Mit Smarter O2S arbeiten

Für den ersten Teamtest übernimmt Ihre IT Installation und Organisationsfreigabe. Danach verbinden sich Mitarbeiter mit ihrem Outlook-Geschäftskonto.

1. Öffnen Sie Smarter O2S unter Apps in Outlook. Verwenden Sie zunächst Outlook im Web und geeignete Testdaten.
2. Fehlt die Freigabe, startet ein berechtigter Administrator O2S für meine Organisation freigeben direkt im O2S-Pane. Er prüft die Standardberechtigungen gemeinsam im Microsoft-Dialog.
3. Erlauben Sie das separate Microsoft-Fenster, falls Outlook fragt. Nach der Freigabe verbindet O2S automatisch dasselbe Konto und prüft SharePoint sowie persönliches OneDrive. Eine Microsoft-Anmeldung oder MFA kann weiterhin nötig sein.
4. Weitere Benutzer wählen Microsoft-365-Konto verbinden. Die Organisationsfreigabe gilt für sie mit; die eigenen SharePoint-Zugriffsrechte bleiben maßgeblich.

Installation, Berechtigungen und Teststart

Unter Mail legen Sie ausgewählte Outlook-Nachrichten als EML-Dateien ab. Eine Standortempfehlung ist ein Vorschlag — prüfen Sie das Ziel selbst.

1. Öffnen oder markieren Sie die gewünschten Mails in Outlook. Prüfen Sie die in O2S angezeigte Anzahl.
2. Wählen Sie unter Vorschläge ein passendes Ziel. Alternativ öffnet ein Site-Favorit die Site unter Offene Site; wählen Sie dort eine Bibliothek oder einen Ordner.
3. Kontrollieren Sie den Ablageort direkt an der Ablageaktion. Starten Sie die Mailablage erst, wenn Ziel und Auswahl stimmen.
4. Prüfen Sie einen angezeigten Duplikat- oder Namenskonflikt. Öffnen Sie den vorhandenen Treffer oder wählen Sie bewusst eine der angebotenen Aktionen, etwa Trotzdem ablegen, Ersetzen oder Abbrechen.
5. Warten Sie auf das Ergebnis. Ergänzen Sie angeforderte Metadaten und prüfen Sie die abgelegte Datei über Aktiv beziehungsweise Letzte Ablagen.

Dateiauswahl und Drag & Drop bereiten dieselbe Upload-Warteschlange vor. Bereit zum Hochladen bedeutet: Die Übertragung hat noch nicht begonnen.

1. Öffnen Sie in In SharePoint arbeiten den Zielordner. Dateien auswählen steht als erste Aktion in der festen Dokument-Menüleiste; im schmalen Pane erscheint dafür das Upload-Symbol. Ein Dokument muss nicht ausgewählt sein.
2. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien. Alternativ ziehen Sie Dateien oder unterstützte Outlook-Mails in die offene Ordnerfläche — auch in den Leerraum — oder auf einen Navigationsordner.
3. Prüfen Sie unter Aktiv die Dateien und das Ziel jedes Elements. Unter Mail ist ein angebotener Mailbezug zunächst unbestätigt: Nur Bezug verwenden übernimmt die dort angezeigten Mailmetadaten. Unabhängige Dateien laden Sie ohne diese Bestätigung hoch.
4. Bestätigen Sie Elemente nach SharePoint hochladen. Bearbeiten Sie etwaige Konflikte und warten Sie auf den aktualisierten Ordnerinhalt.
5. Ergänzen Sie fehlende Pflichtmetadaten im selben Arbeitsbereich. Bei Standardbibliotheken ohne relevante fehlende Pflichtfelder erscheint kein Formular.

Metadaten sind die zusätzlichen Spalten Ihrer SharePoint-Bibliothek, zum Beispiel Projektnummer oder Abteilung. Die Datei ist bereits hochgeladen, wenn der anschließende Metadatenschritt erscheint.

1. Öffnet O2S das Formular nach dem Upload automatisch, fehlen noch relevante Pflichtwerte. Wählen Sie bei mehreren Möglichkeiten den Inhaltstyp und prüfen Sie die vorbelegten Werte.
2. Füllen Sie Pflichtfelder aus. Scrollen Sie im Formular; Weitere Felder unten weist auf verdeckte Felder hin. Speichern und Schließen bleiben erreichbar.
3. Öffnen Sie Metadatenwerte, um eine benannte Vorlage oder die zuletzt erfolgreich gespeicherten Werte auf den aktuellen oder die verbleibenden Entwürfe anzuwenden. Prüfen Sie die Vorbelegung vor dem Speichern.
4. Speichern schreibt die Werte des aktuellen Elements. Der Pfeil daneben bietet bei mehreren Dateien Optionen für das nächste oder alle verbleibenden Elemente. Für alle verbleibenden übernehmen bestätigt und speichert die aktuellen kompatiblen Fachwerte für diese Elemente — verwenden Sie es nur bewusst.
5. Wählen Sie Metadatenwerte → Als Vorlage speichern, geben Sie einen Namen ein und wählen Sie Vorlage speichern. Derselbe Name aktualisiert eine bestehende Vorlage. Unter Metadatenwerte → Vorlagen verwalten löschen Sie Vorlagen. Das Speichern einer Vorlage speichert noch nicht die Dokumentwerte.
6. Für die aktuellen Uploads erreichen Sie Metadaten bearbeiten später über Aktiv. Schlägt nur das Speichern der Metadaten fehl, wiederholen Sie diesen Schritt ohne erneuten Datei-Upload.

In SharePoint arbeiten zeigt Dokumente unabhängig von der ausgewählten Outlook-Mail. Der erweiterte Outlook-Apps-Bereich bietet Platz für Navigation und Inhalt nebeneinander.

1. Wechseln Sie zu In SharePoint arbeiten, bei wenig Platz SharePoint. Öffnen Sie eine Site, Bibliothek und den gewünschten Ordner. Das Ordnersymbol eines Ablageziels öffnet dessen Inhalt in diesem Arbeitsbereich.
2. Geben Sie unter Diesen Ordner durchsuchen mindestens zwei Zeichen ein. Die Suche umfasst den geöffneten Ordner; Unterordner einbeziehen erscheint erst während der Suche. Weitere Treffer laden Sie über Mehr laden.
3. Löschen Sie den Suchbegriff, um wieder den Ordnerinhalt zu sehen. Bei neuen Uploads prüfen Sie zuerst diese Liste, da SharePoint den Suchindex verzögert aktualisieren kann.
4. Wählen Sie genau ein Dokument und öffnen Sie Vorschau, bei Bedarf unter Mehr. Microsoft 365 entscheidet, ob die jeweilige Datei eingebettet angezeigt werden kann. Für eine große Vorschau erweitern Sie den Outlook-Apps-Bereich.
5. Nutzen Sie In SharePoint öffnen, wenn keine Vorschau möglich ist. Öffnen und Im Browser bearbeiten sind separate Aktionen; nicht alle Aktionen sind für jede Dateiauswahl verfügbar.

Die Leiste am unteren Rand ist Ihr Einstieg zu laufenden Vorgängen und erfolgreichen Ablagen. Sie lässt sich jederzeit auf- und zuklappen.

1. Öffnen Sie Aktiv für vorbereitete oder laufende Uploads, Konfliktentscheidungen, Fehler und Metadaten der aktuellen Sitzung.
2. Wählen Sie Letzte Ablagen für frühere erfolgreiche Ablagen. Zunächst sehen Sie zehn Einträge; Gesamten Verlauf anzeigen öffnet die übrigen. Wenn keine aktuelle Aktion ansteht, öffnet die Aktivitätsleiste diesen Tab direkt.
3. Wählen Sie einen Dateinamen, um die Datei in SharePoint zu öffnen. Der Ablageort öffnet die zugehörige Position innerhalb von O2S.
4. Bearbeiten Sie Metadaten aktueller Uploads über Aktiv. Bei älteren Einträgen unter Letzte Ablagen verwenden Sie SharePoint, nicht den internen Metadateneditor.

Ein Link, eine Dateikopie und eine Berechtigungsfreigabe sind unterschiedliche Aktionen. Prüfen Sie Auswahl, Empfänger und Zugriff, bevor Sie fortfahren.

1. Markieren Sie die benötigten Dokumente. Links kopieren übernimmt Verweise auf SharePoint; dadurch erhalten andere Personen keine zusätzlichen Zugriffsrechte.
2. Links per Mail senden erstellt einen Outlook-Entwurf mit Links. An E-Mail anhängen erstellt einen Entwurf mit echten Dateikopien. Prüfen Sie den Entwurf und senden Sie ihn selbst.
3. Teilen kann SharePoint-Berechtigungen ändern. Wählen Sie Empfänger und Lesen oder Bearbeiten, prüfen Sie die Angaben und bestätigen Sie nur die beabsichtigte Freigabe.
4. Für Im Teams-Channel teilen prüfen Sie das vorgeschlagene Team, wählen den Kanal und bestätigen die Nachricht. Diese Aktion veröffentlicht einen Beitrag erst nach Ihrer Bestätigung.
5. Senden & ablegen ist ein eigener Ablauf im Mailentwurf: Ziel wählen und ausdrücklich diese Aktion starten. O2S legt den aktuellen Entwurf zuerst ab und sendet ihn erst nach erfolgreicher Ablage. Lösen Sie nicht zusätzlich den normalen Outlook-Senden-Button aus.

Im schmalen Pane führt das Profilbild zu Hilfe und Einstellungen. Bei mehr Platz können diese Aktionen direkt in der Kopfzeile stehen.

1. Wählen Sie automatische, helle oder dunkle Darstellung und prüfen Sie die Outlook-Aktion nach der Ablage. Kategorien und Zielordner stammen aus dem verbundenen Postfach.
2. Lassen Sie für erste Tests die Originalmail unverändert. Wählen Sie Kategorie, Verschieben, Archivieren oder Löschen nur, wenn diese Nachbearbeitung gewünscht ist.
3. Prüfen Sie das angezeigte Microsoft-365-Konto vor einem Wechsel. Favoriten, Verlauf, Vorlagen und die Nachbearbeitungsoption sind nach Umgebung, Tenant und Konto getrennt in Ihrem OneDrive gespeichert.
4. Starten Sie den kostenlosen 14-Tage-Unternehmenstest direkt in O2S, sofern noch keiner besteht. Nur der Initiator bestätigt eine Kontaktadresse und Bedingungen; Produktneuigkeiten sind optional. Kollegen im selben Tenant verwenden die verbleibende Zeit ohne weitere Kontaktregistrierung.

Lesen Sie zuerst den Status am betroffenen Vorgang. Eine erfolgreiche Dateiablage und ein fehlgeschlagener Metadatenschritt benötigen unterschiedliche nächste Schritte.

1. Fehlt eine Site oder Datei, prüfen Sie den Zugriff mit demselben Konto direkt in SharePoint. Neue Inhalte sind eventuell noch nicht im Suchindex; öffnen Sie den Ordner ohne Suche.
2. Bei Verbindungsfehlern prüfen Sie Geschäftskonto, Organisationsfreigabe, Popup-Zulassung sowie SharePoint- und OneDrive-Zugriff. Nach bereits erfolgreicher Freigabe verwenden Sie Verbinden, statt erneut dieselben Rechte freizugeben.
3. Bei Uploadfehlern lesen Sie Aktiv und kontrollieren Sie den Zielordner, bevor Sie erneut hochladen. Ist nur die Metadatenpflege offen, speichern Sie die Metadaten erneut und erzeugen keine weitere Datei.
4. Öffnen Sie Hilfe über das Profilbild für kontextbezogene Themen. Notieren Sie für den Support die kurze O2S-Fehlerreferenz, Uhrzeit, App-Version, Outlook-Client und die ausgeführten Schritte.
5. Starten Sie den Supportmodus in den erweiterten Einstellungen nur bei Bedarf. Kopieren oder laden Sie das bereinigte Diagnosepaket ausdrücklich herunter und löschen Sie es anschließend wieder. Versenden Sie keine Tokens, Passwörter oder vertraulichen Mailinhalte.