Neue Teams App Schichten: Was lässt sich damit anstellen?

Nachdem Microsoft mit neuen Entwicklungen und Apps für das No. 1 Collaboration Programm Teams nur so um sich wirft, beleuchten wir mal näher die Teams App Schichten bzw. Shifts. Diese liefert neue Features und Möglichkeiten und gilt als Nachfolger für das bisherige Microsoft StaffHub, die mit Oktober 2019 eingezogen wird. Was kann sie und wofür ist sie nicht gedacht.

Was sagt der Hersteller zu seinem neuesten Kreation? Noch fällt die Beschreibung sehr bescheiden und knapp aus:

„Manager können Schichtpläne erstellen und offene und nicht besetzte Schichten für ihr Team veröffentlichen. Teammitglieder können leicht ihre Schichten einsehen und Zeitplanänderungsanträge stellen (Tauschen/Anbieten/arbeitsfreie Zeit).“ heißt es da.

Nun gut, schauen wir uns das mal näher an, was das Baby so kann. Zunächst wollen wir mal einen Zeitblock eintragen, den ich dann an meine Teammitglieder vergebe. Ich klicke also auf gut Glück mal in den Tagesplan irgendwo rein und öffne das Kontextmenü wo der Punkt „Schicht hinzufügen“ doch ganz passend klingt. Man kann hier beliebige Zeiträume erstellen, wobei rasch auffällt, dass es besser ist, die Zeitblöcke gleichbleibend zu belassen, da ansonsten die Übersichtlichkeit dahin ist.

Relativ schnell lässt sich feststellen, dass für alle die z.B.: wiederkehrend Dienstpläne erstellen müssen, das Tool wirklich gut geeignet ist. Das Kopieren Symbol in der Menüzeile rechts oben, hält was es verspricht und dupliziert fertige Schichtpläne von Tagen, Wochen oder sogar Monaten zuverlässig von einem ausgewählten Zeitraum in einen anderen:

(@LeutevonMS: Bitte bessere Übersetzungen finden, die Felder „Von:“ und „Bis:“ passen in dem Kontext nicht so recht. Vorschlag: „Von:“ und „Nach:“ wäre besser. 😉 )

Sobald man mit seinem Werk zufrieden ist, kann der erstellte Schichtplan mit dem gesamten Team geteilt werden oder noch mit jenen Mitgliedern die für einen Schichtdienst eingetragen sind. Dies funktioniert ganz einfach mit dem Team teilen Butten rechts oben. Hier kann dann noch der Zeitraum ausgewählt werden, den ich veröffentlichen möchte:

Was besonders praktisch für die Erstellung ist: Die Person, die den Plan erstellt, sieht in der Default Ansicht immer den Plan der vorweg geplant ist und nicht den Plan der mit dem Team geteilt wurde. So ist sichergestellt, dass man nicht unabsichtlich in einer öffentlichen Ansicht munter und fröhlich Chaos verursacht. Die geteilte (öffentliche) Ansicht versteckt sich hinter dem drei Punkte Menü und kann extra aufgerufen werden.

Apropos Ansichten: Man kann hier sortiert nach Personen oder nach Schichten anzeigen lassen. In der Anzeige nach Schichten wird auch klar, warum eine individuelle Planung mit sich ändernden Zeiteinheiten problematisch wird: Es ist einfach kein klassischer Kalender und soll er auch nicht sein. Andernfalls würde man hier einen „Fleckerlteppich“ par excellance vorfinden, die jede Organisationsleitung in die Flucht schlägt. Es geht darum zeitlich gleichbleibende, wiederkehrende aber im Team geteilte Tätigkeiten professionell, einfach und effizient zu planen:

Da wir ja uns im Rahmen des Collaborative Tools Teams befinden, wäre ja das alles Humbug könnten die Teammitglieder da nicht etwas mitmischen. Wie profitieren also die Teammitglieder von dieser neuen App?

Zum einen können Teammitglieder direkt in der App Anträge stellen für Urlaube, Abwesenheiten und auch wenn es darum geht, seinen eigenen Zeitplan ein wenig zu optimieren, sprich: Wer will die Schicht am nächsten Mittwoch mit mir tauschen?

Ein besonders großes Plus ist die Teams App am Smartphone: Hier können die Mitarbeiter in Ihre Schichtpläne einsehen, sich daran erinnern lassen und über den Teams Chat direkt Nachrichten an Ihre Teamleitung oder an andere Teammitglieder versenden und natürlich gleich von unterwegs Anträge stellen. Schließlich plant man seinen Urlaub meist mit der Familie von zu Hause aus oder das verlängerte Skiwochenende am Freitagabend mit Freunden bei einem Feierabendbier. 🙂

Für Unternehmen die in ihrer Personaleinsatzplanung flexibler sein müssen, wird Shifts in seiner Form zu starr sein. Großen Mehrwert bietet die Verfügbarkeit der Mitarbeiter-Funktionalitäten auf dem Smartphone. Diese ist schon fast eine vollwertigen Mitarbeiter App, die gerade für Klein- und Mittelbetriebe als Individualentwicklung oft nicht wirtschaftlich genug ist. Shifts ist somit eine tolle und sinnvolle App für alle Betriebe, die in irgendeiner Form Schicht- oder Dienstpläne erstellen müssen. Zum Beispiel Kranken- und Pflegehäuser, (Non-Stop) Produktionsbetriebe, Call Center, Hotelier- und Gastgewerbe, Einzelhandel etc. die Liste ließe sich sicher noch weiter fortsetzen. Auch wenn für unsere agile Organisationsform Shifts nicht geeignet ist, gibt es trotzdem ein definitives Thumbs up von uns!

Habt ihr ganz individuelle Anforderungen an eure Schicht-, Dienst- oder auch Urlaubsplanung? Wir haben für den größten österreichischen Mobilitätsanbieter im Flugverkehr eine eigene SharePoint Lösung für die Urlaubsplanung erstellt. Diese lässt sich auch in Teams integrieren, sehr flexibel erweitern und individuell an die eigenen Unternehmensprozesse anpassen. Falls euch das interessiert – nehmt doch gerne mit uns Kontakt auf. Wir freuen uns darauf euch die Lösung zu zeigen.

Seit ihr an anderen Teams Lösungen interessiert, dann schaut doch bei unserer eigenen neuen Teams App Tagging für deine Nachrichten in Microsoft Teams vorbei.