In diesem Blogbeitrag möchten wir euch unser Office Word Add-In vorstellen, mit dem ihr ganz einfach Daten aus SharePoint in Word als Textbausteine einfügen könnt. Mit unserem Smarter Wording ist es möglich, Daten aus unterschiedlichsten SharePoint Listen mit nur einem Klick in das Dokument einzufügen.

Daten aus SharePoint in Word einfügen

Der Benutzer kann dann Daten aus einer SharePoint Liste mit nur einem Klick in sein Dokument einfügen. Die gewählten Daten werden mit dem im SharePoint hinterlegten HTML Template als Textbaustein in das Dokument eingefügt. Die HTML Templates beinhalten Platzhalter, welche wir mit den Daten des gewählten SharePoint Eintrags ersetzen. Die Anwendungsfälle sind unendlich – egal, ob es eine SharePoint Liste mit Adressdaten oder eine Produktliste ist. Einfach einen Textbaustein definieren, wie die Daten eingefügt werden sollen und schon kann man loslegen!

Textbausteine vom Word entfernen

Weiters hat der Benutzer die Möglichkeit bereits hinzugefügte Daten wieder aus dem Dokument zu entfernen. Dafür muss der Benutzer das SharePoint Einträgen im Dropdown einfach wieder abwählen. Dadurch wird es automatisch aus dem Dokument entfernt.

Darstellung der bereits eingefügten Daten

Schließt der Benutzer das Word und öffnet es erneut, zeigen wir die bereits gewählten Daten im Dropdown als selektiert an. Der Benutzer kann nun neue Datensätze hinzufügen oder bereits gewählte Datensätze wieder entfernen. Dadurch hat der Benutzer die Möglichkeit den vorläufigen Status des Dokuments zu speichern und dieses zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu bearbeiten.

SharePoint Liste der Word Textbausteine

Wir haben eine zentrale SharePoint Liste erstellt, mit der man die Daten für das Add-In steuern kann. Die Einträge dieser Liste stellen Referenzen auf weitere SharePoint Listen dar, welche die Quelle der Daten für die Textbausteine sind. Die Liste hat vier relevante Spalten für die folgenden Informationen:

  • Web-Url – URL für das Web, in dem sich die SharePoint Liste befindet
  • Listen-Titel – Titel der SharePoint Liste
  • Header-Row – Spalte der referenzierten SharePoint Liste, welche wir im Dropdown anzeigen
  • Rendering – HTML Template für das Rendering des SharePoint Listitems

Wir rendern für jeden Word Textbaustein der SharePoint Liste ein eigenes Dropdown in unserem Add-In. Die Daten des Dropdowns kommen aus der referenzierten SharePoint Liste. Nachdem der Benutzer einen Eintrag aus dem Dropdown auswählt, wird das gewählte SharePoint ListItem mit dem hinterlegten HTML Template in das Word eingefügt.

Natürlich können auch mehrere Word Textbausteine für eine SharePoint Liste angelegt werden. Dadurch ermöglichen wir unterschiedliche Renderings der SharePoint Datensätze.

Haben wir euer Interesse geweckt und hättet ihr gerne nähere Informationen zu unserem Office Add-In für die SharePoint Word Textbausteine? Dann nehmt gerne Kontakt mit uns auf.

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