Erste Schritte mit Smarter Tombola

Die App wird einmal im App-Katalog Ihres Tenants bereitgestellt. Dafür sind Rechte als SharePoint- oder Tenant-Administrator nötig.

1. Holen Sie die App über Microsoft AppSourceund stellen Sie sie im App-Katalog bereit.
2. Wählen Sie dabei, die App allen Websites hinzuzufügen. Dann steht das Webpart auf jeder Website zur Verfügung. Alternativ fügen Sie die App über „App hinzufügen“ einzelnen Websites hinzu.
3. Der Bereitstellungsdialog zeigt die Anforderung für den API-Zugriff Microsoft Graph · Mail.Send. Fahren Sie fort und genehmigen Sie sie im nächsten Schritt.

Microsoft hat die SharePoint-Schnittstelle SendEmail abgeschaltet. Smarter Tombola verschickt E-Mails deshalb über Microsoft Graph mit der delegierten Berechtigung Mail.Send. Eine SharePoint-Administratorin oder ein SharePoint-Administrator genehmigt sie einmal pro Tenant:

1. Öffnen Sie das SharePoint Admin Center › Erweitert › API-Zugriff.
2. Genehmigen Sie die ausstehende Anforderung Microsoft Graph · Mail.Send von Smarter Tombola.

Die App verwendet die Berechtigung nur, um Bestätigungs-, Geschenk- und Gewinner-E-Mails im Namen der angemeldeten Person zu verschicken – oder aus einem geteilten Postfach, wenn Sie eines eintragen.

1. Erstellen Sie eine Seite auf einer modernen SharePoint-Website oder bearbeiten Sie eine bestehende.
2. Fügen Sie das Webpart Smarter Tombola ein. Sie finden es in der Toolbox in der Gruppe Sonstige.
3. Im Bearbeitungsmodus zeigt das Webpart eine Karte mit dem Stand der Einrichtung und einer Schaltfläche, um den Assistenten zu starten. Die Tombola selbst ist beim Bearbeiten ausgeblendet, damit beim Gestalten der Seite keine Lose entstehen.

Der Assistent „Smarter Tombola einrichten“ führt in fünf Schritten zur fertigen Tombola. Sie starten ihn im Bearbeitungsmodus oder auf der veröffentlichten Seite. Bis Sie am Ende auf„Tombola einrichten“ klicken, wird auf der Website nichts verändert.

Schritt 1: Modus

Wählen Sie, wie die Teilnehmenden ihre Lose bekommen. Den Modus können Sie später in den Einstellungen ändern.

Schritt 2: Personen

Legen Sie fest, wer die Tombola verwaltet und wer mitmacht. Der Assistent schlägt die Besitzergruppe der Website als Tombola-Admins und die Mitgliedergruppe als Teilnehmende vor. Sie können weitere Personen oder Gruppen hinzufügen. Tombola-Admins führen die Verlosung durch und sehen alle Lose, Teilnehmende sehen nur ihre eigenen.

Schritt 3: Aussehen

Standardmäßig übernehmen die Lose die Farben Ihres Website-Designs. Alternativ wählen Sie eine eigene Farbe. Die Vorschau zeigt das Los; bei zu wenig Kontrast erscheint eine Warnung.

Schritt 4: E-Mails

Klicken Sie auf „Testmail an mich senden“. Kommt die Testmail an, ist Mail.Send freigegeben. Ist die Berechtigung noch nicht genehmigt, nennt die Meldung die Stelle, an der das nachgeholt wird. Hier schalten Sie außerdem die Bestätigungsmail mit Losnummern und die E-Mail an Gewinner ein oder aus.

Optional tragen Sie ein geteiltes Postfach ein. Dann kommen alle Tombola-E-Mails von einer einheitlichen Adresse. Dafür brauchen Teilnehmende und Admins im Exchange Admin Center das Recht „Senden im Auftrag von“ oder „Senden als“. Fehlt es, geht die E-Mail vom Konto der angemeldeten Person.

Schritt 5: Abschließen

Die Zusammenfassung zeigt alle Angaben. Mit „Tombola einrichten“ legt die App die Listen an, setzt die Berechtigungen und speichert die Einstellungen. Danach sehen Sie die nächsten Schritte und einen Ankündigungstext, den Sie kopieren können.

Teilnehmende sehen die Tombola erst, wenn die Seite veröffentlicht ist. Veröffentlichen Sie die Seite und kündigen Sie die Tombola an – etwa mit dem Text aus dem Assistenten in Teams oder in einem News-Beitrag.

Auf der veröffentlichten Seite sehen Tombola-Admins über der Tombola die Admin-Leiste mitTombola · Verlosung · Listen · Einstellungen. Sie ist nur für Tombola-Admins sichtbar; Teilnehmende sehen sie nie.

Einstellungen öffnet einen Bereich mit Registerkarten. Änderungen gelten, sobald Sie auf„Speichern“ klicken – die Seite müssen Sie dafür nicht bearbeiten. Der Eigenschaftenbereich des Webparts verweist nur noch auf diese Einstellungen.

Unter der Admin-Leiste zeigt eine Checkliste, zu wie viel Prozent die Tombola startklar ist – zum Beispiel„Startklar zu 67 %“. Geprüft wird unter anderem, ob Teilnehmende mitmachen können, ob der E-Mail-Versand geprüft ist und ob die E-Mail-Texte die Losnummern enthalten. Offene Punkte haben eine Schaltfläche, etwa „Testmail senden“. Sobald alles erledigt ist, verschwindet die Checkliste.

Die Verlosung ist Teil der Pro-Edition. Öffnen Sie in der Admin-Leiste Verlosung und starten Sie die Ziehung – am besten vor allen, etwa auf der Weihnachtsfeier.

• Eine Animation läuft durch die Losnummern und stoppt beim Gewinnerlos.
• Die Verlosung berücksichtigt alle Lose. Die Gewinnerin oder der Gewinner erhält eine E-Mail.
• Mit „Verlosung erneut starten“ ziehen Sie den nächsten Gewinner. Ein Los, das schon gewonnen hat, wird nicht erneut gezogen.
• Die Gewinner früherer Ziehungen stehen in einer Liste in der Verlosungsansicht.

Das Update kommt über den App-Katalog. Lose und Listen bleiben erhalten. Drei Dinge sollten Sie danach erledigen:

1. Mail.Send freigeben wie in Schritt 2beschrieben. Ohne Freigabe verschickt die Tombola keine E-Mails. Mit Version 1.1 funktioniert der Versand ohnehin nicht mehr, seit Microsoft die Schnittstelle SendEmail abgeschaltet hat.
2. Die Seite einmal als Tombola-Admin öffnen. Die bisherigen Einstellungen aus dem Eigenschaftenbereich – Modus, Farben und Personen – werden dabei automatisch übernommen. Danach finden Sie sie in der Admin-Leiste unter Einstellungen.
3. Berechtigungen einmal speichern. Öffnen Sie Einstellungen › Berechtigungenund klicken Sie auf „Speichern“. Damit erhalten Teilnehmende auf den Listen die Berechtigung „Mitwirken“ statt „Bearbeiten“ und sehen nur noch ihre eigenen Lose.