Microsoft SharePoint

Um dir einen allgemeinen Überblick über die Standardfunktionalitäten zu verschaffen, kannst du gerne die Microsoft SharePoint Produktseite besuchen). Jedoch möchten wir dir an dieser Stelle ehrlich und transparent unsere Sicht der wichtigsten Funktionalitäten vorstellen. Dabei fließen alle Erfahrungen und Herausforderungen bei Projekten der letzten 16 Jahre ein:

Und noch ein kleiner zusätzlicher Disclaimer:

Wenn du die Anforderung hast „Ich möchte mein Netzlaufwerk eins zu eins nach SharePoint / OneDrive migrieren“. Bitte verlasse jetzt unsere Seite. Heute haben wir leider keinen SharePoint für dich 😉

Intranet

Vor Jahren waren unsere Microsoft SharePoint Intranet-Projekte noch langwierig und kostenintensiv, da im Standard viele benötigte Funktionalitäten fehlten. Daher mussten spezielle Anforderungen und Wünsche, die man aus gängigen Redaktionssystemen schon kannte von uns individuell implementiert werden. Heutzutage bietet SharePoint (vor allem die Cloud-Version) die meisten dieser Funktionalitäten standardmäßig an, wie:

• einfaches und intuitives Redaktionssystem
• eine übergreifende Hubsite-Navigation und schöne (Megamenu-)Navigation
• eine Newsfunktionalität, die endlich den Namen auch verdient
• responsive Layout

Das ermöglicht uns ein Intranet für unsere Kunden mittlerweile in wenigen Tagen zu realisieren.

Dadurch können die Mitarbeiter den Mehrwert von Microsoft SharePoint verstehen => das ist unbezahlbar!

Dokumentenmanagement

Wir machen KEINE EINS-ZU-EINS-Migrationen von FileShare zu SharePoint / Onedrive! Aber warum? Dann kann ich ja super mit OneDrive for Business alle Dokumente am Client synchronisieren. Salopp formuliert – das macht einfach keinen Sinn. Und Microsoft warnt sogar davor, was viele Berater leider erst im Nachhinein schmerzhaft lernen:

Although SharePoint can store 30 million documents per library, for optimum performance we recommend syncing no more than 300,000 files across all document libraries. Performance issues can occur if you have 300,000 items or more across all libraries that you are syncing, even if you are not syncing all items within those libraries.

Microsoft über SharePoint

Wir sind für euch da, wenn ihr euch im Zuge der Migration mit uns gemeinsam Gedanken macht über:

• eine Neustrukturierung
• Attributierung
• Ansichten (unterschiedliche Sichtweisen auf Dokumente)
• evtl. Workflows

Erst wenn wir diese Aufgaben erledigen, werdet ihr die Vorteile von Microsoft SharePoint im Unternehmen nutzen können!

Beispiel für ein Dokumentenmanagement bei einem unserer Kunden:

• Metadaten der Dokumente (z.B. Version, Geändert am, etc.)
• Workflows (Ein Dokument kann z.B. unterschiedliche Schritte durchlaufen – z.B. Freigabe, Verteilung, verbindliche Lesebestätigung, etc.)
• Unterschiedliche Ansichten (z.B. spezielle Views der Bibliotheken)

Microsoft SharePoint für Zusammenarbeit

Zusammenarbeit oder neudeutsch Collaboration ist in aller Munde. Wir werden oft mit der Frage bei Neukunden konfrontiert „Brauche ich eigentlich noch Microsoft SharePoint, wenn ich Microsoft Teams habe?“ Darauf gibt es aus unserer Sicht für zwei unterschiedliche Zielgruppen zwei vollkommen unterschiedliche Antworten:

1. für IT-Mitarbeiter: JA – natürlich! Im Hintergrund ist und bleibt SharePoint für die strukturierte Zusammenarbeit in einer Abteilung oder in einem Team bestehen. Und wir gemeinsam haben dafür Sorge zu tragen, dass der User jeweils das Beste aus allen Welten (egal welche Technologie zum Einsatz kommt) für die Abwicklung seiner Arbeit verwenden kann.
2. für Benutzer: NEIN, bzw. er sollte sich über diese Frage hoffentlich keine Gedanken machen und wenn diese aufkommt, haben wir schlechte Arbeit geleistet.

Microsoft SharePoint für Prozesse

Wir bilden alle unsere internen Prozesse im Unternehmen mit SharePoint, Teams und Office 365 ab. Genau bei uns soll das alte Sprichwort „Der beste Friseur hat den schlechtesten Haarschnitt“ nicht zutreffen. Wir wollen nicht nur predigen, wie man es richtig macht – sondern dies auch genau selbst anwenden. Dies kannst du hier auch in unserer Office365-Blogreihe für MKUs nachlesen:

Blogreihe Office365 für KMUs:

• Power Automate um JSON Daten in SharePoint zu importieren (Beispiel George Bankdaten in Buchhaltungsliste importieren) 
• Mastercard CSV Import
• Ausgangsrechnungen
• Buchhaltung / Beleg Ja / Nein
• Ausgangsrechnungen Power Automate ausgleichen
• Ausgangsrechnungen Power Automate ausgleichen
• Buchhaltung
• Aufgaben in SharePoint verwalten (Kanban)
• Zeiten in SharePoint verwalten
• Zeiterfassungsbot
• Automatisierte Rechnungslegung