Im zweiten Teil unserer Blog-Reihe zum Thema Content Collaboration haben wir Euch neue Lösungen präsentiert, mit denen Teamwork noch einfacher, effizienter und moderner wird, die auf der diesjährigen MS Ignite Konferenz in Orlando vorgestellt wurden.
In diesem Teil erfährst du, welche Vorteile es für Dein Team bringt, Eure Inhalte auf Office 365 und OneDrive zu speichern.
Fangen wir gleich mit der ersten Neuerung an: OneDrive profitiert nun von den Vorteilen, die eine Document-Library bietet – Metadaten, benutzerdefinierte Felder und Formatierungen. Und all das, ohne auf eine andere Seite wechseln zu müssen.
Es gibt neue Ansichten für empfohlene Dateien, die mit künstlicher Intelligenz arbeiten. Mithilfe von Microsoft Graph werden automatisch Dokumente von Kollegen angezeigt, mit denen man zusammenarbeitet und erhält Informationen, wer an welchen Dateien arbeitet. Im Zuge dessen ist es auch möglich, Dateien von Mitarbeitern zu kommentieren.
Neue Sharing-Features bieten 2 wichtige Funktionalitäten:
- Der Download von einzelnen Dateien kann blockiert werden, sodass man die geteilte Datei nur ansehen, aber nicht lokal speichern kann.
- Es kann ein Passwort vergeben werden, damit Dokumente sicher geteilt werden können.
Inhalte (Bilder, Dokumente) aus der Zwischenablage können nun mit Copy+Paste auf OneDrive gespeichert werden, ohne diese Inhalte zuerst herunter- und auf OneDrive hochladen zu müssen.
Office-Anwendungen benachrichtigen den Benutzer, wenn von jemandem Änderungen gemacht wurden, und ebenfalls welche Änderungen gemacht wurden.
Mitarbeiter können auch zur Zusammenarbeit an einem Dokument eingeladen werden. Durch @-Erwähnungen kann kommuniziert und durch das Share-Feature Zugriff auf das Dokument erteilt werden, wodurch die betroffenen Mitarbeiter benachrichtigt werden.
Es soll einfacher werden, auf alle Dateien über beliebige Geräte zugreifen können. Ein neues Feature, welches sich schon in Windows 10 etabliert hat: Files on Demand gibt es nun auch für Mac. Der große Vorteil daran: alle Dateien sind verfügbar, ohne Speicherplatz auf dem Endgerät einzunehmen.
Ein neues Feature für Outlook Mobile: es ist möglich zuletzt geöffnete Dateien oder Dateien von OneDrive, einer Bibliothek deiner Team-Sites, Teams oder Outlook-Groups als Anhang einer E-Mail hinzuzufügen. In der SharePoint App für Mobilgeräte kann man zudem auch alle Document-Libraries und Team-Sites durchstöbern, ohne die App zu verlassen.
Betreffend Sicherheit gibt es auch Neuerungen: Da immer noch einige Benutzer ihre (auch sicherheitskritische) Dateien lokal gespeichert haben, gibt es jetzt das Known-Folder-Move Feature. Dokumente und Ordner können mit OneDrive synchronisiert werden, um so eine Sicherheitskopie in der Cloud zu erstellen. Auf diese lokalen Ordner und Dateien werden auch alle Sicherheitsrichtlinien, die in OneDrive gesetzt wurden, angewandt.
Ebenfalls kann man nun Dateien in der Document-Library schützen: wie in OneDrive gibt es jetzt eine File Restore Page für Document-Libraries, um einen Rollback für Teile der Document-Library bis zu einem Zeitpunkt innerhalb der letzten 30 Tage durchzuführen.