Hier erfährst du, wie du mit Outlook, dem O2S Add-In und Power Automate (ehemals Flow) eine automatisch ausgelöste Konversation in einem Teams-Kanal startest.
SharePoint-Benachrichtigungen überfordern dich?
Viele von uns werden von generischen SharePoint-Benachrichtigungen erschlagen, möchten aber trotzdem keine relevanten Updates verpassen. Genau hier setzt unsere Kombination aus Outlook, O2S, Teams und Flow an.
Was sind also die Optionen?
- Täglich die gemeinsame Bibliothek prüfen?
- Sich untereinander über jede neue Datei abstimmen?
- SharePoint-Benachrichtigungen aktivieren und die Info-Flut riskieren?
Das klingt weder effizient noch motivierend. Darum setzen wir auf eine schlanke Automatisierung.
Outlook O2S, Teams und Flow als smarte Kombi
Seit der Stilllegung von Skype nutzen wir nahezu ausschließlich Teams für die Kommunikation. Dank Kanälen und dedizierten Team-Webs lassen sich Projekte klar strukturieren. Mit dem Outlook O2S Add-In können wir Mails direkt in die passende SharePoint-Bibliothek übertragen und so die Grundlage für unseren Flow schaffen.
Power Automate bietet zahlreiche Konnektoren für SharePoint und Teams. Nach ein wenig Brainstorming stand unsere Lösung fest: Wir triggern einen Flow, sobald eine Mail über O2S in der Projektbibliothek landet, und lassen den Flow eine Nachricht im Teams-Kanal posten.
So funktioniert der Flow
- Trigger: Wird eine .msg-Datei in der SharePoint-Bibliothek erstellt, startet der Flow. Die Datei stammt aus Outlook und wird via O2S hochgeladen.
- Validierung: Der Flow prüft, ob wirklich eine Mail hochgeladen wurde (Dateiendung
.msg). - Inhalt auslesen: Absender, Betreff und weitere Felder, die O2S bereits pflegt, werden ermittelt und anschließend in einer Teams-Statusmeldung verwendet.
Aktionen im Überblick
Power Automate liefert dafür die Aktion „Nachricht als Flowbot in einem Kanal posten“. Damit lässt sich sogar ein @Mention an mehrere Kanalmitglieder hinzufügen.
Ergebnis im Teams-Kanal
Diese Variante versteht sich als Basisversion beziehungsweise Proof of Concept. Natürlich lassen sich weitere Schritte einbauen, zum Beispiel unterschiedliche Vorlagen, Verzweigungen oder zusätzliche Benachrichtigungen.
Ausblick
Wir arbeiten bereits an weiteren Features in Office 2 SharePoint, damit Admins und Projektteams neue Inhalte noch leichter teilen können. Melde dich gerne, wenn du eine individuelle Erweiterung brauchst.
🙂