Smarter Tombola 1.2: Einrichtungsassistent, E-Mails über Microsoft 365 und faire Verlosung

Mit Version 1.2 wird die Smarter Tombola einfacher einzurichten und einfacher zu verwalten. Ein Assistent führt durch die Einrichtung, alle Einstellungen liegen direkt in der Tombola, E-Mails laufen über Microsoft 365, und die Verlosung berücksichtigt jedes Los.

Hier steht, was neu ist – und was Admins bestehender Installationen nach dem Update tun sollten.

In wenigen Minuten startklar: der Einrichtungsassistent

Wer das Webpart auf eine Seite zieht, startet den Assistenten „Smarter Tombola einrichten“. Er führt in fünf Schritten zur fertigen Tombola:

1. Modus: wie die Lose vergeben werden (siehe unten).
2. Personen: Tombola-Admins und Teilnehmende, vorbelegt mit den Besitzer- und Mitgliedergruppen der Website.
3. Aussehen: die Farbe der Lose – aus dem Design Ihrer Website oder eine eigene Farbe, mit Warnung bei zu wenig Kontrast.
4. E-Mails: eine Testmail für die Berechtigung Mail.Send und optional ein geteiltes Postfach.
5. Abschließen: die Zusammenfassung aller Angaben.

Listen und Berechtigungen legt der Assistent erst an, wenn Sie die Zusammenfassung bestätigen. Bis dahin wird auf der Website nichts verändert.

Drei Modi

• Ein Gratis-Los pro Person – etwa als Dankeschön an die Belegschaft.
• Ein Gratis-Los plus eines zum Verschenken: Teilnehmende wählen eine Kollegin oder einen Kollegen und schreiben eine persönliche Nachricht. Das Los kommt per E-Mail.
• Lose bestellen: Die Bezahlung erfolgt außerhalb der Tombola. Je nach Land kann der Verkauf von Losen als Glücksspiel gelten – darauf weist auch die App hin.

Einstellungen direkt in der Tombola

Bisher mussten Admins die Seite bearbeiten und die Tombola im Eigenschaftenbereich konfigurieren. Ab Version 1.2 gibt es über der Tombola eine Admin-Leiste mit Tombola · Verlosung · Listen · Einstellungen. Sie ist nur für Tombola-Admins sichtbar.

Die Einstellungen sind in Registerkarten geteilt:

• Allgemein: der Modus.
• Aussehen: die Farbe der Lose.
• E-Mails: Testmail, geteiltes Postfach, die E-Mail-Texte als HTML mit den Platzhaltern [tickets] und [ticket] und eine Übersicht, wer welche E-Mail verschickt.
• Berechtigungen: Tombola-Admins und Teilnehmende.
• Listen: Links zu den Listen und „Einrichtung reparieren“.
• Lizenz: kostenlose oder Pro-Edition.

Änderungen gelten nach dem Speichern sofort, die Seite muss dafür nicht bearbeitet werden. Der Eigenschaftenbereich des Webparts verweist nur noch auf die Einstellungen.

Dazu kommt eine Checkliste für Admins: „Startklar zu … %“ zeigt, was vor dem Start noch offen ist – etwa, ob der E-Mail-Versand geprüft wurde. Offene Punkte lassen sich direkt aus der Liste erledigen.

E-Mails über Microsoft 365

Microsoft hat die SharePoint-Schnittstelle SendEmail abgeschaltet, über die Version 1.1 ihre E-Mails verschickt hat. Version 1.2 verschickt Bestätigungs-, Geschenk- und Gewinner-E-Mails deshalb über Microsoft Graph mit der delegierten Berechtigung Mail.Send.

Eine SharePoint-Administratorin oder ein SharePoint-Administrator genehmigt Mail.Send einmal im SharePoint Admin Center unter Erweitert › API-Zugriff. Ob das geklappt hat, zeigt die Testmail im Assistenten oder in den Einstellungen.

Auf Wunsch kommen alle E-Mails aus einem geteilten Postfach. Dafür brauchen Teilnehmende und Admins das Recht „Senden im Auftrag von“ oder „Senden als“. Ohne geteiltes Postfach – oder wenn das Recht fehlt – geht die E-Mail vom Konto der angemeldeten Person.

Eine faire Verlosung über alle Lose

Version 1.1 hat bei der Verlosung nur die ersten 100 Lose berücksichtigt. Das ist behoben: Die Verlosung zieht jetzt aus allen Losen.

Eine Animation läuft durch die Losnummern und stoppt beim Gewinnerlos, die Gewinnerin oder der Gewinner bekommt eine E-Mail. Ein Los, das schon gewonnen hat, wird nicht erneut gezogen, und eine Liste zeigt die Gewinner der bisherigen Ziehungen.

Mehr Datenschutz

Teilnehmende sehen nur noch ihre eigenen Lose. Auf den Listen erhalten sie die Berechtigung „Mitwirken“ statt „Bearbeiten“. Alle Daten liegen weiterhin in drei versteckten SharePoint-Listen auf Ihrer Website.

Jetzt auch auf Französisch und Italienisch

Die Oberfläche gibt es auf Deutsch, Englisch und neu auf Französisch und Italienisch. Die Tombola erscheint in der SharePoint-Sprache der jeweiligen Person.

Kostenlos und Pro

• Kostenlos und unbegrenzt: Lose verteilen, verschenken und bestellen.
• Pro: die Verlosung mit Animation und Gewinner-E-Mail sowie bevorzugter Support. Die Pro-Edition kaufen Sie als Abonnement über Microsoft AppSource. Die Lizenz gilt für alle Site Collections Ihres Tenants.

Für bestehende Installationen: drei Schritte nach dem Update

Das Update kommt über den App-Katalog. Lose und Listen bleiben erhalten. Danach sollten Admins Folgendes erledigen:

1. Mail.Send freigeben (SharePoint Admin Center › Erweitert › API-Zugriff). Ohne Freigabe verschickt die Tombola keine E-Mails. Mit Version 1.1 funktioniert der Versand ohnehin nicht mehr, seit Microsoft SendEmail abgeschaltet hat.
2. Die Seite einmal als Admin öffnen. Die bisherigen Einstellungen – Modus, Farben und Personen – werden dabei automatisch übernommen.
3. Berechtigungen einmal speichern (Einstellungen › Berechtigungen › Speichern). Damit erhalten Teilnehmende „Mitwirken“ statt „Bearbeiten“ und sehen nur noch ihre eigenen Lose.

Verfügbarkeit

Version 1.2 ist bei Microsoft zur Prüfung eingereicht und in Kürze im Microsoft Marketplace verfügbar. Bis dahin installiert der Marketplace die bisherige Version; das Update kommt danach über den App-Katalog.

Weiterlesen

• Smarter Tombola im Überblick – Modi, Funktionen und Lizenzierung.
• Erste Schritte – von der Installation über den Assistenten bis zur Verlosung, inklusive Update von Version 1.1.

Fragen zum Update? Schreiben Sie uns.