Verwendest auch du Microsoft Planner in deinem Team, um einfach Aufgaben zu definieren?
Dann ist dir bestimmt bereits aufgefallen, dass eine simple, aber dennoch sehr nützliche Einstellung fehlt. Es geht um wiederkehrende Aufgaben in Microsoft Planner!
Leider bietet Microsoft Planner nicht die Möglichkeit, eine Aufgabe so zu definieren, dass sie sich in bestimmten Zeitabständen automatisch neu erstellt und den betroffenen Personen erneut zugewiesen wird.
Daher zeige ich euch hier einen Lösungsansatz, wie ihr dies mit einer SharePoint-Liste und Microsoft Power Automate schnell und einfach bei euch im Team umsetzen könnt.
SharePoint-Liste für wiederkehrende Aufgaben
In einer übersichtlichen Liste definiere ich meine wiederkehrenden Aufgaben:
- Titel
Der Name der zu erstellenden wiederkehrenden Aufgabe. - Intervall
Der Zeitabstand in Tagen, in dem sich die Aufgabe wiederholen soll. - LastCreationDate
Diese Spalte dient lediglich der Protokollierung. Falls ihr dies nicht benötigt, könnt ihr sie weglassen. - NextCreationDate
Dieses Datum gibt an, wann die Aufgabe das nächste Mal erstellt werden soll.
Läuft euer Flow erst einmal, wird diese Spalte automatisch mit dem neu berechneten Datum befüllt. Beim Definieren der Aufgabe könnt ihr hier einfach das erstmalige Erstelldatum eintragen. - UserToAssign
Ein Mehrbenutzerfeld, in dem ihr die zuzuweisenden Personen definiert. - Description
Eine kurze Beschreibung, um die Aufgabe zusätzlich zum Titel näher zu erläutern.
Power Automate zur Erstellung der wiederkehrenden Aufgaben in Microsoft Planner
Die Grundstruktur für das Automatisieren der Aufgabenerstellung besteht aus 3 Schritten:
Zuerst definieren wir die Wiederholung des Flows. Anschließend lesen wir alle relevanten Einträge aus unserer Aufgabendefinitionsliste aus. Zuletzt erstellen wir daraus die entsprechenden Aufgaben und aktualisieren die Definitionen.
Sehen wir uns die Schritte im Detail an:
Wiederholung
Kurz erklärt: Hier definieren wir, wie oft der Flow startet und nach zu erstellenden Aufgaben sucht. In diesem Beispiel überprüfen wir einmal täglich die Liste und erstellen die entsprechenden Aufgaben.
Relevante Aufgabendefinitionen laden
Eine einfache Abfrage auf unsere Aufgabendefinitionsliste liefert die zu erstellenden Aufgaben. Hierfür setzen wir einen Filter auf das Feld NextCreationDate und prüfen, ob es dem heutigen Datum entspricht. Wenn ja, nehmen wir den Eintrag in die Liste der zu erstellenden Aufgaben auf.
Vorberechnungen
Zuerst berechnen wir das Fälligkeitsdatum der Aufgabe:
Anschließend berechnen wir das NextCreationDate:
Sobald alle benötigten Parameter vorliegen, erstellen wir die Aufgabe in Microsoft Planner.
Aufgabe erstellen und Definitionen anpassen
Im Schritt „Aufgabe erstellen“ weisen wir der Aufgabe alle Parameter zu.
Eine Beschreibung kann hier nicht direkt hinterlegt werden. Daher benötigen wir zusätzlich den Schritt Aufgabe aktualisieren. Dabei fügen wir die Aufgabenbeschreibung nachträglich hinzu.
Sobald dies erledigt ist, passen wir die Aufgabendefinition im Schritt Element aktualisieren an, damit sie für die nächste Erstellung bereit ist.
Das war’s! So schnell und einfach kannst du wiederkehrende Aufgaben in Microsoft Planner mit Hilfe von SharePoint und Microsoft Power Automate abbilden.
Solltet ihr noch Fragen haben, kontaktiert uns gerne über den Button. Weitere hilfreiche Tipps und Anleitungen findet ihr in unserem Blog.
In einem weiteren Artikel zeigen wir euch, wie wir wiederkehrende Aufgaben in SharePoint On-Premises umgesetzt haben.