Verwendest auch du Microsoft Planner in deinem Team um einfach Aufgaben zu definieren?

Dann ist dir bestimmt bereits aufgefallen, dass eine simple, aber dennoch ziemliche nützliche Einstellung fehlt. Es geht um wiederkehrende Aufgaben in Microsoft Planner!

Leider bietet Microsoft Planner nicht die Möglichkeit eine Aufgabe so zu definieren, dass sie sich in gewissen Zeitabständen von selbst neu erstellt und den betroffenen Personen automatisch erneut zuteilt.

Daher zeige ich euch hier einen Lösungsansatz, wie ihr dies mit einer SharePoint Liste und Microsoft Power Automate schnell und einfach auch bei euch im Team umsetzen könnt.

SharePoint List für wiederkehrende Aufgaben

In einer übersichtlichen Liste definiere ich mir meine wiederkehrenden Aufgaben:

  • Titel
    Der Name der zu erstellenden wiederkehrenden Aufgabe.
  • Intervall
    Der Zeitabstand in Tagen, in welchem sich die Aufgabe wiederholen soll.
  • LastCreationDate
    Diese Spalte dient lediglich der Protokollierung. Falls ihr dies nicht benötigt, könnt ihr diese getrost weglassen.
  • NextCreationDate
    Dieses Datum gibt an wann die Aufgabe das nächste mal erstellt werden soll.
    Läuft euer Flow erst einmal, so wird diese Spalte automatisch immer mit dem neu berechneten Datum befüllt. Beim Definieren der Aufgabe könnt ihr hier einfach das erstmalige Erstelldatum eintragen.
  • UserToAssign
    Hier handelt es sich um ein Multiuserfeld, in welchem wir die zuzuweisenden Benutzer definieren.
  • Description
    Hier könnt ihr noch eine kurze Beschreibung zusätzlich zu eurem Aufgabentitel angeben um eure Aufgabe etwas näher zu beschreiben.

Power Automate zur Erstellung der wiederkehrenden Aufgaben in Microsoft Planner

Die Grundstruktur für das Automatisieren der Aufgabenerstellung besteht aus 3 Schritten:

Zuerst geben wir die Wiederholung des Flows an. Anschließend lesen wir alle relevanten Einträge aus unserer Aufgabendefinitionsliste aus. Zuletzt erstellen wir aus diesen Einträgen die entsprechenden Aufgaben und aktualisieren die Definitionen.

Sehen wir uns die Schritte im Detail an:

Wiederholung

Kurz und einfach erklärt: Hier definieren wir, wie oft der Flow startet und nach zu erstellenden Aufgaben sucht. Deswegen überprüfen wir in diesem Beispiel 1 mal täglich die Liste und erstellen die entsprechenden Aufgaben.

Relevante Aufgabendefinitionen laden

Eine einfache Abfrage auf unsere Aufgabendefinitionsliste liefert uns die zu erstellenden Aufgaben. Hierfür wird lediglich ein Filter auf das Feld NextCreationDate gesetzt. Danach wird überprüft, ob dieses Datum mit dem heutigen Datum übereinstimmt. Wenn ja, so nehmen wir den Eintrag in die Liste der zu erstellenden Aufgaben auf.

Vorberechnungen

Zuerst berechnen wir uns das Fälligkeitsdatum unserer Aufgabe:

calculate duedate of task

Dementsprechend berechnen wir uns auch das NextCreationDate:

Wenn wir alle unsere benötigten Parameter haben, so müssen wir jetzt nur mehr unsere Aufgabe in Microsoft Planner erstellen.

Aufgaben erstellen - Definitionen anpassen

Wir weisen im Schritt „Aufgabe erstellen“ alle unsere Parameter der Aufgabe zu.

Leider ist es hier nicht gleich möglich, eine Beschreibung zu der Aufgabe zu definieren. Daher benötigen wir noch den Schritt Aufgabe aktualisieren. Hier fügen wir noch unsere Aufgabenbeschreibung der Aufgabe hinzu.

Sobald dies alles erledigt ist, passen wir noch die Aufgabendefinition im Schritt Element aktualisieren an, damit sie für die nächste Erstellung bereit ist.

Das war’s! So schnell und einfach kannst du wiederkehrende Aufgaben in Microsoft Planner mit Hilfe von SharePoint und Microsoft Power Automate abbilden.

Solltet ihr noch Fragen haben, so könnt ihr uns gerne kontaktieren, indem ihr auf den Button klickt!

Kontakt aufnhemen!

In einem weiteren Artikel zeigen wir euch, wie wir wiederkehrende Aufgaben in SharePoint OnPrem umgesetzt haben.