Der größte Mobilitätsanbieter Österreichs wollte sein internes Kontrollsystem (IKS) auf Basis von SharePoint neu aufsetzen. Die Hauptherausforderung bestand darin, wiederkehrende Aufgaben zuverlässig abzubilden, automatisch auszulösen und anhand klarer Kriterien zu überwachen.
In diesem Beitrag zeigen wir, wie wir die Aufgabenplanung automatisiert haben und wie der begleitende Workflow organisiert ist.
Anforderungen
- Automatisches Erstellen der Aufgaben
- Zuweisen der Aufgaben an die verantwortlichen Personen
- Workflows zum Testen und Supervidieren
- Revisionssicherer Abschluss der Aufgaben
Umsetzung
Alles beginnt mit der Definition wiederkehrender Aufgaben. Administratorinnen und Administratoren legen Testfälle mit Parametern fest, die jede Aufgabe eindeutig beschreiben.
Parameter für jede Aufgaben-Definition
- Name: Bezeichnung der zu erstellenden Aufgabe
- Laufzeit: Anzahl der Tage, die Testerinnen und Testern für den Abschluss zur Verfügung stehen
- Intervall: Wiederholungsfrequenz (z. B. monatlich oder vierteljährlich)
- Tester: Person, die die Aufgabe bearbeitet
- Supervisor: Person, die das Ergebnis kontrolliert
Der Kunde betreibt noch eine On-Premises-Umgebung. Daher entschieden wir uns für einen SharePoint Timer Job. Er prüft täglich alle Definitionen und erstellt bei Bedarf neue Aufgaben. Ein Workflow benachrichtigt Testerinnen und Tester automatisch per E-Mail, sobald ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird.
Jede Abteilung pflegt eine eigene Liste, damit ausschließlich berechtigte Mitarbeitende Aufgaben innerhalb ihrer Abteilung erstellen und bearbeiten können.
Bewertung wiederkehrender Aufgaben
Testerinnen und Tester dokumentieren ihre Ergebnisse direkt in der Aufgabe:
Abschluss wiederkehrender Aufgaben
Supervisorinnen und Supervisoren kontrollieren die Resultate, weisen Aufgaben bei Bedarf erneut zu oder geben sie frei.
Dieser Kreislauf läuft so lange, bis das Ergebnis freigegeben ist oder die Laufzeit endet. Läuft die Aufgabe ab, schließt der Workflow sie automatisch und archiviert sie als „ungeprüft“.
Hintergrund und Architektur
Grundsätzlich ist das System nach Abteilungen gegliedert. Jede Abteilung hat ihren eigenen Mitarbeitendenstamm, und Aufgaben können nur innerhalb dieses Pools zugewiesen werden. Mehrstufige Berechtigungen stellen sicher, dass jede Abteilung ausschließlich ihre eigenen Aufgaben sieht.
Rollen und Pflege der Stammdaten
Alle Benutzerinnen und Benutzer sowie deren Rollen werden in einer zentralen Mitarbeitendenliste gepflegt. Ändern sich Rollen, übernimmt das System die neuen Rechte automatisch in allen laufenden Aufgaben.
Versionssichere Kommunikation
Das System speichert sämtliche Kommunikation zwischen Testerinnen und Testern sowie Supervisorinnen und Supervisoren versioniert in der Aufgabe, sodass der Prüfpfad jederzeit nachvollziehbar bleibt.
Fazit
Solltest du eine ähnliche Anforderung haben, melde dich gerne bei uns. In einem weiteren Beitrag zeigen wir, wie wir wiederkehrende Aufgaben mit Microsoft Power Automate und Planner umgesetzt haben.
