Version 1.5 des Smarter Event Booking wird gerade von Microsoft geprüft und ist in Kürze im Microsoft Marketplace verfügbar. Bis dahin installieren Sie dort die bisherige Version; das Update kommt danach automatisch über den App-Katalog.
Erste Schritte mit Smarter Event Booking
Von der Installation bis zur ersten Anmeldung: wie Sie Veranstaltungen anlegen, Serien und Zeitfenster erzeugen, Anmeldungen verwalten und Teilnehmerlisten exportieren.
Inhaltsverzeichnis
Installation der App
Die Installation läuft in zwei Schritten: zuerst im App-Katalog des Tenants, danach auf der Website, auf der Sie die Lösung einsetzen.
1. App im App-Katalog hinzufügen
Holen Sie Smarter Event Booking über Microsoft AppSource und fügen Sie die Lösung im App-Katalog Ihres Tenants hinzu. Für die Bereitstellung sind Tenant-Administratorrechte nötig.
Hilfreiche Anleitung
2. App zur Website hinzufügen
Fügen Sie die App danach über „App hinzufügen“ auf der gewünschten Website hinzu. Die Lizenz gilt je Site Collection; für mehrere gibt es Pläne für bis zu fünf und für alle Site Collections eines Tenants.
Der erste Aufruf braucht Rechte
Beim ersten Öffnen legt die App ihre SharePoint-Listen und deren Spalten selbst an. Die Person, die das Webpart zuerst aufruft, braucht dafür das Recht „Listen verwalten“ – in der Regel eine Websitebesitzerin oder ein Websitebesitzer. Dasselbe gilt nach einem Update, wenn eine neue Spalte dazukommt.
3. Berechtigungen für Microsoft Graph freigeben
Drei Funktionen greifen auf Microsoft Graph zu. Sie brauchen die Freigabe einer Administratorin oder eines Administrators imSharePoint Admin Center → Erweitert → API-Zugriff.
Mail.Send
Die Bestätigungsmails an die Teilnehmer. Ohne Freigabe geht keine Mail hinaus.
Calendars.Read
Die Schaltfläche „Meinen Kalender anzeigen“ in der Kalenderansicht.
User.Read.All
Zusätzliche Profilfelder im Teilnehmer-Export. Ohne Freigabe bleiben diese Spalten leer, der Export läuft trotzdem.
Die App prüft das selbst
In der Konfiguration unter E-Mail stehen zwei Tests: „Test der Mail.Send-Berechtigung“ verschickt eine Testmail an dich, der „Calendars.Read Berechtigungstest“ greift auf deinen eigenen Kalender zu. Beide sagen im Klartext, ob die Freigabe fehlt – das erspart das Raten, wenn keine Mail ankommt.
Lizenz
Beim ersten Start erzeugt die App eine Testlizenz für 14 Tage. Danach braucht die Site Collection eine Lizenz über AppSource. Den aktuellen Stand zeigt die Konfiguration unter Allgemein → Lizenzinformationen; er wird bis zu 24 Stunden zwischengespeichert.
Webpart auf einer Seite einbinden
Bearbeiten Sie eine SharePoint-Seite und fügen Sie das gewünschte Webpart hinzu. Die Lösung bringt zwei mit.
Smarter Event Booking
Das große Webpart für die Verwaltung: Veranstaltungen anlegen, Termine pflegen, Anmeldungen und Teilnehmer sehen.
Übersicht
Ein schlankes zweites Webpart für Startseiten: zeigt kommende Termine, auf Wunsch über mehrere Websites hinweg, als Liste oder Karussell.
Vier Ansichten
Über die Symbolleiste wechseln Sie zwischen Karten, Kalender, Liste und der klassischen Ansicht. Welche beim Öffnen erscheint, legen Sie in der Konfiguration fest.
Die erste Veranstaltung anlegen
Über „Neu“ öffnet sich ein Formular mit zwei Spalten. Veranstaltung und erster Termin entstehen darin in einem Schritt – eine Veranstaltung ohne Termin gibt es nicht.
Links: die Veranstaltung
Titel, Beschreibung und – eingeklappt – Bild, Kategorie und Farbe, eigene Fragen beim Anmelden sowie Bestätigungsmail und Anhänge.
Rechts: der Termin
Datum, Uhrzeit, Ort und Plätze. Unter „Mehr“ stehen An- und Abmeldeschluss sowie das Anmeldelimit pro Person.
Löschen liegt im selben Dialog
Links unten steht „Löschen“. Die Rückfrage nennt, was mit entfernt wird – Termine und Anmeldungen inklusive.
Serien, Mehrfachtermine und Zeitfenster
Findet eine Veranstaltung öfter statt, müssen Sie die Termine nicht einzeln tippen.
Termine automatisch erzeugen
Rhythmus und Enddatum angeben – täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich. Die App legt die Termine in einem Zug an.
Weiterer Termin
Für unregelmäßige Termine einzeln ergänzen. Ab dem zweiten Termin wird die Eingabe zur Liste.
Zeitfenster
Einen Tag in gleich lange Fenster teilen, etwa 48 Fenster zu zehn Minuten. Jedes Fenster hat eine eigene Platzzahl.
Sichtbar für
Bleibt das Feld leer, sehen alle die Veranstaltung. Mit Eintrag sieht sie nur, wer darin steht.
Wofür sich Zeitfenster eignen
Impftag, Mitarbeitergespräch, Anprobe, Beratungstermin: überall dort, wo viele Personen nacheinander drankommen und niemand warten soll.
Termine bearbeiten: Tabelle und Tagesplan
Hat eine Veranstaltung mehrere Termine, stehen über der Terminliste im Formular drei Ansichten:Liste, Tabelle und Tagesplan.
Liste
Der gewohnte Weg: jeder Termin mit allen Feldern, auch Fristen, Beschreibung und eigener Bestätigungsmail.
Tabelle
Alle Termine eines Tages als Zeilen. Der Stift in der Spaltenüberschrift setzt Bezeichnung, Ort oder Plätze für alle auf einmal („Für alle übernehmen“).
Tagesplan
Die Termine als Blöcke auf einer Zeitachse: im freien Raster ziehen legt einen Termin an, ein Block lässt sich verschieben, seine Unterkante ändert die Dauer. Das „Raster“ rastet auf 5 bis 60 Minuten ein.
Tabelle der Tage
Über Tabelle und Tagesplan: ein Datum umtragen verlegt den ganzen Tag samt Uhrzeiten, „Tag hinzufügen“ legt denselben Zeitplan am nächsten freien Tag noch einmal an.
Termine mit Anmeldungen verschieben
Bekommt ein Termin, für den schon jemand angemeldet ist, eine neue Zeit, fragt das Speichern nach: „Termine mit Anmeldungen verschieben?“ – mit alter und neuer Zeit und der Zahl der Anmeldungen. Die Angemeldeten werden davon nicht automatisch verständigt; dafür gibt es „Alle Teilnehmer der Veranstaltung anschreiben“.
Anmeldungen und Warteliste
Angemeldet wird immer für einen einzelnen Termin. Die Karte zeigt, wie viele Plätze noch frei sind.
Plätze frei
Anmelden direkt auf der Karte. Danach geht die Bestätigung hinaus – mit Kalenderdatei im Anhang oder als Outlook-Einladung.
Termin voll
Ist die Warteliste aktiviert, tragen sich Interessierte dort ein und rücken nach, sobald ein Platz frei wird.
Eigene Fragen
Über das Anmeldeformular sammeln Sie zusätzliche Angaben, etwa Essenswunsch oder Abteilung.
Begleitpersonen
Wo erlaubt, melden Teilnehmer Begleitpersonen mit an – sie zählen auf die Plätze.
Die Bestätigungsmail
Eine Vorlage lässt sich an zwei Stellen hinterlegen: an der Veranstaltung und am einzelnen Termin. Die Vorlage des Termins gewinnt. Ist keine von beiden gesetzt, geht keine Mail hinaus. Zusätzlich muss in der Konfiguration unter E-Mail der Schalter „E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren“ stehen – derselbe Reiter zeigt darunter, was gerade tatsächlich versendet wird.
Diese Platzhalter füllt die App beim Versand aus:
[EventTitle]– Titel der Veranstaltung[DateTitle]– Titel des Termins[DateStart],[DateEnd]– Start und Ende[DateLocation]– Ort[DateSubscribeUntil],[DateUnsubscribeUntil]– An- und Abmeldeschluss[Ics]– der Kalendereintrag zum Übernehmen in Outlook
Formatierung übernehmen
Die Vorlage hat einen Rich-Text-Editor. Formatierter Text aus Word lässt sich hineinkopieren und behält sein Aussehen. Infomaterial hängen Sie als Datei an die Veranstaltung – es geht mit der Bestätigung hinaus.
Outlook-Einladung aus dem geteilten Postfach
Statt einer Kalenderdatei im Anhang kann die Bestätigung als echte Besprechungsanfrage kommen: Man nimmt sie an wie jeden anderen Termin, sie steht im persönlichen Kalender, und bei einer Abmeldung kommt eine Absage, die den Termin wieder entfernt. Absender und Organisator ist ein geteiltes Postfach, dort kommen auch Zu- und Absagen an.
1. Geteiltes Postfach anlegen
Im Microsoft 365 Admin Center unter „Teams & Gruppen → Freigegebene Postfächer“, etwa veranstaltungen@ihrefirma.at. Eine eigene Lizenz braucht ein geteiltes Postfach nicht.
2. „Senden als“ vergeben
Bestätigungen verschickt der Browser der Person, die sich anmeldet – im Namen des Postfachs. Deshalb brauchen alle, die sich anmelden, „Senden als“ für das Postfach; am einfachsten über eine Gruppe, in der alle Mitarbeitenden sind.
3. Kopien im Postfach ablegen
Beim Postfach unter „Gesendete Elemente → Bearbeiten“ beide Optionen einschalten. Dann liegen alle Bestätigungen und Einladungen auch in den gesendeten Elementen des Postfachs.
4. Event Booking einstellen
Konfiguration → E-Mail: Mail.Send testen, „Geteiltes Postfach E-Mail-Adresse“ eintragen, unter „Kalendereintrag in der Bestätigung“ die Option „Als Einladung aus dem geteilten Postfach“ wählen.
Die Einladung ist die Bestätigung
Im Einladungsmodus gibt es keine zusätzliche Bestätigungsmail. Outlook verarbeitet Besprechungsanfragen oft selbst und legt den Termin direkt in den Kalender – dann steht im Posteingang nichts mehr. Die Absage bei einer Abmeldung bleibt dagegen sichtbar.
„Senden als“, nicht „Senden im Auftrag von“
Mit „Senden im Auftrag von“ kommen die Einladungen zwar an, Exchange wertet sie aber als Weiterleitung der Besprechung und legt für jede Anmeldung eine „Meeting Forward Notification“ ins geteilte Postfach. Mit „Senden als“ entsteht keine.
Uhrzeiten in der richtigen Zeitzone
Unter E-Mail → „Zeitzone für Datum und Uhrzeit in E-Mails“ steht standardmäßig „Zeitzone der Website (empfohlen)“. So lesen auch Kolleginnen und Kollegen im Ausland die Uhrzeit, zu der die Veranstaltung wirklich stattfindet.
Teilnehmer und Export
Ein Klick auf die Veranstaltung öffnet das Detail-Panel mit allen Terminen und deren Buchungsstand.
Teilnehmer einsehen
Das Detail-Panel zeigt den Stand je Termin. Ob Teilnehmer einander sehen, steuert eine Einstellung in der Konfiguration.
Export nach Excel
Teilnehmerlisten als Excel-Datei herunterladen, samt der Antworten aus dem Anmeldeformular und ausgewählten Profilfeldern.
Alle anschreiben
„Alle Teilnehmer der Veranstaltung anschreiben“ neben dem Export erreicht die Angemeldeten aller Termine, jede Person einmal, ohne Warteliste.
Vergangene Veranstaltungen
Ein eigener Bereich in der Symbolleiste zeigt gelaufene Veranstaltungen, eine Zeile je Veranstaltung. „Details und Teilnehmer anzeigen“ öffnet sie wie eine laufende; dazu „Erneut halten (Kopie anlegen)“ und „Bearbeiten und wieder online stellen“.
Bearbeiten über die Listen
Für Massenänderungen kommen Sie über die Konfiguration direkt in die SharePoint-Listen. Dort gelten die üblichen Listenfunktionen wie Filter, Sortierung und Schnellbearbeitung.
Termine auf der Startseite zeigen
Das zweite Webpart der Lösung heißt Smarter Event Booking Overview. Es verwaltet nichts, sondern zeigt die nächsten Termine – auf Wunsch von mehreren Event-Booking-Seiten zugleich – und verlinkt in die jeweilige Veranstaltung. Damit passt es auf eine Intranet-Startseite, ohne dass dort die ganze Verwaltung stehen muss.
Einrichten
Seite bearbeiten, Webpart Smarter Event Booking Overview hinzufügen, dann rechts den Eigenschaftenbereich öffnen. Vier Einstellungen genügen.
Event-Booking-Seiten
Pro Zeile eine Seite, auf der das große Webpart liegt. Ein Anzeigename lässt sich voranstellen: „Werk Nord | https://…/SitePages/EventBooking.aspx“.
Darstellung
„Übersicht – Liste und Kalender“ ist der Standard. „Karussell – die nächsten Veranstaltungen als Karten“ ist die Variante für die Startseite; darunter lässt sich das automatische Weiterblättern einstellen.
Maximale Anzahl angezeigter Einträge
Begrenzt, wie viele Termine über alle Quellen hinweg geladen werden.
Nur offene Veranstaltungen anzeigen
Blendet Termine aus, für die keine Anmeldung mehr möglich ist.
Wie sich das Karussell verhält
Die Reihe richtet sich nach ihrer eigenen Breite, nicht nach dem Fenster: In einer schmalen Spalte am Seitenrand oder am Telefon steht genau eine Karte, in einer breiten Zone so viele ganze Karten, wie hineinpassen – nie eine angeschnittene. Geblättert wird mit den Pfeilen darunter, dem Mausrad, dem Finger oder den Pfeiltasten. Auf Wunsch blättert die Reihe von selbst weiter („Karussell automatisch weiterblättern“, in Sekunden); sie hält an, solange die Maus darüber steht, und hat eine Pausetaste.
Mehrere Websites zusammenführen
Tragen Sie mehrere Event-Booking-Seiten ein, sammelt das Webpart deren Termine in einer Reihe. Ab der zweiten Quelle erscheint zusätzlich der Filter Website mit dem Eintrag „Alle Websites“.
Konfiguration
Das Zahnrad in der Symbolleiste öffnet die Konfiguration. Sie ist in Registerkarten geteilt.
Allgemein
Warteliste, Sichtbarkeit der Teilnehmer, Kategorien, Standardansicht, „Farbrahmen um die ganze Karte“, „Alle Karten gleich hoch“, Sortierung und die Profilfelder für den Export.
Berechtigungen
Wer Veranstaltungen anlegen und bearbeiten darf und wer sich nur anmeldet.
Schaltflächen
Welche Aktionen auf den Karten erscheinen.
Vorlagen für die Bestätigungsmail, das geteilte Postfach, ob der Kalendereintrag als Datei oder als Outlook-Einladung kommt, und die Zeitzone für Uhrzeiten in Mails.
Wer die Konfiguration sieht
Die Konfiguration steht nur Personen offen, die in den Berechtigungen als Administratoren hinterlegt sind. Alle anderen sehen die Veranstaltungen und melden sich an.
Häufige Fragen
Beim ersten Öffnen erscheint eine Fehlermeldung wegen fehlender Spalten. Was tun?
Warum werden vergangene Veranstaltungen nicht angezeigt?
Wie funktioniert die Warteliste?
Landen die Termine im Outlook-Kalender?
Kann eine Veranstaltung mehrere Termine haben?
Wie lösche ich eine Veranstaltung?
Fragen zu diesem Produkt?
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