. Dazu kommen eine zufällige Paket-ID und der serverseitige UTC-Tag. Die Zähler dienen der Produktverbesserung und dem Erkennen von Funktionsproblemen, nicht der Bewertung einzelner Mitarbeiter. Ohne zusätzliche Auswahl enthalten sie keine Tenant-Zuordnung. Sie können diese Erfassung in den O2S-Einstellungen abschalten; das Produkt bleibt nutzbar.
• Freiwillige Tenant-Zuordnung: Erst wenn Sie diese gesonderte Option ausdrücklich aktivieren, wird zusätzlich Ihre Tenant-ID mit einer Versionskennung des Hinweises übermittelt. Dadurch können wir die gemeldete Nutzung einer Organisation zuordnen. Diese Daten sind nicht anonym und die Zuordnung ist nicht verifiziert. Es werden keine Benutzerkennungen, E-Mail-Adressen, Mailbetreffs, Dateinamen, Suchbegriffe, Inhalte, Pfade, Tokens oder technischen Rohfehlermeldungen in diese Statistik aufgenommen.
• Speicherung und Auswahl: Statistikpakete werden im aktiven Statistik-Speicher nach 30 Tagen zur automatischen Löschung vorgesehen. Die Auswahl gilt nur für das aktuelle Konto in diesem Browserprofil und wird lokal gespeichert; ein anderes Profil übernimmt sie nicht. Offene Pakete liegen nur im Arbeitsspeicher. Abschalten oder Ändern der Zuordnung verwirft offene Pakete, löscht aber keine bereits übertragenen Daten. Zugriff auf die Auswertung haben nur freigegebene SBS-Betreiber. Die Statistik ist von Lizenzdaten und technischer Diagnostik getrennt. Beim Transport verarbeitet die Hosting-Infrastruktur technisch notwendige Verbindungsdaten; diese gehören nicht zu den Nutzungszählern.

Informationen zu Datenanfragen, Widerruf und Löschung finden Sie unten unter „Deine Rechte“. Kontakt: support@smarterbusiness.at.