Eine neue - im SharePoint (onPremise) viel zu lange überfällige Funktionalität aus dem Smarter Business Backofen steht wieder einmal bereit.Das Teilen jeglicher Files mit organisationsfremden externen Personen.
Beinahe jede Plattform bietet heute schon Features zum Verteilen von Files mit Personen, die auf das System keinen Zugriff haben. Auch OneDrive steht dem in nichts nach. Aber bei der Haupt-Collaboration Plattform von Microsoft, dem SharePoint Server sieht es hier noch relativ düster aus. Oder um genau zu sein, es sah düster aus.
Fear no more my friend, wir haben die Lösung!
Unsere neueste Solution Fileshare Extern, ermöglicht es, Files auch mit organisationsfremden Personen zu teilen. Auch wenn diese keinen AD oder sonstigen Account am SharePoint besitzen. Alles was dafür notwendig ist, ist eine E-Mail der Person mit der das File geteilt werden soll.
Das Feature stellt im Ribbon einen Button zur Verfügung. Dieser ruft das relativ selbsterklärende Menü zum Teilen einer oder mehrerer Files auf:
Beim Absenden dieser Mail an den externen Benutzer, speichern wir eine Nachricht inkl. nicht nachvollziehbaren Link des/der File(s) in einem anonymen Web.
Ruft die Person nun den Link auf, löst unsere Solution diese wieder auf. In weiterer Folge stellt unsere Lösung das File vom Server zum Download bereit.
Die externe Person erhält dabei keinerlei Zugriff auf Daten außerhalb der anonymen Seite. Auch wird der Speicherort des Files nicht verändert, oder eine Kopie erstellt. Die Solution verarbeitet dies lediglich intern. Beim Aufruf erfolg die Weiterleitung direkt an den Browser. Weiters kann dieser Link auch nur einmal aufgerufen werden. Klickt der Empfänger der Mail auf den Link wird über Cookie der Link gesperrt und ist nur mehr von diesem Rechner abrufbar. Dies ist natürlich auch frei konfigurierbar
Zusätzlich ist für den Admin und berechtigte User ersichtlich, ob und wann ein geteiltes File abgerufen wurde.
Isn’t that great? Yessa 😉