Standard Excel Export ist gut, aber Smarter Excel Export ist mucho besser! Ai, ai, ai!

Die Standard SharePoint Funktionalität einer Liste in ein Excel zu exportieren ist zweifelsfrei ein sehr nützliches Feature. Wie die meisten jedoch wissen, hat es seine Schwachstellen. Diese kosten mitunter einiges an Zeit, ein solches Excel zur Weiterverarbeitung aufzubereiten.
Ich spreche hier von User-IDs bei Benutzerfeldern sowie Lookup Feldern, Term-Guids bei verwalteten Metadaten und den Trennzeichen der Mehrfachauswahl. All das ist lästige Kleinarbeit, welche man nach einem Excel Export immer wieder auf’s Neue durchführen muss.

Aber warum eigentlich?… Wir dachten uns, es geht doch auch smarter 😉

Darum haben wir den Smarter Excel Export entwickelt.
Dabei handelt es sich um eine SharePoint Solution welche den Standard Excel Export durch unseren eigenen, verbesserten ersetzt.

Dieser unterstützt:

  1. Taxonomiefelder
  2. Nachschlagenfelder
  3. Benutzerfelder
  4. Merhfachauswahlfelder

 

Der Excel-Export Ribbon Button wird einfach durch unseren ersetzt, um die Benutzer nicht mit zwei Buttons zu verwirren. Dies sieht dann wie folgt aus:

In unserer Demo Liste, welche wir für den Export heranziehen, sind Dateien mit Taxonomiefeldern, Merhfachauswahlfeldern und Benutzerfeldern hinterlegt:

Eine Besonderheit die hinzukommt ist, dass Taxonomiefelder bis hin zum gesetzten Ankerknoten aufgelöst und in Ebenen dargestellt werden. Hierfür wird eine zusätzliche Spalte im Excel angelegt mit dem Namen der Bestehenden + der Erweiterung „Ebene 1“ bis „Ebene x“.

Das ist aber noch immer nicht alles! Wenn Sie jetzt kaufen, erhalten Sie außerdem…. hahaha  Nein, lassen wir Bob und Bill da mal raus…

Jetzt seriös und ernsthaft: Multi-Taxonomie Felder werden in einer weiteren Zeile (Kopie der Item Zeile) aufgelöst, mit jeweils nur einem eignen Taxonomie Wert – Was in Folge eine Pivot-Auswertung des Excels zulässt.

Um ein Beispiel im Ganzen zu präsentieren, hier der Aufbau eines gewählten Taxonomie Wertes vom Anker aus:

Und das Element dazu:

Dargestellt in unserem Smarter Excel Export sieht dies dann folgendermaßen aus:

  • Wie gut zu erkennen ist, wird „Unterlagenart-Weitere“ mit 2 Ebenen erweitert (vergl. Bild #3 der Taxonomiebaum) und der Taxonomieknoten anhand des dahinterliegenden Baumes aufgelöst.
  • Und auch das Element an oberster Stelle der Liste, welches zwei Taxonomiewerte im Feld „Zuweisung“ besitzt (Sachthema/Technisches Projekt), wird im Excel korrekt aufgelöst und erzeugt zwei separate Zeilen. Dieses Feature ist natürlich auch mit den Ebenen kombinierbar, wenn ein tiefer gelegener Wert im Taxonomiebaum gewählt wird.
  • Und ein kleines extra Cookie, bei Dateien aus Dokumentenbibliotheken wird der Name direkt mit dem Serverfile verlinkt.

Bob says: A truly smarter Solution, yay \o/