Microsoft SharePoint

Früher waren SharePoint-Intranets langwierig und teuer, weil viele Grundfunktionen individuell entwickelt werden mussten. Heute bringt SharePoint – vor allem in der Cloud – das meiste von Haus aus mit:

• ein einfaches, intuitives Redaktionssystem
• übergreifende Hub-Navigation inklusive Mega-Menü
• eine News-Funktion, die den Namen verdient
• responsives Layout ohne Zusatzaufwand

Damit realisieren wir ein Intranet in Tagen statt Monaten. Ein Beispiel aus einem Projekt mit 700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern:

• Prototyp für die Vorstandsentscheidung (3 Personentage): Startseite, News, Navigation, beispielhafte Abteilungsseite
• Aufbau der 8 Abteilungsseiten: je ein halber Personentag gemeinsam mit der Abteilung
• Begleitung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (ca. 3 Personentage): richtige Verwendung im Alltag

Der Effekt: Die Belegschaft versteht den Mehrwert von SharePoint, bevor das Projekt groß wird – und trägt das Intranet mit.

Eine klare Position vorweg: Wir machen keine Eins-zu-eins-Migrationen vom Fileshare nach SharePoint oder OneDrive. Das klingt bequem, funktioniert aber nicht – und Microsoft warnt selbst davor:

Although SharePoint can store 30 million documents per library, for optimum performance we recommend syncing no more than 300,000 files across all document libraries.

Sinnvoll wird eine Migration erst, wenn wir gemeinsam über Struktur nachdenken:

• Neustrukturierung statt kopierter Ordnerbäume
• Attributierung mit Metadaten (Version, Status, Verantwortliche)
• Ansichten für unterschiedliche Sichtweisen auf dieselben Dokumente
• Workflows, etwa Freigabe, Verteilung oder verbindliche Lesebestätigung

Erst damit nutzen Sie die Stärken von SharePoint im Dokumentenmanagement wirklich aus.

Die häufigste Frage neuer Kunden: „Brauche ich noch SharePoint, wenn ich Microsoft Teams habe?“ Unsere Antwort hängt von der Ausgangslage ab:

• Für die tägliche Teamarbeit ist Teams die richtige Oberfläche – Chats, Besprechungen und die gemeinsame Dateiablage decken viele Fälle ab. Im Hintergrund liegt dabei ohnehin SharePoint.
• Sobald Struktur gefragt ist – Intranet, Dokumentenlenkung, Berechtigungskonzepte, unternehmensweite Prozesse – führt an SharePoint als Fundament kein Weg vorbei. Teams und SharePoint sind kein Entweder-oder, sondern zwei Sichten auf dieselbe Plattform.

Wir bilden alle unsere internen Abläufe selbst mit SharePoint, Teams und Microsoft 365 ab – vom Rechnungseingang über die Buchhaltung bis zur Zeiterfassung. Das Sprichwort vom Schuster mit den schlechtesten Leisten soll bei uns nicht gelten: Was wir empfehlen, verwenden wir täglich selbst.

Einblicke aus der Praxis finden Sie in unserer Blog-Reihe für KMU, unter anderem:

• Eingangsrechnungen automatisieren mit Power Automate und AI Builder
• Bankdaten per Power Automate in SharePoint-Listen importieren
• Aufgaben in SharePoint verwalten (Kanban)
• Zeiterfassung in Microsoft 365

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