Erste Schritte mit Smarter Timesheet
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Installation und Nutzung der SharePoint-nativen Zeiterfassungslösung für Microsoft 365.
Inhaltsverzeichnis
Willkommen bei Smarter Timesheet!
Smarter Timesheet ist die leichtgewichtige, SharePoint-native Zeiterfassungslösung für Microsoft 365. Erfasse einfach Projektstunden, verfolge Überstunden und erhalte sofortige Einblicke in deine Arbeitsaufteilung.
Keine externe Software, keine komplizierten Setups - vollständig in SharePoint integriert und in wenigen Minuten einsatzbereit.
Installation & Setup
Die Installation von Smarter Timesheet erfolgt über den Microsoft AppSource oder den SharePoint App-Katalog deines Tenants.
Option A: Installation über Microsoft AppSource (empfohlen)
- Besuche die Smarter Timesheet Seite im AppSource
- Klicke auf „Jetzt holen" und folge den Anweisungen
- Stimme den Berechtigungen zu (falls erforderlich)
- Wähle, ob du tenant-weit oder nur für bestimmte Sites installieren möchtest
Option B: Manuelle Installation (.sppkg Datei)
- Lade die
smarter-timesheet.sppkgDatei herunter - Gehe zu deinem Tenant App-Katalog
- Lade die .sppkg Datei hoch
- Bestätige die Bereitstellung und Berechtigungen
WebPart zu einer Seite hinzufügen
- Gehe zu einer modernen SharePoint-Seite
- Klicke auf Seite bearbeiten
- Klicke auf das + Symbol, um ein WebPart hinzuzufügen
- Suche nach „Smarter Timesheet" und wähle es aus
- Speichere die Seite
✓ 🎉 Automatische Bereitstellung
Beim ersten Laden erstellt Smarter Timesheet automatisch alle benötigten SharePoint-Listen: TimeEntries, Projects, WorkingProfiles, SmarterTimesheetSettings. Kein manuelles Setup erforderlich!
Erste Zeiterfassung
Nach der Installation siehst du die Wöchentliche Ansicht mit einer Tabelle für die aktuelle Woche. Jede Spalte repräsentiert einen Arbeitstag.
Zeiteintrag erstellen
- Klicke auf „+ Eintrag hinzufügen" in der Kopfzeile
- Wähle ein Projekt aus (falls noch keine Projekte vorhanden: siehe Schritt 3)
- Gib eine Beschreibung der Tätigkeit ein
- Wähle das Datum
- Gib die regulären Stunden ein (z.B. 8)
- Optional: Gib Extended Hours (Überstunden) ein, wenn zutreffend
- Klicke auf „Speichern"
💡 💡 Tipp
Du kannst vorhandene Einträge durch Klicken bearbeiten. Ein Dialog öffnet sich mit allen Details zum Ändern.
Wochennavigation
Nutze die Pfeil-Buttons in der Kopfzeile, um zwischen Wochen zu navigieren. Die aktuelle Woche wird hervorgehoben.
Projekte verwalten
Bevor du Zeiteinträge erstellen kannst, benötigst du mindestens ein Projekt. Projekte organisieren deine Zeiterfassung und können Clients, Status und Stundensätze enthalten.
Projekt erstellen (Besitzer/Owner)
- Klicke auf „Projekte" in der WebPart-Kopfzeile
- Klicke auf „+ Neues Projekt"
- Gib die Projekt-Details ein:
- Name - Projekt-Bezeichnung
- Client - Kunde oder Abteilung (optional)
- Status - Active / Completed / On Hold
- Hourly Rate - Stundensatz (optional, für Berichte)
- Klicke auf „Speichern"
📝 🔐 Berechtigungen
Besitzer können immer Projekte erstellen, bearbeiten und löschen.
Mitglieder können Projekte nur verwalten, wenn dies vom Administrator erlaubt wurde
(siehe Admin-Einstellungen → Features). Löschen bleibt aber Besitzern vorbehalten.
Projekt bearbeiten oder löschen
- Bearbeiten: Klicke auf das Projekt und wähle "Bearbeiten"
- Löschen: Klicke auf das Projekt und wähle "Löschen" (nur Besitzer)
Ansichten nutzen
Smarter Timesheet bietet drei verschiedene Ansichten, um deine Zeitdaten auf unterschiedlichen Detailebenen zu analysieren.
Wöchentliche Ansicht
Standard-Ansicht mit täglichen Spalten. Ideal für die regelmäßige Zeiterfassung und schnelle Übersicht.
Monatsansicht
Kompakte Übersicht aller Zeiteinträge eines Monats. Perfekt für monatliche Berichte und Analysen.
Jahresansicht
Langfristige Übersicht über das gesamte Jahr. Ideal für Jahresabschlüsse und Ressourcenplanung.
Zwischen Ansichten wechseln
Nutze die View-Buttons in der Kopfzeile des WebParts:
- Weekly - Detaillierte Tagesansicht (Standard)
- Monthly - Kompakte Monatsübersicht
- Yearly - Jahresübersicht für langfristige Planung
💡 📊 Export-Tipp
Die Daten in allen Ansichten basieren auf SharePoint-Listen und können jederzeit nach Excel exportiert oder mit Power BI verbunden werden für erweiterte Analysen und Berichte.
Wichtige Features in allen Ansichten
Inline-Bearbeitung
Klicke auf einen Zeiteintrag, um Details direkt zu bearbeiten
Überstunden-Tracking
Erfasse reguläre und Überstunden getrennt mit Freigabe-Workflow
Echtzeit-Updates
Automatische Aktualisierung und Synchronisation der Daten
Responsive Design
Funktioniert nahtlos auf Desktop, Tablet und Mobilgeräten
Admin-Konfiguration
Als Besitzer (SharePoint Site Owner) hast du Zugriff auf die Admin-Einstellungen, um Smarter Timesheet für deine Organisation zu konfigurieren.
Admin-Einstellungen öffnen
- Klicke auf „Admin Settings" in der WebPart-Kopfzeile (nur für Besitzer sichtbar)
- Ein Dialog mit mehreren Tabs öffnet sich
Allgemeine Einstellungen
Wochenstunden, Arbeitstage, Wochenstart und Zeitformat konfigurieren
Features verwalten
Überstunden aktivieren, Projekt-Verwaltung für Mitglieder erlauben
SharePoint-Struktur
Listen und Felder automatisch validieren und bereitstellen
Lizenz-Status
Lizenzinformationen anzeigen und aktualisieren
Tab: Allgemein (General)
- Weekly Hours - Standard-Wochenstunden (z.B. 40)
- Week Start Day - Wochenstart: Montag oder Sonntag
- Work Days - Arbeitstage definieren (Mo-Fr, Mo-Sa, etc.)
- Time Format - Dezimal (8.5) oder Standard (8:30)
Tab: Features
- Enable Extended Hours - Überstunden-Tracking aktivieren/deaktivieren
- Members can manage projects - Projekt-Verwaltung für Mitglieder erlauben
⚠️ ⚠️ Wichtig: Extended Hours
Wenn "Enable Extended Hours" deaktiviert ist, können Mitarbeiter keine Überstunden erfassen und Besitzer sehen keine Genehmigen-Buttons. Aktiviere dieses Feature nur, wenn du einen Überstunden-Workflow benötigst.
Tab: Health
Nutze den "Validate SharePoint Structure" Button, um die SharePoint-Listen und Felder zu überprüfen. Das System erstellt fehlende Listen automatisch nach (idempotent).
Tab: License
Zeigt den aktuellen Lizenz-Status an (Trial, PRO, FULL). Klicke auf "Refresh License", um den Status zu aktualisieren.
Häufige Fragen
❓ Welche SharePoint-Listen werden automatisch erstellt?
- TimeEntries - Zeiteinträge mit Datum, Stunden, Projekt-Zuordnung
- Projects - Projekte mit Name, Client, Status, Stundensatz
- WorkingProfiles - Arbeitsprofile mit Mitarbeiter-Zuordnung, Wochenstunden, Arbeitstagen
- SmarterTimesheetSettings - App-Einstellungen (Schlüssel/Wert-Paare)
Die Bereitstellung erfolgt vollautomatisch und idempotent - kein manuelles Setup erforderlich!
❓ Was ist der Unterschied zwischen regulären Stunden und Überstunden?
- Reguläre Stunden - Normale Arbeitszeit innerhalb des definierten Arbeitsprofils
- Extended Hours (Überstunden) - Zusätzliche Stunden über die reguläre Arbeitszeit hinaus
Extended Hours können einen Freigabe-Workflow durchlaufen: Mitarbeiter erfassen Überstunden, Manager/Besitzer genehmigen diese. Das Feature kann in den Admin-Einstellungen aktiviert/deaktiviert werden.
❓ Wer kann Projekte verwalten?
- Besitzer (Owners) - Können immer alle Projekt-Operationen ausführen (Erstellen, Bearbeiten, Löschen)
- Mitglieder (Members) - Können Projekte nur verwalten, wenn der Administrator die Option "Mitglieder können Projekte verwalten" aktiviert hat. Löschen ist aber immer nur Besitzern vorbehalten.
Diese Einstellung findest du in Admin-Einstellungen → Features → Mitglieder können Projekte verwalten.
❓ Kann ich Smarter Timesheet als Full-Page App nutzen?
- Web Part - Als Teil einer SharePoint-Seite
- Full Page - Als eigenständige App-Seite im Vollbild
Um eine Full-Page App zu erstellen: Site Contents → New → App Page und wähle "Smarter Timesheet". Alle Funktionen sind in beiden Modi verfügbar.
❓ Wie funktioniert die Überstunden-Genehmigung?
- Mitarbeiter erfasst einen Zeiteintrag mit Extended Hours > 0
- Besitzer sehen einen Genehmigen-Button bei diesem Eintrag
- Einzelne Genehmigung über den Button am Eintrag oder Massen-Genehmigung für die ganze Woche
- Genehmigte Überstunden werden markiert und können in Berichten ausgewertet werden
Wichtig: Genehmigen-Buttons erscheinen nur bei Einträgen mit Extended Hours > 0. Normale Arbeitszeit (8h Regular + 0h Extended) benötigt keine Genehmigung.
❓ Kann ich die Arbeitsprofile meiner Mitarbeiter individuell anpassen?
- Globale Einstellungen - Administratoren definieren Standard-Wochenstunden und Arbeitstage
- Individuelle Profile - Benutzer können ihre eigenen Arbeitsprofile anpassen (z.B. Teilzeit, flexible Arbeitstage)
- WorkingProfiles Liste - Enthält mitarbeiterspezifische Einstellungen
Dies ermöglicht maximale Flexibilität für unterschiedliche Arbeitsmodelle in deiner Organisation.
Benötigen Sie Unterstützung?
Unser Support-Team steht Ihnen bei Fragen zu Smarter Timesheet gerne zur Verfügung.