Oftmals müssen Unternehmen die Daten von Besuchern oder externen Mitarbeitern, welche an Meetings teilnehmen, erfassen. Vor allem in Krisenzeiten wie diesen ist es von hoher Bedeutung, zu wissen, wann und wer sich im Gebäude des Unternehmens befand. Wir haben dafür eine Applikation entwickelt, um eine einfache und intuitive Lösung für eine Gästeregistrierung mittels QR-Codes zu realisieren. In diesem Beitrag möchten wir euch gerne Einblicke in die Umsetzung dieser Applikation geben.

Gästeregistrierung mittels Outlook Add-In

Es gibt bereits einige kostenlose Lösungen am Markt (z.B. PowerApps und Ähnliches). Diese Ansätze sind allerdings immer mit einem zusätzlichen Aufwand für den Meeting-Organisator verbunden. Daher haben wir uns dafür entschieden, die Applikation mit einem Outlook Add-In umzusetzen. Durch diesen Ansatz bieten wir eine Lösung, welche sich vollständig in den Prozess der Einladung über Outlook integriert. Und der Organisator muss nicht daran denken noch zusätzlich in eine andere Applikation, wie PowerApps zu wechseln oder eine SharePoint-Url aufzurufen. Somit gibt es keinen zusätzlichen Arbeitsaufwand oder eine Fehlerquelle!
Die Applikation umfasst zwei unterschiedliche Screens. Der erste Screen ist für den Organisator des Meetings und der zweite Screen ist für den Portier des Unternehmens relevant.

Screen für QR-Code Erstellung und Versendung

Der Meeting-Organisator hat die Möglichkeit unsere Applikation für die Gästeregistrierung über den Ribbon Button „Teilnehmer einladen“ zu öffnen. Es wird eine Liste aller Teilnehmer des Meetings angezeigt. Wir erzeugen automatisch die QR-Codes für jeden Teilnehmer und zeigen diese in der Liste an. Der Organisator kann die generierten QR-Codes dann an einzelne Teilnehmer oder an alle Teilnehmer per E-Mail versenden.

Die QR-Codes beinhalten die Daten der Teilnehmer aus den Outlook Kontakten. Das Unternehmen kann hier entscheiden, welche Informationen relevant sind. Dazu zählen z.B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Firmenname oder Ähnliches. Sollten bestimmte Daten fehlen, hat der Organisator die Möglichkeit die Daten in den Outlook-Kontakten zu ergänzen oder zu bearbeiten. Wir öffnen dafür ein Formular, wo er die Daten des Teilnehmers anpassen kann.

Screen für QR-Code Scan für die Gästeregistrierung

Möchte der Portier die Daten eines neuen Teilnehmers erfassen, muss er als ersten Schritt in dem gewünschten Kalender ein neues Ereignis erstellen. Anschließend hat er die Möglichkeit unsere Applikation über den Ribbon Button „QR-Code scannen“ zu öffnen. Dadurch gelangt er auf den Screen, wo er über seine Kamera einen QR-Code scannen kann.

Wir lesen die Daten des Teilnehmers aus dem QR-Code aus und übernehmen diese in das neue Ereignis.

Verlassen des Teilnehmers

Verlässt ein Teilnehmer das Gebäude, muss der Portier den QR-Code des Teilnehmers erneut scannen. Dadurch wird die End-Zeit des zuvor angelegten Termins für den Teilnehmer geändert. Folglich ist eine gesamte Übersicht in Outlook vorhanden, welche Teilnehmer zu welchem Zeitpunkt im Gebäude waren.

Die Lösung ist schon bei einigen unserer Kunden erfolgreich im Einsatz. Ihr habt Interesse oder wollt eine Demo zu unserem Smarter Visitor Registration – dann nehmt gerne Kontakt mit uns auf.

Wollt ihr den kompletten SharePoint oder Teams in euer Outlook integrieren, dann wird euch unser Office 2 SharePoint interessieren!

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