Wir haben eine SharePoint/Teams Lösung für einen großen Baukonzern in Österreich entwickelt, um über 3.000 Baustellen pro Jahr effizient zu verwalten. Ein Highlight: ‚Teilen mit Jedem‘, das sicheres, anonymes Teilen ermöglicht und das Prinzip Zero Trust gewährleistet. Die digitale Bauakte umfasst unter anderem:
- Projekträume: Automatische Provisionierung von Bauakten auf Basis unterschiedlicher Templates für verschiedene Divisionen wie Hochbau, Tiefbau, etc..
- SAP-Integration: Automatische Synchronisierung von Bestellungen und Rechnungen in die Bauakten inkl. PDF Indizierung.
- Integration von 3rd Party Applikationen: wie z.B. Planradar, Foto- oder Wetter-App
Erweiterung des Standard SharePoint Feature "Teilen mit Jedem"
Ein Highlight ist das neue Feature „Teilen mit Jedem“, das die Kontrolle und Sicherheit beim anonymen Teilen von Daten aus den Bauakten gewährleistet.
Herausforderung: Der Kunde wollte das anonyme Teilen nicht für alle Bauakten aktivieren und benötigte zusätzlich eine Kontrolle darüber, wer welche Dokumente teilt. Viele CISOs (Chief Information Security Officers) stehen vor der Herausforderung, dass anonymes Teilen in allen Site-Collections oft unkontrolliert und unsicher ist. Dies kann zu einem Wildwuchs führen und Sicherheitsrisiken erhöhen. Mit unserer Lösung kann jedoch auch ein CISO ruhig schlafen, da das Prinzip des Zero Trust gewährleistet wird.
Umsetzung:
- Eine neue Site-Collection /sites/share: Nur auf dieser ist anonymes Teilen aktiviert.
- SPFx-Erweiterung: Die einen neuen Menüeintrag „Teilen mit Jedem“ in jeder Dokumentenbibliothek bei jeder Bauakte hinzufügt:
- SPFx Oberfläche: nachdem ein oder mehrere Dokumente (Ordner) ausgewählt wurden, erhält man nach dem Klick „Teilen mit Jedem“ eine zusätzliche Oberfläche, wo der Benutzer E-Mail-Adressen und Ablaufzeitpunkte eingeben muss.
- Azure Function: Nach Klick auf Teilen werden die ausgewählten Dokumente oder Ordner über eine Azure Function nach /sites/share kopiert. Dort generieren wir automatisch den anonymen Link und stellen diesen dem Benutzer zur Verfügung:
- Protokollierung: Wir protokollieren alle Aktivitäten in einer zentralen SharePoint-Liste umdie Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten
Diese Lösung ermöglicht es dem Kunden, sicher und kontrolliert Dokumente aus den Bauakten anonym zu teilen, ohne die gesamte Plattform für anonymes Teilen öffnen zu müssen.
Fazit
Unsere SharePoint Lösung zeigt einmal mehr, wie wir komplexe Anforderungen unserer Kunden mit innovativen und maßgeschneiderten Lösungen erfüllen. Entdecken Sie, wie wir auch Ihre digitalen Prozesse optimieren können.