Office 2 SharePoint
Benutzerhandbuch
🚀 Jetzt Office 2 SharePoint herunterladen
Lade O2S kostenlos herunter und teste es. Überzeuge dich selbst, warum täglich so viele User gern damit arbeiten.
Voraussetzungen für die Installation:
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Inhaltsverzeichnis
Installation
1.1 Systemvoraussetzungen
O2S ist mit folgender Software kompatibel:
Betriebssysteme
Windows Vista/7/8/8.1/10, Server 2008/2013/2016
Office Versionen
Office 2010/2013/2016/2019, Office 365
SharePoint
SharePoint 2010-2019, SharePoint Online, Alle Authentication-Types
Weitere Anforderungen
Internet Explorer 8+, .NET Framework 4.0 (Vollversion)
⚠️ ⚠️ Wichtiger Hinweis
1.2 Installationsmöglichkeiten
Grundsätzlich gibt es zwei unterschiedliche Möglichkeiten, um O2S zu installieren. Für beide werden Administrations-Berechtigungen vorausgesetzt!
Installation via setup.exe
Die einfachere Installationsmöglichkeit mit grafischer Benutzeroberfläche.
Installation via setup_package.msi
Für fortgeschrittene Benutzer und Systemadministratoren.
1.3 Installationsprozess via Setup.exe
📝 📋 Vor der Installation
- • O2S wird für alle User am System installiert
- • Registry-Einträge finden sich unter
HKEY_LOCAL_MACHINE - • Schließen Sie alle laufenden Microsoft Office Produkte
Setup-Datei starten
O2S Installation Setup Wizard
Installation Schritt für Schritt:
- Doppelklicken Sie auf die setup.exe Datei
- Bestätigen Sie den Start mit "Ja"
- Der O2S Installation Setup Wizard öffnet sich
- Folgen Sie den Anweisungen im Setup-Wizard
- Klicken Sie auf "Next" um fortzufahren
- Schließen Sie die Installation mit "Close" ab
Produktaktivierung
Für die Verwendung von Office 2 SharePoint muss das Add-In aktiviert werden. Die Aktivierung erfolgt über einen Lizenzschlüssel, den Sie von unserem Support-Team erhalten.
✓ 🔑 Aktivierungsschritte
- Öffnen Sie Microsoft Outlook
- Im Start-Menüband von Outlook finden Sie rechts die neu hinzugekommenen O2S Buttons
- Klicken Sie auf "Navigation" - die O2S App öffnet sich im rechten Bildschirmbereich
- Geben Sie den Aktivierungscode in das vorgesehene Feld ein
- Klicken Sie auf "Aktivieren"
Aktivierungsdialog von Office 2 SharePoint
🆕 Erstinstallation
Wenn Sie O2S erstmalig installieren, müssen SharePoint-Verknüpfungen und Navigationsgruppen erst angelegt werden (siehe Kapitel 4).
🔄 Update/Upgrade
Bei einem Update von einer früheren O2S Version werden Ihre Einstellungen, Verknüpfungen und Gruppen automatisch übernommen.
Layout & Bedienung
3.1 Ein- und Ausblenden von O2S in Outlook
O2S kann in der rechten oberen Bildschirmecke im Outlook Start-Menüband durch Klicken auf "Navigation" ein- und durch erneutes klicken wieder ausgeblendet werden.
Navigation ein- und ausblenden
Office 2 SharePoint Navigationsfenster
3.2 O2S Add-In Fenster
Auf der obersten Ebene von O2S sind folgende Elemente sichtbar:
- • Bestehende Gruppen: Falls Sie bereits eine ältere O2S Version hatten, finden Sie hier alle installierten Gruppen und Verlinkungen
- • "+ Neu": Hier können Sie neue Gruppen anlegen oder neue SharePoint Verlinkungen erstellen
- • Menü-Symbol (▼): Das kleine Dreieck öffnet ein Menü zum Verschieben, Größe ändern oder Ausblenden
3.3 O2S Workspace Fenster
Beim Arbeiten mit O2S erscheint ein eigenes Workspace Fenster zur Bearbeitung im Zentrum von Microsoft Outlook, welches die Größe automatisch anpasst.
Office 2 SharePoint Workspace-Fenster
📝 📌 Fenster anheften
Arbeiten mit O2S
4.1 Hinzufügen von SharePoint Seiten
Wenn Sie sich im O2S befinden, haben Sie grundsätzlich zwei verschiedene Möglichkeiten, um Ihre SharePoint Seiten zu verbinden:
🔗 Option A: SharePoint verbinden
- URL Ihres SharePoints eingeben
- Auf "Weiter" klicken
- Optional: Namen anpassen
- Speicherort auswählen
- Mit "Speichern" abschließen
🖱️ Option B: Drag & Drop
- URL vom Browserfenster auswählen
- In die O2S Navigation ziehen
- Optional: Namen anpassen
- Navigationsgruppe auswählen
- Mit "Speichern" abschließen
SharePoint-Verbindung über URL-Eingabe
SharePoint-Verbindung per Drag & Drop
4.2 Hinzufügen von eigenen Navigationsgruppen
Gruppen ermöglichen es Ihnen, SharePoint Elemente individuell nach Ihren Bedürfnissen zu strukturieren.
Neue Navigationsgruppe erstellen
SharePoint-Seiten gruppieren
Elemente zur Gruppe hinzufügen
Arbeiten mit dem O2S Workspace Fenster
5.1 Layout und Bedienung
Mit Klick auf die gewünschte Liste in der Navigation öffnet sich das Workspace Fenster inmitten von Microsoft Outlook und bietet Ihnen erweiterte Funktionen für die SharePoint-Verwaltung.
Neu laden
Aktuelle SharePoint-Änderungen laden
+ Neu
Neue Elemente oder Ordner erstellen
Drag & Drop
Dateien einfach hochladen
Filter & Sortierung
Listen organisieren
Listenansichten
SharePoint-Ansichten übernehmen
Eigenschaften
Formular-Symbol für Metadaten
💡 💡 Pro-Tipp: Suchfunktion
Arbeiten mit einer Liste im O2S
6.1 Dokumente und E-Mails hochladen
O2S bietet verschiedene Möglichkeiten zum Hochladen von Dokumenten und E-Mails in SharePoint-Listen und -Bibliotheken.
+ Neu Button
Neue Dokumente/Ordner erstellen
Drag & Drop
Dateien direkt hineinziehen
E-Mail Upload
E-Mails als Listeneinträge
Anhänge separat
Nur Anhänge hochladen
Dokumente in SharePoint-Bibliothek hochladen
E-Mails direkt in SharePoint archivieren
6.2 Funktionen bei Listelementen
Im Kontextmenü (Rechtsklick) stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
📂 Dokumentfunktionen
- • Öffnen
- • Element anzeigen
- • Element bearbeiten
- • Auschecken
📋 Zwischenablage
- • Datei kopieren
- • Link kopieren
- • Kopie herunterladen
📧 E-Mail Integration
- • E-Mail Datei
- • E-Mail Link
- • Link senden
✓ 🚀 Office Integration
Arbeiten mit einer E-Mail-Bibliothek
7.1 E-Mails archivieren in SharePoint
Mit O2S können Sie E-Mails nahtlos in SharePoint-Bibliotheken archivieren. Die E-Mail-Metadaten werden automatisch in entsprechende SharePoint-Felder übertragen.
Drag & Drop
E-Mails direkt aus Outlook in O2S ziehen
Mehrfachauswahl
Mehrere E-Mails gleichzeitig archivieren
Anhänge separat
Nur Anhänge oder nur E-Mail speichern
Automatische Metadaten
Absender, Empfänger, Betreff, Datum
Kategorien übernehmen
Outlook-Kategorien in SharePoint
Volltext-Index
E-Mail-Inhalte durchsuchbar
7.2 Bibliothek zu Mail-Bibliothek erweitern
In O2S können Sie eine bestehende Bibliothek zu einer speziellen Mail-Bibliothek erweitern.
📝 ⚙️ Erweiterungsschritte
- Wählen Sie die gewünschte Bibliothek durch Rechtsklick aus
- Öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Sie "Eigenschaften"
- Klicken Sie auf "Mail-Bibliothek erweitern"
- Nach kurzem Ladevorgang erscheint die Bestätigung
- Klicken Sie auf "Schließen"
⚠️ ⚠️ Fehlerbehebung
Einstellungen
Weitere Einstellungen zu Ihrem O2S können Sie über die O2S Optionen vornehmen. Mit Klick auf „Optionen" im Start-Menüband von Outlook öffnet sich das Einstellungsfenster.
O2S Menü mit Optionen-Button im Outlook
8.1 Allgemeine Einstellungen
8.1.1 Anpassen
Hier finden Sie die Spracheinstellungen von O2S, sowie verschiedene Farbschemas um Ihren O2S eine persönliche Note zu verleihen.
8.1.2 Privatsphäre
O2S muss für das Hoch- bzw. Herunterladen von Dateien diese in einen manuell festlegbaren Ordner zwischenspeichern. Hier können Sie Einstellungen zum automatischen Löschen treffen.
8.1.3 Information
Unter diesem Punkt erhalten Sie die generellen Informationen zu Ihrem O2S Produkt, sowie zu allen anderen installierten Smarter Business-Apps.
8.2 O2S spezifische Einstellungen
🖼️ Ansichts-Optionen:
- • Zeilenumbrüche aktivieren: Bessere Lesbarkeit langer Texte
- • Maximale Spaltenbreite festlegen: Fixe Breite für alle Spalten
📤 Upload-Einstellungen:
- • Dialog nach erfolgreichem Hochladen automatisch schließen
- • Automatisch lange Datei- und Ordnernamen kürzen
- • E-Mail Namen automatisch ändern bei Duplikaten
- • Hochgeladene Mails als gelesen markieren
- • Hochgeladene Mails kategorisieren
- • Hochgeladene Mails in Outlook-Ordner verschieben
Support kontaktieren
Mit Klick auf „Supportanfrage" im Start-Menüband von Outlook öffnet sich eine neue E-Mail an unseren Support: support@smarterbusiness.at
📝 🎆 Support-Funktion
- Klicken Sie auf „Supportanfrage" im O2S Start-Menüband
- Eine neue E-Mail öffnet sich automatisch
- Die Support-E-Mail-Adresse ist bereits als Empfänger eingetragen
- Beschreiben Sie Ihr Anliegen im E-Mail-Text
- Fügen Sie bei Bedarf Screenshots oder Log-Dateien als Anhang hinzu
- Senden Sie die E-Mail ab
Support-Funktion im O2S Menü
O2S Navigationsfenster mit Optionen
✓ 📝 Hilfreiche Informationen für Supportanfragen
- • O2S Version: Finden Sie in den Einstellungen unter „Information"
- • Fehlermeldungen: Screenshot oder genaue Fehlermeldung
- • SharePoint-URL: Betroffene SharePoint-Seite
- • Schritte zur Reproduktion: Was haben Sie gemacht, als der Fehler auftrat?
- • Outlook-Version: Ihre Microsoft Outlook-Version
Wissenswertes für Administratoren
10.1 Installationsprozess via setup_package.msi
Für ein standortweites Rollout via Deploymentsoftware kann die MSI des Installationspakets herangezogen werden.
Lediglich der Fortschrittsdialog ohne Userinteraktion:
msiexec.exe /i "<PFAD>\\setup_package.msi" /qb
Oder ohne visuelle Anzeige (Silent Installation):
msiexec.exe /i "<PFAD>\\setup_package.msi" /qn
10.2 Benutzerverwaltung
Die Authentifizierung der Benutzer welche mit O2S arbeiten, erfolgt über den Windows Credential Manager.
✓ 🔐 Anmeldeinformationsverwaltung
Gespeicherte Anmeldeinformationen finden Sie in der Systemsteuerung unter:
Systemsteuerung → Benutzerkonten → Anmeldeinformationsverwaltung → Windows Anmeldeinformationen
Die von O2S verwendeten Einträge sind mit dem Präfix SBS.O2S: gekennzeichnet.
10.3 XML Konfigurationsdateien
O2S verwendet mehrere XML-Konfigurationsdateien für erweiterte Einstellungen:
📄 SBS.O2S.SharePointExplorer.xml
Zentrale Konfigurationsdatei mit Anwendungs- und Navigationseinstellungen, Silent Activation, Browser Authentication und Connection Limits.
🔒 SBS.O2S.SharePoint.xml
SSL-Zertifikat Einstellungen, Proxy-Konfiguration, ADFS-Konfiguration und Mehrsprachigkeits-Einstellungen.
📧 SBS.O2S.SharePointExplorer.EmailFieldMappings.xml
Detaillierte Einstellungen zu den E-Mail-Mappings auf entsprechende Felder einer O2S Mail-Bibliothek.
⚠️ ⚠️ Wichtiger Hinweis für Administratoren
Benötigen Sie Unterstützung?
Unser Support-Team steht Ihnen bei Fragen zu Office 2 SharePoint gerne zur Verfügung.