Bei einem unserer Kunden, der Großbauprojekte mit mehreren Tausend externen Beteiligten in SharePoint abwickelt, kam es immer wieder vor, dass Benutzer Dokumente unwissentlich ausgecheckt ließen. Ursache waren meist nicht ausgefüllte Pflichtfelder oder das übersehene, kleine grüne Auscheck-Symbol. Wer nicht täglich mit SharePoint arbeitet, verpasst solche Hinweise schnell. Eine gute Übersicht zu den Hintergründen findet ihr auf der Microsoft Seite.
Warum SharePoint Dokumente ausgecheckt bleiben
Unser Kunde wollte die Benutzer proaktiv darauf hinweisen, damit sie
- wissen, dass Dokumente ausgecheckt sind, und
- sofort eine Aktion setzen können, um die Dateien wieder einzuchecken und für andere freizugeben.
So informieren wir Benutzer automatisch
Wir setzen auf ein schlankes PowerShell-Skript, das als Task-Scheduler-Job läuft und jeden Tag dieselbe Routine ausführt.
Schritt 1: Plattform scannen
Das Skript durchsucht täglich die gesamte SharePoint Plattform nach ausgecheckten Dokumenten.
Schritt 2: Ergebnisse zentral speichern
Alle Treffer landen in einer SharePoint Liste mit Informationen darüber, welcher Benutzer welches Dokument in welcher Bibliothek und welchem Projekt ausgecheckt hat.
Schritt 3: Persönliche Erinnerungen versenden
Auf Basis der Liste versenden wir für jeden Benutzer eine E-Mail mit allen ausgecheckten Dokumenten im gesamten SharePoint – projektübergreifend und inklusive Link zu jedem Element.
Die Empfänger erkennen damit auf einen Blick, welche Daten fehlen, und können die Dokumente unmittelbar einchecken. So bleiben Informationen für alle verfügbar.
Weitere Automatismen für Administratoren
Wir prüfen zusätzlich, ob der Besitzer eines ausgecheckten Dokuments überhaupt noch existiert. Falls nicht, informieren wir den Projektadministrator, damit er die Datei wieder eincheckt und die Verantwortung neu zuweist.
Nie wieder unwissentlich ausgecheckte Dokumente im SharePoint
Eine einfache und smartere Lösung – hast du eine ähnliche Anforderung oder bist du an der Umsetzung interessiert? Dann hinterlasse uns einen Kommentar oder schreib uns einfach eine Mail. Wir freuen uns darauf, dich zu unterstützen, damit deine User SharePoint lieben!
Mehr über unsere SharePoint-Entwicklung erfährst du auf unserer Seite SharePoint SPFx Entwicklung.
