Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen steigert nachhaltig die Effizienz. Abläufe, die zuvor mühsam per Hand abgearbeitet wurden, lassen sich heute mit wenigen Klicks automatisieren. Zwei Komponenten der Microsoft Power Platform bieten dafür die passenden Werkzeuge: Power Automate und AI Builder. In diesem Beitrag erfährst du, wie du damit Eingangsrechnungen automatisierst.
Warum Eingangsrechnungen automatisieren?
Manuelle Rechnungsprüfung ist fehleranfällig, bindet Fachkräfte und erschwert die Nachvollziehbarkeit. Automatisierte Flows sichern konsistente Abläufe, beschleunigen Freigaben und liefern sauber strukturierte Daten für Controlling und Archiv.
Was brauche ich dafür?
Power Automate
Mit Power Automate lassen sich wiederkehrende Prozesse als Flow modellieren und anschließend zuverlässig ausführen. Wie vielseitig das ist, zeigen bereits mehrere Beispiele zu Microsoft Flow. Jede Automatisierung beginnt mit klar beschriebenen Abläufen, die anschließend in einen Flow gegossen werden.
AI Builder
AI Builder erweitert Apps und Prozesse um künstliche Intelligenz. Die Plattform stellt unterschiedliche Modelltypen bereit, die Texte identifizieren, Objekte erkennen oder Wahrscheinlichkeiten berechnen. Für die Automatisierung von Eingangsrechnungen eignet sich besonders das Form Processing Model. Damit extrahierst du strukturierte Key-Value-Paare aus Dokumenten und Bildern, die anschließend im Flow weiterverarbeitet werden.
So automatisierst du Eingangsrechnungen
Um die Bearbeitungsschritte zu digitalisieren, brauchst du einen Flow, der eingehende Dateien verarbeitet, Informationen extrahiert und alles in SharePoint archiviert. Der Flow startet mit einem manuellen Trigger: Du lädst eine Rechnung hoch, danach erledigt die Automatisierung den Rest.
Den Flow vorbereiten
Zunächst legst du in Power Automate fest, wo die Dateien gespeichert werden und wie SharePoint-Metadaten befüllt werden. Plane außerdem, welche Felder du auslesen möchtest (Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Lieferant und so weiter) und bereite dazu passende Spalten in deiner Bibliothek vor.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- AI‑Modell erstellen: Öffne auf make.powerapps.com den Bereich AI Builder und wähle Build aus.
- Form Processing auswählen: Entscheide dich für das Form Processing Model, benenne dein Modell und stelle sicher, dass deine Trainingsdokumente das gleiche Layout besitzen.
- Felder definieren: Lege Feldnamen an, deren Werte später automatisch aus den Rechnungen extrahiert werden.
- Dokumente hochladen: Importiere mindestens fünf Beispielrechnungen mit identischem Aufbau, damit das Modell konsistente Muster erkennt.
- Dokumente taggen: Markiere die relevanten Textstellen und ordne sie den zuvor angelegten Feldern zu.
- Modell trainieren: Starte das Training und warte, bis AI Builder die Daten verarbeitet hat.
- Modell veröffentlichen: Nach dem Training kannst du das Modell veröffentlichen und in Power Apps oder Power Automate verwenden.
- Flow erstellen: Nutze das vorgefertigte Template Use model → New flow, das sich mit dem Common Data Service deines Environments verbindet und die ausgelesenen Daten weiterreicht.
Der fertige Flow in der Praxis
Der Flow startet, sobald der zugehörige Button ausgelöst wird. Aktuell akzeptiert AI Builder nur Formulardaten, daher steht kein alternativer Trigger zur Verfügung. Die Aktion Process and save information from forms liefert die extrahierten Rechnungsdaten, die SharePoint anschließend als Datei speichert und mit Metadaten versieht. In der Bibliothek liegen die Dokumente damit bereits korrekt verschlagwortet und archiviert. Besonders zuverlässig klappt das derzeit mit amerikanischen Rechnungen, weil Datums- und Währungsformate besser erkannt werden. Wir testen parallel Varianten für österreichische Belege, um auch hier die gleiche Trefferquote zu erreichen.
Nächste Schritte
Du möchtest ähnliche Anforderungen umsetzen oder bestehende Workflows optimieren? Dann sprich gerne mit uns – wir helfen dir beim Design und der Implementierung deiner Automatisierung. Kontakt aufnehmen