Nutzungsbedingungen für Smarter O2S

Diese Bedingungen regeln die Nutzung von Smarter O2S, dem Outlook-Web-Add-in der Smarter Business Solutions GmbH, Hochfeldgasse 5, 2822 Bad Erlach, Österreich. Das Produkt unterstützt die Ablage von E-Mails, Anhängen und Dateien sowie die Arbeit mit Dokumenten in SharePoint Online und dem geschäftlichen OneDrive innerhalb von Microsoft 365. Es richtet sich an Unternehmen, Behörden und andere Organisationen für ihre berufliche Nutzung.

Vertragspartner ist die Person oder Organisation, die Smarter O2S im eigenen Namen bezieht. Wer diese Bedingungen für eine Organisation annimmt, muss dazu berechtigt sein. Eine technische Microsoft-365-Administratorfreigabe ersetzt nicht die Annahme des Lizenzvertrags durch einen vertretungsberechtigten Vertragspartner. Die bloße Zuweisung des Add-ins macht Mitarbeitende nicht persönlich zu zahlungspflichtigen Kunden.

Diese EULA betrifft das neue Smarter O2S Outlook-Web-Add-in. Sie ersetzt weder Verträge für das klassische Office 2 SharePoint noch Bedingungen anderer Smarter-Business-Produkte. Individuell vereinbarte Bedingungen gehen vor; Bestellung und Bestellbestätigung bestimmen insbesondere Leistungsumfang, Lizenzmenge, Preis und Laufzeit. Für Microsoft-Dienste und eine etwaige Marketplace-Bestellung gelten daneben die jeweils anwendbaren Microsoft-Bedingungen.

Der Kunde benötigt ein geeignetes Microsoft-365-Geschäfts- oder Organisationskonto, die erforderlichen Microsoft-Lizenzen, einen unterstützten Outlook-Client, Internetzugang und Zugriff auf die gewählten SharePoint- oder OneDrive-Ziele. Die jeweils unterstützten Funktionen und Einschränkungen sind in der Smarter-O2S-Hilfe beschrieben. Microsoft-Lizenzen und Microsoft-Speicherplatz sind nicht Bestandteil dieser EULA.

Installation und Nutzung können die Freigabe durch die Microsoft-365-Administration erfordern. Smarter O2S nutzt delegierte Berechtigungen im Kontext des angemeldeten Kontos. Eine App-Freigabe verleiht dem Benutzer keine zusätzlichen Zugriffsrechte auf fremde Sites oder Dokumente. Einzelne Aktionen hängen von Dateityp, Client, Tenant-Richtlinien und den vorhandenen Benutzerrechten ab.

Für die Dauer einer gültigen Test- oder kostenpflichtigen Lizenz erhält der Kunde ein einfaches, nicht ausschließliches Nutzungsrecht für seine eigenen geschäftlichen Zwecke im freigegebenen Umfang. Autorisierte Benutzer der Organisation dürfen das Add-in innerhalb dieses Umfangs verwenden. Der bei einem Kauf vereinbarte Tenant-, Benutzer- oder sonstige Lizenzumfang ist maßgeblich; aus der gemeinsamen Testphase folgt keine unbegrenzte kostenpflichtige Tenant-Lizenz.

Die Bereitstellung und Installation des Add-ins einschließlich seines Manifests für die berechtigten Benutzer ist erlaubt. Nicht erlaubt sind die Umgehung der Lizenzprüfung, eine unberechtigte Weitergabe oder Unterlizenzierung, der Weiterverkauf als eigener Dienst sowie Änderungen oder Reverse Engineering der Software, soweit diese nicht ausdrücklich vereinbart oder gesetzlich erlaubt sind. Eigene Dateien und E-Mails dürfen selbstverständlich mit den vorgesehenen Produktfunktionen verarbeitet und geteilt werden.

Die Rechte an der Software, ihrem Quellcode, ihrer Gestaltung und unseren Marken verbleiben bei Smarter Business Solutions und den jeweiligen Rechteinhabern. Gesonderte Open-Source- und Drittanbieter-Lizenzen bleiben unberührt. Der Kunde behält seine Rechte an den von ihm verarbeiteten Inhalten.

Die kostenlose Produkt-Testphase dauert 14 Tage ab der erfolgreichen erstmaligen Aktivierung für den Microsoft-365-Tenant. Die Zuordnung erfolgt über die Tenant-ID, nicht über eine E-Mail-Domain. Weitere Benutzer desselben Tenants können nach Anmeldung die verbleibende Testzeit nutzen; für alle gilt dasselbe Enddatum. Neuinstallation, ein anderes Benutzerkonto oder eine andere Kontaktadresse starten keine neue Testphase.

Der Initiator bestätigt eine geschäftliche Kontakt-E-Mail-Adresse für die Einrichtung und Auswertung des Tests und nimmt die Nutzungsbedingungen an. Weitere Benutzer müssen für dieselbe Testphase keine eigene Kontaktadresse registrieren. Eine optionale Einwilligung in zusätzliche Produktinformationen ist davon getrennt und keine Voraussetzung für die Testphase.

Es gibt keine automatische Umwandlung in ein kostenpflichtiges Abonnement und keine automatische Zahlungspflicht durch die Aktivierung des Tests. Nach Ablauf ist für die weitere lizenzpflichtige Nutzung eine passende aktive Lizenz erforderlich. O2S löscht allein wegen des Lizenzablaufs keine bereits in SharePoint oder OneDrive abgelegten Inhalte. Der Zugriff über Microsoft 365 richtet sich weiterhin nach den dortigen Rechten und Aufbewahrungsregeln.

Eine kostenpflichtige Lizenz entsteht erst durch eine gesonderte Bestellung. Preis, Währung, Steuern, Lizenzumfang, Laufzeit, Zahlungsweise und eine etwaige Verlängerung werden vor dem Kauf im konkreten Angebot oder Bestellprozess ausgewiesen. Diese EULA legt keine festen Preise, Pakete oder Mindestabnahmemengen fest. Eine Kontaktanfrage auf unserer Website ist noch keine kostenpflichtige Bestellung.

Erfolgt der Kauf über Microsoft Marketplace oder einen Vertriebspartner, richten sich Abrechnung, Abonnementverwaltung und kaufbezogene Erstattungen nach diesem Bestellweg und seinen anwendbaren Bedingungen. Bei einer direkten Bestellung bei Smarter Business Solutions gelten die vereinbarten Zahlungsbedingungen. Die Bereitstellung des Add-ins im Microsoft Store allein bedeutet nicht, dass bereits eine kostenpflichtige Lizenz enthalten oder ein bestimmter Kaufweg verfügbar ist.

Preisänderungen ändern nicht rückwirkend bereits vereinbarte Entgelte. Für spätere Bestellungen oder Verlängerungen gelten die rechtzeitig mitgeteilten und wirksam vereinbarten Konditionen. Microsoft-365-Kosten trägt der Kunde unabhängig von der O2S-Lizenz.

Der Kunde darf nur Inhalte verarbeiten, für die er die erforderlichen Rechte und eine rechtmäßige Grundlage besitzt. Er legt Ablageorte, Zugriffsrechte, Metadaten, Aufbewahrung und Datensicherung in seiner Microsoft-365-Umgebung fest. Ablagevorschläge unterstützen die Auswahl; sie sind keine verbindliche fachliche oder rechtliche Klassifizierung.

Vor Ablage, Metadatenübernahme und Freigabe prüft der Benutzer Ziel, ausgewählte Inhalte, Empfänger und Berechtigungen. Einstellungen für Aktionen nach einer erfolgreichen Mailablage können das Original in Outlook kategorisieren, verschieben, archivieren oder löschen. Solche Einstellungen sind vor ihrer Verwendung zu prüfen. Die Verantwortung für unsere vertragsgemäße Leistung und zwingende gesetzliche Pflichten bleibt davon unberührt.

Smarter O2S ersetzt keine Datensicherung und begründet ohne gesonderte Vereinbarung keine Zusage einer revisionssicheren Archivierung oder der Erfüllung bestimmter Aufbewahrungsvorschriften. Der Kunde darf den Dienst nicht missbräuchlich nutzen, unbefugte Zugriffe versuchen oder Sicherheits- und Lizenzmechanismen umgehen.

Bei der gehosteten Variante stellen wir die Web-Anwendung über Microsoft Azure bereit. Die ausgewählten E-Mail- und Dateiinhalte werden vom Add-in an die gewählten Microsoft-365-Ablageziele übertragen und nicht im O2S-Webhosting oder im Lizenzdienst als Inhaltsarchiv gespeichert. Persönliche Einstellungen, Favoriten, Ablageverlauf und Metadatenvorlagen können lokal und im persönlichen OneDrive des Benutzers gespeichert werden. Eine selbst gehostete Bereitstellung bedarf einer gesonderten Vereinbarung.

Für die Test- und Lizenzverwaltung verarbeitet unser Lizenzdienst die Tenant-Zuordnung und den Lizenzstatus. Bei der ausdrücklichen Testregistrierung werden zusätzlich die bestätigte Kontaktadresse des Initiators, die Bestätigung der Bedingungen und die getrennte optionale Marketing-Einwilligung verarbeitet. Zum Lizenzdatensatz gehören Aktivierungs- und Ablaufzeitpunkte sowie Nachweise der Registrierung. Die Kontaktadresse ist keine Lizenzkennung und ersetzt nicht die Tenant-ID.

Die separate Datenschutzerklärung erläutert Zwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger, Speicherdauer und Betroffenenrechte. Diese EULA ist keine pauschale Einwilligung in Werbung oder beliebige Datenverarbeitung und ersetzt keine gegebenenfalls erforderliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Eine Entra-Berechtigungsfreigabe ist ebenfalls keine Marketing-Einwilligung.

Support ist über support@smarterbusiness.at, unser Kontaktformular und die verlinkte Smarter-O2S-Hilfe erreichbar. Bitte übermitteln Sie bei Fehlern die kurze Supportreferenz, den Zeitpunkt und den betroffenen Outlook-Client, aber keine Passwörter, Tokens oder vertraulichen E-Mail- und Dokumentinhalte.

Wir können Sicherheits-, Kompatibilitäts- und Funktionsupdates bereitstellen. Bei der gehosteten Variante können Aktualisierungen ohne erneute Manifestinstallation wirksam werden; Änderungen an Installation oder Berechtigungen können einen Administratorschritt erfordern. Vereinbarte wesentliche Leistungen und gesetzliche Aktualisierungspflichten bleiben gewahrt. Verbindliche Verfügbarkeitsquoten, Reaktionszeiten oder ein Rund-um-die-Uhr-Support gelten nur, wenn sie gesondert vereinbart wurden.

Maßgeblich für den geschuldeten Leistungsumfang sind die vereinbarte Produktbeschreibung und die für den bestellten Stand geltende Dokumentation. Angekündigte Erweiterungen oder unverbindliche Planungen werden ohne Vereinbarung nicht Vertragsbestandteil. Zwingende gesetzliche Gewährleistungs- und Aktualisierungsrechte sowie ausdrücklich vereinbarte Garantien bleiben unberührt.

Die kostenlose Testphase dient der Prüfung, ob Smarter O2S zu den Anforderungen und zur Microsoft-365-Umgebung des Kunden passt. Eine Eignung für jeden besonderen Einsatzzweck oder ein jederzeit unterbrechungsfreier Betrieb wird nicht zugesagt. Einschränkungen durch Microsoft-Dienste, Netzwerke oder Tenant-Richtlinien sind bei der Beurteilung eines Fehlers zu berücksichtigen; sie schließen eine Verantwortung unsererseits nicht pauschal aus.

Wir haften nach den gesetzlichen Vorschriften für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit und Personenschäden. Die Haftung nach zwingendem Produkthaftungsrecht, aufgrund ausdrücklich übernommener Garantien und in anderen gesetzlich nicht beschränkbaren Fällen bleibt unberührt. Die folgenden Beschränkungen gelten dafür nicht.

Bei leichter Fahrlässigkeit ist unsere Haftung, soweit gesetzlich zulässig, auf den bei Vertragsabschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. In diesem Rahmen sind entgangener Gewinn und mittelbare Folgeschäden ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig und soweit dadurch nicht der Ersatz für die Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht unangemessen beschränkt wird. Diese Regelung enthält keine feste betragsmäßige Haftungsobergrenze.

Ein Datenverlust ist nicht pauschal von der Haftung ausgeschlossen. Bei der Bemessung eines ersatzfähigen Schadens sind gesetzliche Schadensminderungspflichten und ein etwaiges Mitverschulden zu berücksichtigen. Zwingende Rechte von Verbrauchern bleiben auch dann unberührt, wenn das Produkt seinem Zweck nach für Organisationen bestimmt ist.

Die Testlizenz endet mit dem angezeigten Enddatum, ohne dass eine Kündigung erforderlich ist. Bei kostenpflichtigen Lizenzen bestimmen die Bestellung und die dafür geltenden Bedingungen Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsfristen. Eine Deinstallation beendet ein kostenpflichtiges Abonnement nicht automatisch; eine Kündigung muss über den vereinbarten Bestell- oder Verwaltungsweg erfolgen.

Bei einer erheblichen Vertragsverletzung können wir nach Aufforderung und einer angemessenen Gelegenheit zur Abhilfe betroffene Zugriffe sperren oder aus wichtigem Grund kündigen. Eine sofortige, auf das Erforderliche begrenzte Sperrung kommt in Betracht, wenn sie zur Abwehr einer konkreten Sicherheitsgefahr oder zur Erfüllung zwingender rechtlicher Pflichten notwendig ist. Wir informieren den Kunden, soweit rechtlich und tatsächlich möglich. Gesetzliche Kündigungs- und Erstattungsrechte bleiben bestehen.

Nach Ende der Nutzungsberechtigung ist die lizenzpflichtige Verwendung einzustellen. Bereits abgelegte Inhalte bleiben den Microsoft-365-Berechtigungen und Aufbewahrungsregeln des Kunden unterstellt; das Ende der O2S-Lizenz ist kein Löschauftrag. Für Daten im Lizenz- und Kontaktverwaltungssystem gelten die gesonderten Datenschutz- und Aufbewahrungsregeln.

Wir können neue Fassungen dieser EULA für künftige Vertragsabschlüsse veröffentlichen. Die Veröffentlichung einer geänderten Fassung ändert bestehende Vereinbarungen nicht automatisch. Wesentliche Änderungen für einen laufenden Vertrag bedürfen einer wirksamen Vereinbarung oder einer anderen anwendbaren gesetzlichen Grundlage.

Über vorgeschlagene Änderungen und ihren vorgesehenen Geltungsbeginn informieren wir den Kunden rechtzeitig. Schweigen oder die bloße weitere Nutzung werden durch diese EULA nicht als Zustimmung zu geänderten Vertragsbedingungen festgelegt. Technische Produktupdates ändern für sich allein nicht die vereinbarten Preise oder Nutzungsrechte.

Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Zwingende Schutzvorschriften, insbesondere ein anwendbarer Verbraucherschutz, bleiben unberührt. Diese EULA vereinbart keinen ausschließlichen Gerichtsstand zulasten eines Verbrauchers.

Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, gelten an ihrer Stelle die gesetzlichen Vorschriften; die übrigen Bedingungen bleiben wirksam, soweit rechtlich zulässig. Die deutsche und englische Fassung sollen inhaltlich übereinstimmen. Die maßgebliche Vertragssprache richtet sich nach dem Vertragsabschluss; diese EULA erklärt nicht pauschal eine Sprachfassung für vorrangig.