Der größte Mobilitätsanbieter Österreichs wollte von uns, dass wir sein internes Kontrollsystem (IKS) auf Basis SharePoint umsetzen. Die Hauptherausforderung war dabei, die wiederkehrenden Aufgaben in SharePoint abzubilden und diese nach bestimmten Kriterien zu überwachen.

Ich werde euch in diesem Blogbeitrag zeigen, wie wir diese wiederkehrenden Aufgaben in gewissen Zeiträumen automatisch erstellen und einen Einblick über den weiteren Workflow geben.

Anforderung:

  • Automatisches Erstellen der Aufgaben
  • Zuweisen der Aufgaben an die betroffenen Personen
  • Workflow zum Testen und Supervidieren der Aufgaben
  • Abschluss der Aufgaben

Umsetzung:

Alles beginnt mit der Definition der wiederkehrenden Aufgaben. Die Administratoren definieren Testfälle mit gewissen Parametern, welche die Aufgabe näher beschreibt. Die Kernparameter hierbei sind:

  • Name
    Name der zu erstellenden Aufgabe
  • Laufzeit
    Die Anzahl der Tage, welche dem Tester zum Abschließen der Aufgabe zur Verfügung steht
  • Intervall
    Wiederholungsfrequenz der Aufgabe (z.B. monatlich)
  • Tester
    Der Benutzer welcher die Aufgabe bearbeitet
  • Supervisor
    Der Benutzer welcher das Ergebnis des Testers prüft
Der Kunde besitzt noch eine OnPremise Lösung. Daher haben wir uns für einen SharePoint TimerJob entschieden. Dieser überprüft täglich die verschiedenen Definitionen und erstellt daraus nach Bedarf die wiederkehrenden Aufgaben in SharePoint. Der Workflow fordert die Tester automatisch per Email auf, sich um die Bearbeitung der zugewiesenen Aufgabe zu kümmern.

Jede Abteilung hat eine eigene Liste in welcher man wiederkehrende Aufgaben definieren kann. Somit können auch nur Mitarbeiter welche berechtigt sind, Aufgaben für ihre Abteilung erstellen und bearbeiten.

Bewertung wiederkehrender Aufgaben:

Der Tester gibt in seiner Aufgabe ein Statement zu seinen Ergebnissen ab:

Abschluss wiederkehrende Aufgaben:

Der Supervisor kontrolliert dieses Ergebnis. Anschließend kann er die Aufgabe dem Tester erneut zuweisen oder er gibt das Ergebnis frei.

Diese Vorgehensweise kann solange durchgeführt werden, bis der Supervisor das Ergebnis freigibt oder die Laufzeit der Aufgabe abläuft. Im letzteren Fall schließt der Workflow die Aufgabe automatisch ab und archiviert diese als „ungeprüft“ im System.

Das System speichert jegliche Kommunikation zwischen Tester und Supervisor in der Aufgabe und stellt diese in einem versionierten Kommentarverlauf dar.

Background:

Grundlegendes wisst ihr nun über den Ablauf.

Nun möchte ich euch noch etwas über die Architektur des System erzählen.

Grundsätzlich wird das System nach Abteilungen gegliedert. Jede Abteilung hat ihre eigenen Mitarbeiter und auch nur aus denen kann für die Aufgaben gewählt werden.

Das gesamte System unterliegt eigenen Berechtigungsstufen. Somit werden auch nur die Aufgaben der entsprechenden Abteilung angezeigt.

In einer Mitarbeiterliste werden alle Benutzer und deren Rollen gepflegt. Sollten sich die Rollen eines Mitarbeiters ändern, so übernimmt das System diese Änderung automatisch auf bestehende Aufgaben.

Solltest du eine ähnliche Anforderung haben, so kannst du dich gerne bei uns melden!

Kontaktiere uns!

In einem anderen Beitrag zeigen wir euch wie wir wiederkehrende Aufgaben mit Hilfe von Microsoft Power Automate und Planner umgesetzt haben.