Bei einem unserer Kunden, die Großbauprojekte mit mehreren tausend externen Beteiligten im SharePoint kam es immer wieder vor, dass die Benutzer Dokumente unwissentlich ausgecheckt hatten. Die Ursache dafür sind einerseits nicht ausgefüllte Pflichtfelder, und andererseits User, die das das kleine grüne Auscheck-Symbol nicht bemerken. Das kann leider leicht passieren, wenn man nicht täglich mit SharePoint arbeitet. Eine gute Übersicht und Gründe findet ihr auf der Microsoft Seite.

Wir hatten daher die Anforderung, die Benutzer darauf hinzuweisen:

  • Sie haben Dokumente ausgecheckt.
  • Sie müssen eine Aktion setzen, um ihre Dokumente im SharePoint einzuchecken -> damit diese auch für andere zugänglich sind.

Lösung

Wir entschieden uns, diese Anforderung smarter und simpel zu lösen. Nämlich mithilfe eines einfachen Powershell-Scripts, das wir in einen Task-Scheduler Job hängen und damit:

  • einmal täglich die ganze SharePoint Plattform nach ausgecheckten Dokumenten durchsuchen,
  • diese in eine zentrale SharePoint Liste schreiben (mit Informationen, wie welcher Benutzer das File ausgecheckt hat, in welcher Bibliothek und zu welchem Projekt):
SharePoint Liste aller ausgecheckten Dokumente
  • und dann schicken wir auf Basis dieser Liste pro Benutzer eine Mail mit allen seinen ausgecheckten Dokumenten im gesamten SharePoint (projektübergreifend) aus.
Wenn man ausgecheckte Dokumente im SharePoint hat, bekommt man einmal täglich eine Email mit Links zu den Dokumenten und der Bitte diese einzuchecken (da sie sonst keiner Lesen kann!)
persönliche Email mit allen ausgecheckten Dokumenten im SharePoint

Userfreundlich und zeiteffizient schicken wir das gleich als Link zum betreffenden Element aus. Damit sieht der Benutzer auf einen Blick, welche Daten fehlen und er kann das Dokument auch gleich einchecken. Voilà: Die Dokumente sind für alle wieder verfügbar.

Zusätzlich haben wir noch ein paar Funktionalitäten eingebaut. Zum Beispiel wird noch überprüft, ob der Benutzer überhaupt noch existiert. Wenn nicht, wird ein Administrator des Projekts benachrichtigt, dass er diese Dokumente im SharePoint einchecken muss.

Somit – Nie wieder ausgecheckte Dokumente im SharePoint

Eine einfache und smartere Lösung – hast du eine ähnliche Anforderung oder bist an der Lösung interessiert? Dann hinterlasse uns einen Kommentar oder schreib uns einfach eine Mail . Wir freuen uns darauf dir weiterzuhelfen, damit auch du oder deine User SharePoint lieben!

Schau dir auch verwandte Lösungen an, wie z.B. Smarter Excel Export, Smarter Site Structure,oder SharePoint Dateien mit Externen (Anonymen) Benutzern teilen (eine Übersicht findest du hier).