Für einfache, wiederkehrende Abläufe hat MS vor einiger Zeit das Tool MS Flow seinen Usern zur Verfügung gestellt. Es soll helfen, Routineaufgaben zeiteffizienter zu erledigen, sowie die Koordination und Kommunikation erleichtern bzw. abnehmen. Es ist lt. Microsoft eine Low-Code Lösung, die die Erstellung von einfachen Workflows auch von Nicht-Programmierern ermöglichen soll. Es richtet sich daher an Endbenutzer, die keine ausgebildeten Programmierer sein müssen um Workflows damit zu erstellen.  Unter der geflügelten Bezeichnung „Citizen Developer“ richtet sich daher diese Anwendung an Endbenutzer, die damit einfach und schnell Workflows erstellen kann, ohne große Programmierkenntnisse haben zu müssen.

Diese Lösung klingt gerade für kleine Unternehmen aber auch für Abteilungen in größeren Unternehmen interessant, weil rasch und unkompliziert Workflows erstellt, umgesetzt und eingeführt werden können, ohne Extrakosten, ohne lange Entwicklungszeiten und ohne den hauseigenen Programmierer mit Mini-Workflows belästigen zu müssen.

Um das Ganze auf Herz und Nieren zu testen, ob dies wirklich so einfach und unkompliziert möglich ist, habe ich (als IT-Neuling mit bescheidener, theoretischer Programmiererfahrung) den Auftrag bekommen, zwei Workflows mithilfe von MS Flow einzurichten:

  • Zum einen benötigten wir einen Genehmigungsworkflow für die Reisekostenabrechnungen unseres Teams.
  • Weiters möchten wir die Planung vereinfachen, sodass automatisch externe Termine, sowie Urlaubseintragungen vom persönlichen Outlook Kalender in unseren gemeinsamen Kalender auf SharePoint übertragen werden.

Klingt grundsätzlich nach idealen, nicht zu komplizierten und überschaubaren Beispielen, die sogar aus der Praxis gegriffen sind. Flo gab mir als Starthilfe den Hinweis, mir doch die Videos der MS Flow Online Konferenz anzusehen. Es gibt mehr als 8 Stunden Video-Material. Das klang doch vielversprechend schnell zum Ziel zu gelangen. Motiviert bis in die Haarspitzen nahm ich mir die ersten Sessions für Einsteiger vor. Nach 1,5 h folgte jedoch ein wenig Ernüchterung, da bis dahin alles auf PPT-Folien gezeigt wurde…🤔  Meine lieben Leute von MS, eine Bitte für die Zukunft: Das Tool richtet sich per Eigendefinition an Büroorganisations-Praktiker, die mithilfe von Flow einzelne Aktionen wie Legosteine zu einem Workflow zusammenbauen sollen, wozu die Folien?!? Macht doch bitte ein praktisches Beispiel und erklärt die Funktionen gleich im Tool! Lieben Dank im voraus! 😘

Aber gut, zum Glück mangelt es uns in der heutigen Zeit nicht an Tutorials und Lernhilfen, also hab ich mir ein passendes Video im www ausgesucht und einfach mal mit Hilfe der Anleitung herumprobiert. Grundsätzlich wird einem empfohlen, mit einer Vorlage zu beginnen, weil das einfacher ist. Ich persönlich sage zu dieser Empfehlung ja und nein.

Ja, weil zum Üben ist es oft besser, sich mal an einem vorgefertigten Beispiel zu versuchen und zu schauen, was überhaupt erstellt werden kann und wie das fertig aussieht. Nein, weil das vorgefertigte nun mal meinen Anforderungen – und wie sicher in den meisten Fällen – eben nicht zu 100 % entspricht und mir eher im Weg steht, als es mir hilft. Es ist wie mit allem was ich zum ersten Mal mache: Wenn mir das Erstellen schon Probleme bereitet, werde ich bei einer Korrektur noch weniger wissen, was ich zu tun habe – aber das entspricht meinem Lerntypus und wie gesagt, meiner persönlichen Sichtweise.

Bei meiner weiteren Erstellung der Workflows stieß ich zudem doch auf Hürden, die aufzeigten, dass es doch nicht ganz so einfach wie angepriesen sein würde. Manch einer wird mit Begrifflichkeiten konfrontiert, die einem nichts sagen und ein gewisses Maß an Fachwissen verlangen (z.B.: Entität – woher soll da ein Laie bitte wissen, was damit gemeint ist?). Die Liste an auswählbaren Triggern bzw. Aktionen scheint endlos. Das ist zwar einerseits erfreulich, andererseits kann es für Neulinge entmutigend wirken, weil die Fülle an Möglichkeiten einen geradezu erschlägt und überfordert.

Was mir hier aber auffällt: Obwohl die Kategorie „Alle“ gewählt ist, sind nicht alle Aktionen in der Liste. Klingt komisch, ist aber so. Beispiel: Für den Genehmigungsworkflow habe ich eine Genehmigungsaktion in der Liste gesucht und nicht gefunden. Auch eine Suche half nicht. Erst als ich nach dem englischen Begriff „Approval“ gesucht habe, habe ich im Ergebnisfilter das erhalten was ich wollte:

Gut, Englisch ist Standard in der IT, ja das ist absolut richtig. Dieses Produkt richtet sich aber an Enduser wo die Erwartungshaltung eine andere ist und zugegebenermaßen ist der überwiegende Großteil der Liste ist in Deutsch gehalten – hier ist man schlichtweg noch nicht konsistent.

Grundsätzlich kam ich jedoch mit der Erstellung meiner Flows gut voran, allerdings mussten dann doch mal meine Berufsprofis ran – dazu aber mehr im nächsten Blog! 😉

Alles Liebe

Silvia 😘