Im ersten Teil der Blogreihe zum Thema CRM-Automatisierung haben wir gezeigt, wie wir Leads aus unterschiedlichen Quellen mit Microsoft 365 und Power Automate in einer zentralen Microsoft List speichern. Aufbauend darauf beschäftigen wir uns in diesem Beitrag damit, Leads aus Azure Tables automatisiert in dieselbe Liste zu übertragen.
Ausgangssituation: Leads aus App-Verkäufen bündeln
Nachdem ein Lead eine unserer Apps – wie beispielsweise Smarter Event Booking und Smarter Tombola – im AppSource erworben hat, wird dieser automatisch in einer Azure Table in unserem Tenant gespeichert. Unser Ziel ist eine zentrale Lead-Liste, die Dreh- und Angelpunkt unseres CRM sein soll. Daher wollen wir die Leads aus der Azure Table automatisiert in unsere Microsoft List übertragen.
Warum Azure Functions unser Favorit ist
Im ersten Beitrag haben wir für das automatische Speichern von Informationen aus E-Mails in unserer Microsoft List einen Power-Automate-Flow verwendet. Dasselbe könnten wir auch für die CRM-Automatisierung von Azure Tables tun. Allerdings gibt es hierfür keine vorgefertigte Action, sondern man müsste die kostenpflichtige HTTP-Request-Action einsetzen. Logic Apps bieten zwar passende Connectors, waren für uns aufgrund des Abrechnungsmodells jedoch zu teuer. Daher entschieden wir uns für Azure Functions, weil wir damit präzise steuern können, wann und wie Leads verarbeitet werden.
Der Ablauf unserer Function ist wie folgt:
Schritt 1: Leads aus Azure Table abrufen
Zuerst holen wir uns über eine OData-Query alle noch nicht übertragenen Leads aus der Azure Table.
Schritt 2: Daten parsen
Danach parsen wir die Informationen für die Lead-Liste in ein konsistentes Objekt, sodass Pflichtfelder und optionale Angaben sauber weiterverarbeitet werden können.
Schritt 3: Eintrag in Microsoft List erstellen
Abschließend erstellen wir für jeden neuen Lead einen Eintrag in der Microsoft List und markieren den Datensatz in der Azure Table als verarbeitet. So verhindern wir Dubletten.
Da die Ausführung der Function zeitgesteuert ausgelöst wird, haben wir immer einen aktuellen Stand der Leads in unserer zentralen Lead-Liste.
Automatisiertes Follow-up per Welcome-Mail
Als Kirsche auf dem Sahnehäubchen der Automatisierung schicken wir zusätzlich jedem neuen Lead eine Willkommens-E-Mail. Diese soll bei der Installation und Bedienung des Produktes unterstützen und somit den Einstieg erleichtern.
Im nächsten Beitrag der Blogreihe erfährst du, wie wir mit List Conversations und Deeplinking unser Team über neue Leads informieren.