Herausforderung
- Produktivitätsverlust durch manuelle Arbeitsschritte beim Speichern von Mails in SharePoint
- Geringe Anwenderakzeptanz aufgrund der umständlichen Arbeitsweise
- Hoher Kontrollaufwand durch nachträgliches Pflegen von Metadaten
Lösung
- Intuitives Outlook-Plugin, das SharePoint nahtlos mit Outlook verknüpft
- Drag-and-drop-Funktionalität für das Ablegen und Übertragen von Daten
- Metadatenabfrage bereits beim Hochladen über das Plugin
- Hochwertige Vorschau für E-Mails und Dokumente
Mehrwert
- Minimaler Trainingsaufwand für Anwenderinnen und Anwender
- Hohe SharePoint-Akzeptanz dank der einfachen Bedienung via O2S
- Deutlich beschleunigte, dokumentbasierte Prozesse
Die REWE Group arbeitet seit Jahren erfolgreich mit SharePoint und nutzt die Vorteile im Enterprise-Dokumenten-Management. Eine Herausforderung war jedoch der Bruch zwischen Outlook und SharePoint: Mails und Dateianhänge mussten lokal zwischengespeichert werden. 2007 startete REWE deshalb eine Marktrecherche, testete eigene Entwicklungen und evaluierte das Outlook-Plugin Office 2 SharePoint (O2S). Seit über zehn Jahren ist O2S nun konzernweit im Einsatz und schließt die letzte Lücke zwischen E-Mail und Dokumentenablage.
O2S spannt die Brücke zwischen SharePoint und Outlook
Das Outlook-Plugin wird konzernweit in allen Zentralbereichen eingesetzt und zählt über 3.500 tägliche User. Ohne O2S müssen Mails lokal zwischengespeichert werden, bevor sie in die passende SharePoint-Bibliothek wandern. Mit dem Plugin entfällt dieser Schritt: E-Mails und Anhänge werden per Drag-and-drop direkt in das O2S-Menü gezogen und landen sofort in der richtigen SharePoint-Bibliothek. Metadaten lassen sich im selben Schritt erfassen. Bernadette Griessler, IT-Organisatorin IT-Portalsysteme, bestätigt: „Die nahtlose Dokumentenablage mit dem einfachen Befüllen der Metadatenfelder macht O2S bei uns zu einem gut akzeptierten Tool in den Zentralbereichen.“
Via Drag-and-drop E-Mails, Dateien und Ordner übertragen
O2S überträgt per Drag-and-drop komplette Ordnerstrukturen inklusive Inhalte. In der aktuellen Version verhält sich O2S zu SharePoint wie Exchange zu Outlook - vollständig integriert. Wird eine Mail in SharePoint geöffnet, stehen dieselben Funktionen zur Verfügung wie in Outlook, sodass Teams ohne Medienbrüche arbeiten können.
Geringer Schulungsaufwand erforderlich
O2S erfüllt die Anforderungen großer Unternehmen, insbesondere bei Konfiguration und Administration. Viele Voreinstellungen werden bereits bei der Installation gesetzt, sodass auf Anwenderseite kaum Anpassungen nötig sind. Mitarbeitende verknüpfen ihre relevanten SharePoint-Bereiche einmalig in O2S, die Auswahl bleibt anschließend bestehen. Die intuitive Bedienung sorgt dafür, dass Schulungsaufwände gering bleiben und sich mit einem eLearning-Modul sowie Video-Tutorials abdecken lassen.
Über die REWE Group
Die 1927 in Köln gegründete, genossenschaftliche REWE Group zählt zu den führenden Handels- und Touristikkonzernen Europas. Rund 345.000 Mitarbeitende arbeiten in 21 Ländern in mehr als 15.000 Märkten. 2017 erwirtschaftete die REWE Group einen Gesamtaußenumsatz von 58 Milliarden Euro. Die internationalen Aktivitäten sind in Österreich unter dem Dach von REWE International gebündelt.
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