Microsoft SharePoint ist für unzählige Organisationen zum Eckpfeiler geworden. Obwohl es viele Vorteile bietet, gibt es Situationen, in denen Benutzer auf Herausforderungen stoßen. Eine davon ist das Problem der Synchronisierung mit SharePoint-Listen. Dieser Artikel beleuchtet die Feinheiten dieses Problems anhand eines realen Beispiels und schlägt potenzielle Lösungen vor.
Das Praxisbeispiel: Eine Liste für die Zeiterfassung
Ein wichtiger Bestandteil unseres täglichen Betriebs ist unsere Zeiterfassung-Liste, die im Laufe der Zeit auf über 5.000 Einträge angewachsen ist. Ein Synchronisationsfehler trat auf, wodurch einige Teammitglieder ihre neu erstellten Zeiteinträge verloren. Diese Fehlenden Einträge waren sowohl in unseren täglichen Power Automate- als auch in unseren Power BI-Berichten auffallend abwesend. Eine genauere Untersuchung zeigte, dass der Synchronisierungsstatus dieser Mitglieder dauerhaft auf „Synchronisieren“ stand.
Der Mythos der 5.000-Einträge-Grenze
Es gibt die weit verbreitete Annahme, dass Synchronisationsprobleme auftreten, sobald eine SharePoint-Liste die Marke von 5.000 Einträgen überschreitet. Um dem entgegenzuwirken, haben wir ältere Einträge archiviert, um die Gesamtzahl unter 2.000 zu halten. Das Problem blieb jedoch bestehen.
Eine schnelle Online-Suche bestätigte, dass dies ein weit verbreitetes Problem ist. Microsofts allumfassende Lösung, wie in ihrer Richtliniendokumentation beschrieben, besteht darin, die Synchronisation komplett zu deaktivieren. Dies würde effektiv den Microsoft SharePoint exe-Prozess beenden, wie in diesem Forum bemerkt.
Für viele ist es jedoch nicht praktikabel, die Synchronisation vollständig zu deaktivieren.
Eine gezielte Lösung
Dank der Erkenntnisse aus Mike Hatheways Blog haben wir einen differenzierteren Ansatz entdeckt. Anstatt den gesamten Synchronisierungsmechanismus zu deaktivieren, haben wir die Option „Offline Client Verfügbarkeit“ für die problematische Liste ausgeschaltet. Wir kannten diese Einstellung von Dokumentenbibliotheken, waren uns aber in normalen Microsoft-Listen nicht bewusst, dass es diese Einstellung auch gibt bzw. welche Auswirkung sie hat.
Es ist wichtig zu erwähnen, dass nach dieser Änderung möglicherweise ein Neustart des Microsoft SharePoint exe-Prozesses erforderlich ist, damit die neue Einstellung wirksam wird.
Abschlussgedanken
Probleme mit der SharePoint-Listen-Synchronisierung können entmutigend sein, sind jedoch keineswegs unüberwindlich. Während breite Lösungen wie die von Microsoft für einige geeignet sein mögen, können oft spezifischere Maßnahmen das Problem lösen, ohne andere Funktionen zu beeinträchtigen. Das Nutzen von Online-Communities und Blogs kann oft praktische Lösungen bieten und zeigt die Kraft des kollektiven Wissens.