SharePoint Intranet Telefonbuch mit Skills Feature

In vielen Unternehmen ist die wichtigste Frage nicht: Wer arbeitet bei uns? Diese Information steht meistens irgendwo im Adressbuch oder SharePoint Intranet Telefonbuch. Die schwierigere Frage lautet: Wer kennt sich mit einem bestimmten Thema wirklich aus? Genau diese Lücke schließt eine SharePoint Personensuche mit Skills Feature.

Wir haben ein bestehendes SharePoint Telefonbuch zur Kompetenzsuche in SharePoint erweitert. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter suchen damit nicht nur nach Namen, Standort oder Telefonnummer, sondern auch nach Kompetenzen, Programmen, Normen und fachlichen Schwerpunkten. Die Lösung läuft direkt in SharePoint und nutzt bestehende Microsoft-365-Daten, statt ein zweites Schattenverzeichnis aufzubauen.

Eine verwandte, aber fachlich andere Anforderung hatten wir schon einmal beschrieben: Bei der Entwicklung eines SharePoint-Telefonbuch-Webparts ging es nicht um Skills oder freie Personensuche, sondern um ein SPFx-Webpart, das Benutzer aus Azure-AD- und Security-Gruppen automatisch darstellt und sortiert. Dieser Beitrag hier löst eine andere Ebene: Suche über Profile, Kontaktdaten und Skills im Intranet.

Ausgangspunkt: Das Adressbuch reicht nicht

Ein klassisches Telefonbuch beantwortet einfache Fragen gut: Wie lautet die E-Mail-Adresse? Wo sitzt die Person? Welche Telefonnummer ist gepflegt?

In Projektorganisationen reicht das selten. Dort sucht man eher nach Antworten wie:

• Wer kennt ein bestimmtes Planungstool?
• Wer hat Erfahrung mit einer technischen Norm?
• Wer kann bei einem speziellen Montage- oder Planungsthema helfen?
• Welche Personen an welchem Standort passen zu einer Aufgabe?

Diese Informationen existieren oft nur in Köpfen, Chatverläufen oder Excel-Listen. Dadurch hängt viel vom persönlichen Netzwerk ab. Wer neu im Unternehmen ist oder außerhalb der eigenen Abteilung sucht, findet die richtige Ansprechperson schwer.

Die Idee: Microsoft 365 Skills dort pflegen, wo Personen gesucht werden

Wir haben die SPFx Personensuche als Full-Page-App umgesetzt. Die Suche läuft bewusst in SharePoint, weil die Anwenderinnen und Anwender dort ohnehin arbeiten. Es gibt keine zusätzliche Plattform, keinen separaten Login und keinen Medienbruch.

Das Skills Feature ergänzt jedes Profil um strukturierte Kompetenzbereiche. Im konkreten Setup gibt es unter anderem Kategorien wie Fachkenntnisse, Programme und Center of Competence. Die Microsoft 365 Skills kommen aus einem zentral gepflegten Skill-Katalog. Dadurch bleiben Schreibweisen konsistent und die Suche liefert bessere Treffer als bei freiem Wildwuchs.

Wichtig war uns dabei: Die Pflege muss einfach bleiben. Benutzer können ihre eigenen Kenntnisse bearbeiten. Administratoren können den Katalog pflegen und bei Bedarf auch Profile anderer Personen korrigieren. Die Berechtigung läuft über eine definierte SharePoint-Gruppe.

Technische Lösung: Microsoft 365 Profil statt Duplikat

Der zentrale Architekturentscheid war, die Skills nicht in einer eigenen Personenliste zu duplizieren. Stattdessen speichern wir die ausgewählten Kompetenzen im Microsoft-365-Benutzerprofil, konkret in einer suchbaren Profileigenschaft.

Das hat mehrere Vorteile:

• Die Daten hängen am realen Benutzerprofil.
• Die SharePoint-Suche kann Personen und Skills gemeinsam finden.
• Es entsteht kein zweites Benutzerverzeichnis mit eigener Synchronisation.
• Bestehende Profilinformationen wie Name, Standort, Telefon oder E-Mail bleiben die führende Quelle.

Für die technische Umsetzung kombiniert die Lösung drei Bausteine:

1. SPFx Frontend für Suche, Trefferkarten, Profilpflege und Katalogverwaltung.
2. SharePoint Search für schnelle Personentreffer inklusive Skill-Text.
3. Azure Function / Datahub für serverseitige Profil- und Katalogoperationen, etwa das Schreiben der Profilwerte und die Migration von Katalogänderungen.

Zusätzlich verwenden wir die Microsoft Graph API dort, wo der SharePoint-Suchindex nicht alle benötigten Profilfelder zuverlässig liefert. Das betrifft typischerweise Detail- oder Übersichtsansichten mit Feldern wie Firma, Mailadresse, Kostenstelle oder Mobilnummer. Diese Microsoft Graph Benutzerprofile ergänzen die Suchdaten gezielt: Die Suche bleibt schnell, während fehlende Profilinformationen nachgeladen werden.

Der Skill-Katalog verhindert Freitext-Chaos

Ein reines Freitextfeld wäre schnell umgesetzt, aber langfristig schlecht wartbar. Dann stehen im System Varianten wie „PV Anlage“, „PV-Anlagen“, „Photovoltaik“ und „Fotovoltaik“ nebeneinander. Für Menschen ist klar, dass dasselbe gemeint ist. Für eine Suche, eine Auswertung oder einen Export wird es unnötig schwer.

Deshalb gibt es einen zentralen Katalog. Administratoren können Skill-Werte pro Kategorie anlegen, umbenennen oder deaktivieren. Wenn ein Wert umbenannt wird, migriert die Datahub-Funktion bestehende Profile mit. Wenn ein Wert nicht mehr verwendet werden soll, wird er fachlich deaktiviert, statt historische Daten hart zu löschen.

Das klingt nach einem Detail, macht aber im Betrieb den Unterschied. Der Katalog bleibt sauber, die Suche bleibt verlässlich und die Organisation kann das Modell schrittweise weiterentwickeln.

Die Trefferkarte muss sofort handlungsfähig sein

Eine gute Personensuche darf nicht nur Namen anzeigen. Der nächste Schritt muss direkt möglich sein.

Deshalb zeigen die Trefferkarten die wichtigsten Kontaktdaten kompakt an: E-Mail mit Mail-Link, geschäftliche Telefonnummer, Mobilnummer mit Telefon-Link für Smartphones, Adresse, Standort, Firma, Rolle und Kostenstelle. Wenn eine Adresse gepflegt ist, kann sie direkt als Kartenlink geöffnet werden.

Die Skills stehen nicht isoliert daneben, sondern werden in den Suchkontext eingebettet. Wer nach einem Begriff sucht, sieht nicht nur die passende Person, sondern auch, warum diese Person gefunden wurde. Das reduziert Rückfragen und macht die Treffer nachvollziehbar.

Gesamtübersicht für Pflege und Auswertung

Neben der normalen Suche gibt es eine Gesamtübersicht. Sie hilft Administratoren und Fachverantwortlichen, die vorhandenen Profil- und Skill-Daten zu prüfen. Dort lassen sich Personen filtern, Skill-Spalten auswerten und das komplette Suchergebnis exportieren.

Das ist wichtig, weil Kompetenzmanagement nicht mit dem ersten Release erledigt ist. Nach dem Rollout sieht man oft erst, welche Kategorien fehlen, welche Werte zu breit sind und wo Profile noch nicht gepflegt wurden. Eine exportierbare Übersicht macht diese Arbeit deutlich einfacher.

Mehrwert: Wissen wird auffindbar

Der wichtigste Nutzen liegt nicht in der Technik, sondern im Alltag:

• Neue Kolleginnen und Kollegen finden schneller passende Ansprechpartner.
• Projektteams können gezielter nach Erfahrung und Fachwissen suchen.
• Standorte und Gesellschaften werden besser vernetzt.
• Kompetenzen werden sichtbar, ohne eine zusätzliche Plattform einzuführen.
• Die Pflege bleibt nahe am Benutzerprofil und damit näher an der Realität.

Gerade in größeren Organisationen ist das ein echter Hebel. Expertise ist oft vorhanden, aber schlecht sichtbar. Eine gute Personensuche macht dieses Wissen zugänglich, ohne Prozesse künstlich aufzublähen.

Warum SharePoint dafür gut passt

SharePoint ist nicht nur ein Dokumentenablageort. In vielen Unternehmen ist es der Arbeitsraum, in dem Projektinformationen, Intranet-Seiten und interne Tools zusammenlaufen. Eine Personensuche passt genau dort hinein.

Mit SPFx lässt sich die Oberfläche sauber in SharePoint integrieren. Mit SharePoint Search bekommt man schnelle Treffer über bestehende Microsoft-365-Profile. Mit Graph API und Azure Functions lassen sich die Lücken schließen, die im Standard bleiben. Diese Kombination ist pragmatisch: Sie nutzt den Microsoft-365-Stack dort, wo er stark ist, und ergänzt ihn nur dort, wo fachliche Anforderungen mehr brauchen.

Fazit

Das Skills Feature macht aus einer Personensuche ein internes Wissenswerkzeug. Es beantwortet nicht nur die Frage, wie man jemanden erreicht, sondern warum diese Person für ein Thema relevant sein könnte.

Für uns ist genau das der Mehrwert: keine neue Insel, keine doppelte Datenpflege, keine Excel-Liste mit Ablaufdatum. Stattdessen eine SharePoint-native Lösung, die Microsoft-365-Profile, strukturierte Skills und schnelle Suche verbindet.

Wenn Sie eine ähnliche Anforderung haben, etwa ein SharePoint Intranet Telefonbuch, eine interne Personensuche oder eine Skills-Suche für Ihr Intranet, sprechen Sie uns gerne an. Die Lösung ist bewusst schlank gehalten, lässt sich schnell an Ihre Profilfelder, Berechtigungen und Suchlogik anpassen und kann ohne lange Produktentwicklung in einer bestehenden SharePoint-Umgebung eingesetzt werden.