Hier erfährst du, wie du mittels Flow über eine durch Outlook hochgeladene Mail eine Konversation in einem Teams Kanal startest.

Genervt von ständigen SharePoint Benachrichtigungen zu wenig relevanten Themen?
Aber zu interessiert um diese zu deaktivieren?

…hier könnte die Lösung sein 😉

Seit der Stilllegung von Skype verwenden wir fast ausschließlich nur noch Teams zur Kommunikation. Dies stellt aber auch noch einige weitere nette Vorteile und Features zur Kollaboration bereit. Unter anderem Kanäle und eigene Teams Webs zur besseren Projektabgrenzung.

Arbeitet man nun in solch einem Projekt mit anderen Kollegen zusammen, ist es natürlich vorteilhaft mit den geteilten Dokumenten auf dem Laufenden zu bleiben.
Was sind also die Optionen?

  • Täglich die gemeinsame Bibliothek zu prüfen?
  • Sich mit den Kollegen darauf zu einigen bei jedem neuen File eine Anmerkung dazu zu hinterlassen?
  • Auf die Bibliothek Benachrichtigungen zu setzen um nichts zu verpassen?

Klingt jetzt alles nicht wirklich ansprechend oder praktikabel.

Darum haben wir uns eine andere Herangehensweise überlegt – Das Outlook O2S Addin, Teams & Flow!

MS Flow stellt ja bekannterweise eine Masse an Schnittstellen für diverse Systeme bereit. Unter anderem auch für SharePoint und Teams.
Etwas gebrainstormed in die Materie eingelesen und eine neu perfekte Lösung gefunden!

Ein Flow welcher beim Hochladen einer Mail direkt aus Outlook in die Teams Bibliothek eine Statusnachricht postet und diverse Mitglieder im Kanal erwähnt 🙂

Die Umsetzung ist mittels der Flow-Teams-Aktion „Nachricht als Flowbot in einem Kanal posten“ relativ einfach und sehr schnell nachzubauen.
Wie ist dies geschehen?

1) Als Auslöser dient eine erstellte Datei (Mail) in einer SharePoint Bibliothek. Diese wird über Outlook und O2S hochgeladen.
2) Im Flow, Prüfung ob eine Mail erstellt wurde (Dateiendung .msg)
3) Die mittels O2S befüllten Mail Felder wie etwa Absender und Betreff in der Bibliothek auslesen und damit eine entsprechende Meldung im Kanal erstellen.

Folgend eine Übersicht der relativ simplen Zusammenstellung, aller Aktionen welche notwendig sind:

Das Ergebnis im Kanal bei neuen Emails:

Das war nur eine Basisversion oder Proof-of-Concept wenn man so will.
Natürlich bestünde hier die Möglichkeit, noch weitere Anpassungen in diverse Richtungen vorzunehmen, wobei wir natürlich auch gerne behilflich sind. Hinterlass uns einfach einen Kommentar.

Und zusätzlich sind auch noch weitere neue Features in unserem Produkt Office 2 SharePoint dahingehend in Planung um das tägliche Office Leben etwas leichter zu machen 🙂